СОДЕРЖАНИЕ
Что такое автоматизация
Модуль "Автоматизация" предназначен для создания сценариев, которые будут автоматически выполняться в ответ на определенные события, происходящие в системе.
Например, вы можете создать сценарий, который автоматически отправит уведомление на электронную почту руководителю разработки, при перемещении задачи с высоким приоритетом в колонку "Выполнено". Уведомление может содержать название, сроки выполнения и уровень важности задачи.
Преимущества автоматизации:
- Оптимизация рабочих процессов: Устранение рутинных операций и автоматическое выполнение повторяющихся задач.
- Масштабируемость: Легко добавлять новые правила автоматизации по мере роста вашего проекта.
- Интеграция с другими системами: Возможность отправки данных в сторонние системы для расширения функциональности.
- Снижение вероятности ошибок: Устранение человеческого фактора при выполнении задач и снижение вероятности ошибок.
- Повышение прозрачности: Все действия, выполняемые автоматически, регистрируются в системе, что обеспечивает прозрачность процессов.
Кому доступен модуль
Доступ к данному разделу имеют сотрудники с правами на администрирование автоматизации.
Принцип работы
Нажмите на свою аватарку в левом верхнем углу экрана. В выпадающем меню выберите "Настройки".
Пролистайте меню настроек вниз до пункта “Интеграции и API” выберите раздел "Автоматизация".
Для начала работы со сценарием автоматизации, нажмите кнопку “Создать” в правом верхнем углу страницы.
Событие
В открывшемся окне укажите название нового сценария (например, "Уведомление о завершении срочных задач"). Ниже выберите из предложенного списка событие, которое будет запускать выполнение сценария. Сейчас доступны следующие события:
Сотрудник прошел испытательный срок;
Создан новый бизнес-процесс;
Бизнес-процесс завершен;
Шаг в бизнес-процессе завершен;
Оставлен комментарий к бизнес-процессу;
Создана новая транзакция;
Создана новая задача;
Задача завершена;
Оставлен комментарий к задаче;
Задача обновлена.
Например, выберите событие - "Задача завершена", которое будет активировать сценарий при завершении любой задачи в системе.
Условие
Далее вы можете указать условие срабатывания сценария. Это фильтр, который позволяет уточнить, в каких случаях сценарий должен быть выполнен.
Например, можно настроить сценарий, который будет запускаться только при завершении задачи из определенной колонки на доске.
При создании условий используйте "Параметры события". Они отображаются под полем "Событие". Для каждого события доступен свой список параметров. В условиях вы можете использовать только те параметры, которые указаны в списке.
Например, если вы выбрали событие "Задача завершена", то в списке параметров вы увидите "task.parent_id": "string" (идентификатор колонки доски).
Скопируйте нужный параметр и вставьте его в поле “Условие”. Замените текст на значение поля
Как указано на примере:
[["task.board_panel_id", "=", 4]] - это означает, что идентификатор колонки доски (task.board_panel_id) должен быть равен "4".
Пример сложного условия:
[["task.board_panel_id", "=", 4], ["task.is_important", "=", true]] - это означает, что идентификатор колонки доски должен быть равен "4" и задача должна быть отмечена срочной.
Вы можете использовать одно или несколько условий для более точной фильтрации событий.
Важно: Если не задано условие, то действие будет выполнено при каждом наступлении выбранного события.
Действие
Выберите действие, которое будет выполнено при наступлении события и выполнении условия (если оно задано).
Действие "Отправить webhook" позволяет отправить HTTP-запрос в стороннюю систему, что обеспечивает интеграцию Platrum с другими приложениями и сервисами. Например, при завершении задачи можно автоматически отправить уведомление на почту или синхронизировать данные между системами.
После выбора действия появятся дополнительные поля, которые необходимо заполнить:
- URL: Укажите адрес, на который будет отправлен webhook-запрос.
Если в вашей команде есть разработчик, который занимается настройкой webhook-запросов, он предоставит вам точный URL-адрес. Если вы используете специальные сервисы-интеграторы, то URL-адрес для отправки webhook будет предоставлен вам на одном из этапов настройки. Проверьте правильность URL-адреса для корректной работы. - Payload: Заполните список данных, которые будут переданы в стороннюю систему в формате JSON. Для заполнения поля используйте соответствующие "Параметры события".
Например, уведомление может содержать идентификатор и название задачи.
После завершения, нажмите кнопку "Сохранить". 
После создания сценария, он появится в списке доступных сценариев. Вы можете редактировать или удалить сценарий в любое время.
История срабатываний
Чтобы проверить, сработал ли сценарий и узнать детали его выполнения, нажмите кнопку "История срабатываний" в левом верхнем углу страницы.
Нажмите кнопку "Фильтровать", чтобы получить список выполненных сценариев. Вы можете использовать доступные фильтры, чтобы выбрать только те данные, которые вас интересуют. Например, можно отфильтровать запуски по дате или по имени сценария. Если вы не зададите никаких условий фильтрации, то будет показан полный список всех запусков.
В списке вы увидите статус выполнения каждого срабатывания сценария и сможете убедиться в его правильном запуске.
Для просмотра деталей сценария нажмите кнопку "Детали" в столбце "Параметры события". В открывшемся окне вы сможете увидеть все параметры события, которые были использованы при запуске сценария.
