Как работать с задачами в Platrum¶

Для работы с задачам мы создали несколько инструментов, заточенных под разные процессы:

• Доски – помогут организовать работу команды над проектом в одном месте.

• Планы – позволяют выделить фокусные задачи по неделям и следить за их выполнением.

• Календарь задач (Главная) – основной помощник в планировании работы, отсюда и название инструмента. Здесь собраны все задачи в одном месте с календарем, чтобы можно было детальнее планировать рабочие дни, как свои так и подчиненных.

• Диаграмма Ганта – позволяет увидеть задачи в виде временной шкалы, удобно планировать этапы работы и следить за сроками.

Каждый из инструментов мы подробно рассмотрим в отдельных статьях.

А начать мы советуем с изучения карточки задачи и того, как вы можете её настроить под себя.

Что есть в задаче¶

По умолчанию задача открывается в виде небольшого окна, где видно название, описание и исполнителя с постановщиком. Чтобы открыть задачу в большом окне справа, нажмите на карандаш.

В большом окне задачи можно:

• указать название

• теги

• описание

• сроки выполнения

• планируемое и фактическое время

• аудитора

• выбрать доску

• прописать информацию в дополнительных полях

• оставить комментарии

Как повторять задачу¶

Помимо «разовых» задач вы можете настроить повторение одной и той же задачи с разной периодичностью. Для этого:

• Установите срок в задаче

• Нажмите «Повторять задачу»

• Для повторяемости доступны режимы: ежедневно по рабочим дням, ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежегодно и «Другое» (с настраиваемым интервалом).

Созданные задачи будут автоматически отображаться в вашем календаре на Главной, а также в Планах в группе «Регулярные действия».

Изменяя одну из регулярных задач, вы можете выбрать, применить изменение только к этой задаче или ко всем. В последнем случае у вас изменятся все задачи в будущем, начиная с этой.

Завершая задачу, вы не будете видеть такое окно, закрывается всегда только та задача, у которой вы меняете статус.

Чек-листы¶

В задачах вы можете создать чек-лист, чтобы разделить её на отдельные действия, необходимые для выполнения главной цели.

Чтобы создать пункт чек-листа, нажмите на «+» справа от заголовка «Чек-лист» в задаче. Введите название пункта, справа можно отметить, сделать чек-лист подзадачей или нет. Когда введете название, нажмите на Enter, пункт чек-листа сохранится.

Чтобы завершить пункт, нужно нажать на галочку слева от названия чек-листа. Если вам нужно удалить пункт, нажмите на три точки справа от пункта и выберите «Удалить пункт».

Пункты в чек-листах могут быть подзадачами. Если пункт чек-листа является подзадачей, вы сможете нажать на него и перейти в подзадачу. При закрытии пункта чек-листа, вместе с ним закрывается и подзадача. Это работает в обратную сторону – при закрытии подзадачи, пункт чек-листа закрывается вместе с ней.

Вы всегда можете сделать пункт чек-листа подзадачей или отвязать подзадачу от чек-листа.Чтобы сделать пункт чек-листа подзадачей, нажмите на 3 точки справа от пункта чек-листа и выберите «Превратить в задачу».

Чтобы отвязать пункт подзадачу, нажмите на 3 точки справа от пункта чек-листа и выберите «Отвязать задачу». При этом и пункт чек-листа, и задача сохранятся.

Учет времени работы с задачей¶

В задаче можно прописать, сколько времени вы планируете на её выполнение и сколько реально потрачено. Это можно указать в полях задачи, но также, фактическое время можно фиксировать с помощью комментариев.

Для этого нужно оставить комментарий в формате:

2 h потрачено на задачу

Количество часов и текст вы можете указать любые, главное указать в нужной последовательности с буквой h (можно как заглавную, так и строчную).

Дополнительные действия¶

В задаче есть скрытое меню, где можно:

• Клонировать задачу. Клонируя, вы можете сохранить клон идентичным оригинальной задаче, либо немного отредактировать будущую задачу перед сохранением.

• Сделать эту задачу подзадачей другой. У родительской задачи появится чек-лист со ссылкой на эту задачу.

• Добавить связанную задачу. Связанные задачи помогают понять последовательность выполнения задач.

• Настроить поля. Эта настройка отвечает за то, какие поля по умолчанию выводятся в окне, а какие скрыты. Скрытые поля можно показать, нажав на кнопку в виде двух стрелок.

Администрирование задач¶

Некоторые действия доступны только пользователю с доступом на администрирование задач. Сотрудник с таким доступом может:

• Редактировать и удалять созданные пользователями теги

• Настраивать категории задач

Перейти в эти настройки можно, нажав на фото профиля слева, выбрав «Настройки», блок «Задачи»:

Массовое редактирование задач через JS¶

Массовое JS-редактирование удобно использовать, когда нужно одинаково изменить сразу несколько задач по заданному правилу: например, сдвинуть сроки, обновить описание, изменить продукт или проставить значения пользовательских полей.

Функция доступна в разделе Задачи. Кнопка JS-редактирования появляется рядом с кнопками массовых действий после выбора задач.

Чтобы выполнить редактирование, отметьте нужные задачи галочками, нажмите кнопку JS-редактирования и в открывшемся окне вставьте async-функцию с параметром task. Внутри функции измените нужные поля задачи и нажмите «Выполнить». После запуска система последовательно выполнит скрипт для каждой выбранной задачи.

Во время выполнения отображается прогресс: сколько задач уже обработано из общего количества. Пока обработка идет, лучше не закрывать вкладку. При необходимости можно нажать «Остановить» — выполнение остановится на ближайшем безопасном шаге.

Если в скрипте есть ошибка или по задаче не прошла проверка, выполнение прервется, а система покажет сообщение об ошибке. Для массового JS-редактирования действуют те же правила валидации, что и при обычном редактировании задач: проверяются обязательные поля, корректность дат и другие условия сохранения.

Массовое JS-редактирование не обходит права доступа: пользователь может изменить только те данные, которые ему разрешено редактировать в конкретной задаче. Функция работает только в списке задач и недоступна в канбане или карточках.

Восстановление удалённых задач¶

Восстановление удалённых задач нужно, чтобы удаление задачи не было «точкой невозврата». Если задачу удалили случайно, её можно восстановить самостоятельно, без обращения в техподдержку.

При удалении задача не пропадает навсегда сразу, а попадает в раздел восстановления удалённых задач. В этом разделе можно найти задачу через поиск, посмотреть, кто и когда её удалил, открыть карточку и проверить детали. Также можно восстановить одну или несколько задач либо удалить задачу навсегда без возможности восстановления.

После восстановления задача снова становится активной и возвращается в рабочий список задач.

В разделе восстановления удалённых задач по каждой задаче отображаются основные данные: название, статус, категория, постановщик, пользователь, который удалил задачу, дата создания и дата удаления.

Удалённые задачи хранятся в разделе восстановления 90 дней. После этого система очищает их автоматически. Поэтому восстановление удалённых задач работает как временный механизм возврата задач, а не как долгосрочный архив.

Доступ к восстановлению удалённых задач есть только у пользователей с административными правами в задачах. Это нужно, чтобы массовое восстановление и безвозвратное удаление задач оставались под контролем. Если задачу удалить навсегда из раздела восстановления, восстановить её уже нельзя.