Работа с контентом статей¶

В основу работы редактора Базы знаний Platrum заложен блочный принцип. То есть каждый кусочек контента (таблица, изображение, абзац, список) представляет собой цельный блок, который можно редактировать и перемещать внутри статьи. Далее подробнее рассмотрим особенности работы с редактором.

Нагляднее вы можете узнать это из первой части нашего видео:

Редактор текста¶

Блоки¶

Суть блока в том, что это цельная часть текста, которая может быть перемещена, удалена или по-особому выделена. Аналог блока редактора – абзац.

При вводе текста, чтобы начать другой блок достаточно нажать на Enter, либо поставить курсор мышью на новую строку.

Как выглядят два раздельных блока:

При выделении части текста появляется меню форматирования, где можно выбрать стандартные стили, либо очистить от стилей.

Ссылки¶

Чтобы за выделенным текстом была закреплена ссылка, нужно выбрать в меню «Ссылка» и появится поле для вставки ссылки.

В это поле помимо ссылки можно также добавить идентификатор заголовка, чтобы сослаться на какую-то часть текст внутри статьи (якорная ссылка). Скопировать его можно, наведя в режиме редактирования на нужный заголовок:

Если ссылаться нужно на одну из уже созданных статей, конкретного сотрудника на структуре или отдел, это можно сделать с помощью операторов #, @, ^ соответственно.

Например, мы хотим, чтобы при наведении на имя сотрудника показывался его профиль из структуры, для этого в нужном месте текста ставим знак @ и выбираем сотрудника из выпадающего списка:

В другом регламенте нам нужно указать название отдела, чтобы при смене сотрудников на должности каждый раз не приходилось обновлять регламент. Для этого используем оператор ^:

По аналогии можно сослаться на одну из уже добавленных статей, поставив в нужном месте текста #:

Типы контента¶

Если навести на блок текста, слева можно увидеть знак «Р», это означает, что сейчас в нашем блоке введен текст. Если навести на саму букву, то появится стрелка, по нажатию на которую появится список всех возможных типов контента:

• Заголовки H1 и H2

• Цитата

• Списки (нумерованный и маркированный)

• Таблица

• Выделение в три цвета (красный, желтый, зеленый)

• Изображение (PNG, JPG, GIF)

• Код

• Видео-хостинги – добавляет видео из YouTube или RuTube при вставке ссылки

• Аудиоплеер – для вставки аудио файлов (MP3, WAV)

• Видеоплеер – для вставки видео файлов (MKV, MOV, MP4)

• iframe – контейнер, куда загружается содержимое с другого ресурса (например, график из Google Таблицы)

• Файл

• Также в редакторе доступны блоки: HTML-блок, PDF-документ, Чек-лист, Аудио плеер, Видео плеер.

• Столбцы (30/70, 70/30, 50/50)

• Спойлер – позволяет скрыть часть контента, которая становится видимой только после нажатия кнопки «Развернуть»

• Mindmap – для составления блок-схем и диаграмм

• Draw.io – позволяет добавить в статью диаграмму из сервиса draw.io

На примере ниже мы добавили в статью отсылки к сотруднику и другим статьям базы знаний, цитату, iframe, столбцы 50/50 с выделением разными цветами:

Вы можете создать маркированный и нумерованный список, нажав на соответствующие кнопки сверху в панели инструментов.
Если нужен вложенный список, выберите тип списка (маркированный или нумерованный), заполните как минимум одну строку, затем перейдите на новую строку и нажмите Tab.

Любой блок можно поменять местами с другим. Для этого нужно навести на блок, чтобы появился знак с двумя стрелками. Удерживая курсор на этом символе и перемещая его вниз/вверх, можно переместить блок, вот так:

Важно: На данный момент перемещать блок сразу можно в границах экрана. Если нужно переместить блок ниже, нужно делать это постепенно. В будущем это будет доработано.

Если вы допустили ошибку, можно отменить действие, либо, наоборот, вернуть последнее отмененное, для этого в левом верхнем углу есть соответствующие кнопки:

Отменить действие можно также по команде Ctrl+Z.

Перенести свою базу знаний с другого ресурса в Platrum возможно, редактор поддерживает вставку текста из других документов с сохранением основных стилей и заголовков.

Если у вас при переносе текста возникли ошибки в отображении статьи, напишите нам в виджет чата поддержки, мы исправим ошибку.

HTML блок¶

В базе знаний можно добавить в статью HTML-блок. Он нужен, чтобы вставить свой HTML-контент. Чтобы добавить HTML-блок, откройте редактор статьи, выберите блок «HTML блок» и вставьте код в поле «Введите HTML». После этого контент будет отображаться прямо в статье — в превью и в опубликованной версии.

HTML-блок подходит для кастомной верстки внутри статьи, локальных стилей, простой внутренней логики и небольших интерактивных элементов, которым не нужен доступ во внешнюю сеть.

Добавлять и изменять HTML-блок могут пользователи с правами на редактирование статьи.

Сохранение¶

После работы с документом, его нужно сохранить, чтобы изменения не пропали. Если вы случайно закрыли статью без сохранения, введенные изменения сохраняться, но только в вашем браузере. В этом случае при следующем посещении раздела вы увидите рядом с такой статьей пиктограмму с восклицательным знаком, а самой статье пометку, что есть несохранённые изменения:

Важно: Если вы зайдете в базу знаний с другого устройства, вы не увидите последние несохраненные правки. Закончить редактирование нужно именно в том браузере, в котором вы его начали.

До тех пор другие сотрудники не увидят несохранённые изменения.

Сохранить готовую статью можно как публикацию, видимую всем, у кого есть доступ, а также как черновик.

Сохранить как черновик¶

Если статья сохранена как черновик, ее может видеть автор, а также сотрудники с правами на редактирование и комментирование. Все остальные не увидят статью ни в структуре, ни по ссылке.

Сохранить как черновик можно в режиме редактирования:

Также, можно сделать Черновиком любую готовую публикацию, если в ней нужно внести изменения. Это можно сделать в дополнительных настройках, включив переключатель:

Сохранить¶

Если работа над статьей уже окончена, можно сохранить ее по зеленой кнопке «Сохранить». В этом случае новая статья станет видимой всем, у кого есть доступ к этому разделу или категории, если в настройках доступа к статье не указано другого. Подробнее о настройках доступов читайте в статье.

Дополнительные действия¶

Человекочитаемый URL¶

По умолчанию в url переносится заголовок статьи на латинице. Если он не устраивает, либо название статьи поменялось и не соответствует тому, что в url, а данной настройке можно указать свое название.

История версий¶

Сотрудники с доступом на редактирование могут видеть историю всех изменений статьи по датам и автору изменений. При необходимости можно выбрать одну из версий и в режиме редактирования появится кнопка «Восстановить версию»:

Добавить в избранное¶

Чтобы иметь быстрый доступ к некоторым статьям Базы знаний, можно добавить их в Избранное по нажатию на пиктограмму сердца в правом верхнем углу (доступно в режиме просмотра).

Избранные статьи появятся на главной странице Базы знаний в соответствующем разделе:

Также для редакторов и сотрудников с правами на комментирование доступен просмотр истории комментариев и предложений. Эту функциональность подробнее рассмотрим в статье.

Изменение автора статьи¶

Изменить автора статьи можно в режиме редактирования. Для этого откройте нужную статью: под заголовком будет поле «Автор» с выбором сотрудника.

Чтобы изменить автора, нажмите на поле «Автор», найдите и выберите нужного сотрудника, а затем сохраните изменения статьи.

Менять автора может только пользователь с правами администратора базы знаний. Если таких прав нет, поле будет недоступно, а система покажет подсказку о нехватке прав.

Для одной статьи можно выбрать только одного автора.

Уведомления об изменениях в статьях¶

В базе знаний можно вручную уведомить читателей о том, что статья была обновлена. Это помогает обратить внимание пользователей на актуальную версию материала, если после их последнего просмотра в статье появились изменения.

Отправить уведомление может администратор базы знаний или сотрудник, которому выдано право «Уведомление об изменениях в статье».

Чтобы отправить уведомление, откройте нужную статью, нажмите меню действий статьи и выберите пункт «Уведомить читателей об изменениях». После этого подтвердите отправку.

Уведомление получат только те пользователи, которые уже открывали эту статью раньше и на момент отправки по-прежнему имеют к ней доступ. Уведомление не отправляется пользователю, который инициировал отправку, а также автору последней версии статьи.

Отправка уведомления недоступна, если статья находится в черновике, в статье еще не было изменений после создания первой версии, по текущей версии статьи уведомление уже отправляли или для отправки нет подходящих получателей. Также действует ограничение: один отправитель может отправить не более 3 уведомлений за 24 часа. Если лимит исчерпан, система покажет дату и время, когда отправка снова станет доступна.

Поиск ответов в базе знаний с помощью ИИ¶

В базе знаний есть возможность находить ответы на вопросы с помощью встроенного ИИ. Чтобы получить ответ, введите свой вопрос в строке поиска базы знаний и нажмите кнопку «Спросить ИИ».

Чтобы функция «Спросить ИИ» работала, у пользователя должен быть доступ «Разрешить использование ChatGPT», а в ChatGPT-биллинге проекта должен быть положительный баланс баллов.

Ответ ИИ формируется на основе актуальных материалов базы знаний и сопровождается списком источников, на которые он опирался. Это позволяет сразу перейти к соответствующим материалам и при необходимости подробнее изучить тему.

Чтобы получить ответ от нейросети, вам потребуется приобрести баллы ChatGPT. Сделать это можно, нажав на аватар → «Настройки» → «ChatGPT» → «Биллинг».

Баллы ChatGPT имеют срок действия 180 календарных дней с даты пополнения. Неиспользованный остаток после этого срока сгорает.

FAQ¶

Здесь собраны частые вопросы от клиентов и ответы на них:

Есть ли ограничение по количеству символов в статье?¶

Нет, вы можете создавать статьи, удобные вам по размеру и содержанию.