Platrum

Что такое Platrum

Platrum - это сервис автоматизации менеджмента. Platrum это облачное решение, то есть он не требует установки на вашем ПК и доступен из любого современного интернет-браузера при условии наличия Интернета.

Также по запросу есть возможность подготовки коробочного решения (которое устанавливается на ваши сервера).

Начало работы в Platrum1

Регистрация1

Начало настройки Platrum11

Возможности Platrum:

Структура компании22

Управление сотрудниками40

База знаний51

Академия74

Задачи91

Метрики и дашборды112

Финансовое планирование135

Финансы146

Контроль качества160

Пароли169

Склад176

Тарифы и оплата186

Начало работы в Platrum

Регистрация

На странице https://platrum.ru/ нажмите кнопку “Регистрация”.

На открывшейся странице введите данные для регистрации: e-mail, номер мобильного телефона и ваше имя. При регистрации вы принимаете условия Лицензионного договора и Политики обработки персональных данных, поэтому внимательно ознакомьтесь с их содержанием (ознакомиться с текстом указанных документов можно напротив соответствующего чекбокса. Если вы принимаете условия Лицензионного договора, поставьте галочку в квадрате под строкой с вашим именем. 

После того, как вы заполните все поля станет активна кнопка “Зарегистрировать новый аккаунт” внизу страницы. Нажмите её для завершения регистрации. 

Создание аккаунта займет несколько секунд. После этого вы увидите приветственный экран. Здесь можно подробнее узнать о нашем сервисе. Посмотрите небольшое видео или нажмите “Далее”. 

На втором экране можно записаться на внедрение Platrum, пройти курс обучения пользованию системой. Если вас это не интересует, нажмите кнопку “Пропустить, я опытный пользователь”.

После этого вы попадете на главную страницу проекта. 

Пароль 

После того, как вы зарегистрировались, на почту, которую вы указали, придет приветственное письмо от Platrum, в котором будет пароль от вашего аккаунта. 

Если не нашли письмо, проверьте папку “Спам”. Вот так выглядит наше письмо: 

Пароль вы можете всегда сменить в разделе Настройки→Профиль. 

О работе с проектами

Демо-данные

Как только вы зарегистрировались в системе, вы попадаете в свой новый проект, где видите демо-данные. Они предназначены для того, чтобы вы при первом знакомстве с продуктом, могли визуально представить, как все устроено и что будет у вас в результате настройки, а также вдохновиться некоторыми идеями по организации работы в проекте.

Важно: Перед тем, как начать настройку проекта под себя, демо-данные обязательно нужно удалить. 

Иначе впоследствии, когда вы будете наполнять проект своими данными, вы раньше израсходуете лимит по выбранному Тарифу, а удаляя демо-данные с уже отредактированной структурой и созданными метриками, потеряете внесенную информацию. 

Если вы хотите сохранить такую же структуру компании - не переживайте. Вы сможете выбрать ее после удаления демо-данных.

После того, как вы нажмете кнопку "Удалить демо-данные", вы окажетесь на странице, где будет предложено выбрать шаблон структуры, на основе которого вы будете создавать структуру вашей компании. Также, вы можете загрузить свой шаблон, если вы ранее уже создавали его в другом проекте или вам предоставили его на обучающем курсе.

Из чего состоит проект

Меню с инструментами

Слева в каждом проекте есть панель, в которой размещены кнопки для переключения между инструментами Platrum. Вы можете настроить его, выбрав, какие разделы отображать в нем по умолчанию, а какие скрыть. Для этого нажмите на кнопку  виде трех точек и в появившемся окне выберите, какие инструменты показывать на панели, а какие нет с помощью кнопок в виде сердца.

Основные настройки

Чтобы открыть настройки проекта нужно кликнуть на ваш аватар. Откроется окно, где можно будет выбрать "Настройки"

В этом разделе вы можете настроить работу различных инструментов, а также выдать доступы вашим сотрудникам. Подробнее о работе с доступами описано в статье Настройка прав пользователей. 

Заказ внедрения

Если вам нужна помощь в настройке или комплексное внедрение продукта под ключ, вы можете заказать его у одного из наших сертифицированных партнеров. Это можно сделать, заполнив форму в том же меню по кнопке "Заказать внедрение", либо на нашем сайте - https://platrum.ru/partners-list

В течение часа с момента заполнения анкеты с вами свяжутся наши партнеры, соберут требования и обсудят детали процесса подключения.

Тарифы и оплата

В этом разделе вы можете посмотреть параметры текущей лицензии и оплатить новую. При регистрации в вашем проекте активирован Бесплатный тариф. Его действие не ограничено по времени, но он предусматривает лимиты на работу в различных инструментах, а также число пользователей одного проекта. 

Если вы находитесь на бесплатном тарифе, но хотите попробовать возможности одного из платных, вы можете активировать пробную лицензию на 14 дней. Это можно сделать один раз.

По окончании пробного периода происходит возврат на предыдущий действовавший тариф, каким бы он ни был - бесплатный либо другой платный.

Как устроена оплата лицензии

Стоимость лицензии формируется из трех составляющих:

Ее тип: База знаний, Старт, Профи;

Срок лицензии: минимальный срок покупки - 3 месяца, на сроки от 6 месяцев предусмотрены скидки на оплату;

Количество пользователей: количество сотрудников, которых вы можете добавить в проект с выбранными вами тарифом и сроком. Максимальное количество не ограничено, но каждый новый сотрудник требует оплаты.

Чтобы рассчитать точную стоимость вашей лицензии, на странице предусмотрен калькулятор, который поможет ее рассчитать, вам достаточно только задать параметры.

Там же вы сможете оплатить лицензию:

Банковской картой онлайн (Яндекс.Касса и PayOnline)

Скачав счет для бухгалтерии

Лицензия активируется в момент поступления платежа. Среднее время оплаты от юр.лиц по счету- один рабочий день, в соответствии с графиком вашего банка. 

Как работают лимиты

В лимитах указаны ограничения за месяц. Месяц считается как - 30 дней от текущего дня. Лимиты как и лицензии не привязаны к календарным месяцам, а рассчитываются от текущей даты, либо с даты оплаты.

Кто может работать с лицензиями

Приобрести лицензию в проекте может только Владелец проекта и сотрудники с правами из категории "Биллинг". Остальным сотрудникам данный раздел недоступен.

Если нужно изменить параметры купленной лицензии

После того, как вы оплатили лицензию, вы всегда сможете скорректировать ее в процессе работы, а именно:

Продлить срок текущей лицензии

Добавить пользователей

Уменьшить число пользователей в счет продления срока лицензии.

Уменьшить срок лицензии в пользу увеличения числа пользователей нельзя.

В случае увеличения количества пользователей сумма для оплаты рассчитывается исходя из оставшегося срока лицензии.

В случае, если вы хотите изменить тип лицензии до окончания срока текущей, напишите нам на support@platrum.ru.

Работа с несколькими проектами

Число проектов, которое вы можете создать - неограниченно. Вы также можете пригласить в разные проекты одних и тех же пользователей. Это может быть востребовано в случае, если у вас несколько направлений в бизнесе и вы хотите разделить их в Platrum.

Каждый проект работает обособлено от других. Это означает, что для каждого проекта вам нужно будет приобрести свою лицензию (в случае необходимости), добавить сотрудников, наполнить данными. Данные в разных проектах одного владельца никак не синхронизируются между собой.

При этом пользователь может быть как владельцем одного проекта, так и рядовым сотрудником в другом. Для создания нового проекта нужно нажать по иконке профиля слева вверху - Проекты - Добавить проект.

Чтобы переключаться между несколькими проектами, необходимо нажать на ваш аватар и далее на название текущего проекта - откроется список всех ваших проектов.

Уведомления

По событиям, происходящем в проекте есть три варианта получения уведомлений:

На email

Пуш

В проекте (центр уведомлений)

Базово включены все типы уведомлений для всех событий, но вы можете отрегулировать это, если хотите следить только за какими-то конкретными определенным способом. 

Для этого нужно открыть Настройки -> в концы страницы открыть Настройки уведомлений

Вы можете отключить какой-то канал целиком (email из примера на скриншоте), либо отдельно по группам уведомлений (из примера на скриншоте - все уведомления в проекте из категории "Пароли"). 

Начало настройки Platrum

Данная статья должна помочь вам разобраться в работе с сервисом и последовательно настроить проект для работы. Вы всегда можете обращаться к ней прямо в проекте, просто введите в поиск "Начало работы".

Рекомендуем посмотреть обзорную презентацию, в ней рассмотрены все инструменты: Platrum. Знакомство с сервисом автоматизации менеджмента.

Минимальная настройка:

Создаем схему структуры вашей компании

Задаем для должностей ключевые показатели

Приглашаем в проект сотрудников

Назначаем сотрудников на должности

Добавляем регламенты и внутреннюю документацию:

Создаем структуру папок и категорий

Настраиваем доступы

Наполняем категории статьями

Разбираемся с отчетом о просмотрах

Автоматизируем обучение и контроль знания регламентов:

Знакомимся с инструментом Академия

Добавляем проверочные вопросы к статьям в базе знаний

Создаем обучающие курсы для должностей

Назначаем тренеров

Настраиваем автоматический контроль знаний

Организуем работу с задачами:

Настраиваем категории задач

Создаем и настраиваем доски для себя и команды

Вводим недельное планирование

Вводим процесс планирования и контроля расходов

Знакомимся с инструментом финансового планирования

Настраиваем статьи расходов

Настраиваем цепочку согласования заявок на выделение средств

Запускаем процесс работы с заявками

Настраиваем работу с финансами, строим отчеты

Знакомимся с возможностями инструмента

Настраиваем типы транзакций

Добавляем транзакции в систему

Знакомимся с отчетами:

ДДС

Баланс

P&L

План по месяцам

Автоматизируем проведение контроля качества

Знакомимся с инструментом

Создаем чеклисты проверки

Настраиваем панель проверки

Изучаем отчет

Наводим порядок в хранении и управлении рабочими паролями

Знакомимся с инструментом управления паролями

Настраиваем учет имущества компании

Знакомимся с инструментом Склад и проводим настройку

Структура компании

Настройка структуры компании - с чего начать

Основополагающей страницей в проекте является структура компании. Однажды потратив время на ее настройку вы избавите себя от множества административных вопросов при работе с системой. Не говоря о том, что у вас и всех ваших сотрудников всегда будет перед глазами точная структура компании из которой легко понять, кто и за что отвечает.

Ниже мы постарались максимально емко пошагово изложить этапы настройки структуры и дать ответы на возможные вопросы.

Шаг 1: удалите демо данные и выберите шаблон структуры

Когда вы создали новый проект он автоматически наполнился демонстрационными данными. Они нужны для упрощения вашего первого знакомства с продуктом. После того, как вы посмотрели все интересующие вас страницы, удаляйте демо данные.

Для удаления нажмите на соответствующую кнопку внизу экрана (обратите внимание, она доступна только владельцу проекта)

После того, как вы удалите демо данные в проекте вы увидите страницу выбора исходного шаблона структуры. Здесь вы можете произвести импорт шаблона из другого проекта (для опытных пользователей) или выбрать шаблон, наиболее подходящий под вашу компанию. 

Не бойтесь ошибиться, шаблон всегда можно будет сменить, удалив структуру из проекта. 

После выбора шаблона соответствующая настройка структуры, а также ряд связанных настроек будут установлены в вашем проекте. Вы, как владелец проекта, автоматически будете назначены на наивысшую должность в структуре (дальше вы легко сможете это изменить, если необходимо)

Шаг 2: настройка структуры "под себя"

Скорее всего шаблонная структура лишь отчасти отражает реальное расположение отделов и подразделений в вашей компании. Поэтому далее вам может понадобиться отредактировать шаблонную структуру.

Механика редактирования позволяет создать любую структуру и иерархию. Разобраться в ее работе вам поможет наша отдельная статья о редактировании

Данный процесс вы можете делегировать любому пользователю вашего проекта. Для этого проставьте ему доступ "Редактирование структуры"

Шаг 3: назначаем для каждой должности ключевые показатели

Перед сотрудником на любой должности в компании должны стоять определенные цели, которые должны быть заключены в соответствующие показатели. Например, начальник отдела продаж должен растить средний чек, следить за выполнением плана продаж, повышать конверсию в продажу и пр. 

Для того, чтобы контролировать эти и другие показатели вы можете создать соответствующие ключевые показатели (далее метрики) для каждой должности. В зависимости от заданной вами периодичности (ежедневная, еженедельная или ежемесячная) сотрудник будет заполнять значения по каждой метрике. Далее система автоматически будет строить график и рисовать линию тренда, чтобы наглядно отобразить динамику каждого показателя.

В Platrum для каждой должности вы можете создать неограниченное количество метрик и удобно работать с ними на рабочем столе или в дашбордах. Вы, как и любой другой руководитель вашей компании, всегда будете знать актуальные показатели ваших сотрудников, а система сама будет указывать вам на наличие проблем.

Настройка метрик происходит очень просто и она подробно описана в нашей статье

Данный процесс вы можете делегировать любому пользователю вашего проекта. Для этого проставьте ему доступ "Настройка метрик"

Шаг 4: назначаем сотрудников на должности

Когда вы уже подготовили структуру и обозначили метрики, можно приступить к назначению сотрудников на должности.

Вы можете отложить этот шаг и сперва наполнить материалами Базу знаний и создать обучающие курсы в Академии, чтобы ваши сотрудники сразу ощутили все удобство и пользу системы с первого входа 

Для того, чтобы назначить сотрудника на должность, его нужно сначала пригласить в проект. После приглашения всех сотрудников в проект вы можете перейти к их назначению на должности.

Для этого вам нужно перейти к структуре и произвести назначение.

Вы можете делегировать эти процессы любому пользователю вашего проекта. Для этого проставьте ему доступы "Добавление пользователей" и два доступа "Назначение руководителей на должности", "Назначение линейных сотрудников на должности".

Результат

Вы произвели базовую настройку системы и уже можете внедрить процесс работы с метриками, а также теперь вы можете полноценно приступить к настройке остальных инструментов, тк большинство из них тесно связаны со структурой вашей компании.

Мы рекомендуем следующим шагом перейти к настройке Базы знаний, чтобы внести порядок в вашу работу с регламентами и внутренними документами.

Редактирование структуры

После того, как вы выбрали исходный шаблон, наиболее подходящий под вашу компанию, вам нужно отредактировать его для приведения к соответствию вашей реальной структуре.

Базовые элементы

1.1 Структура компании: базовая настройка

Режим редактирования структуры

Чтобы изменять структуру нужно перейти в отдельный режим: режим редактирования. Для этого в правом верхнем углу нажмите на иконку карандаша. 

Данный режим доступен только сотрудникам с соответствующим доступом "Редактирование структуры".

Изменение длины и ширины блоков

Самое простое изменение, которое вы можете сделать, это изменить ширину или высоту любого блока в структуре.

Сделать это можно, наведя курсор на край границы блока, зажать клавишу мыши и перемещать в нужную сторону в зависимости от задачи.

Добавление блока

Добавить новый блок можно, нажав на «+» у того отдела, в подчинении у которого вам нужен новый блок:

После того, как вы нажмете на эту кнопку, появится окно, где нужно будет ввести название нового отдела и указать название руководящей должности в этом отделе (например, "Коммерческий директор"). 

При этом, блок может добавиться не в том порядке по отношению к текущим, как вам бы хотелось. Это легко исправить с помощью сортировки:

Сортировка блоков

Сейчас в системе есть возможность задавать порядок блока используя поле «Сортировка» из дополнительных настроек блока (нажимаем на шестеренку у нужного блока и в открывшемся окне раскрываем дополнительные настройки). 

Чтобы поставить блок А перед блоком Б, вам нужно установить поле Сортировка у блока А на 1 меньше, чем у блока Б. Например, открываем настройки блока Б и видим у него в поле сортировки значение 100. Ставим в блоке А значение 99 и сохраняем. После сохранения блок А будет перед блоком Б (блоки выстраиваются просто по возрастанию значения в поле сортировки).

Добавление блока между двумя другими по вертикали

Если вам нужно не просто добавить очередной отдел в какой-то департамент, а добавить еще один уровень иерархии, например добавить заместителя между директором и подчиненными отделами, то это тоже легко сделать. Решение мы описали в статье с частыми вопросами

Перенос блока в подчинение другому руководителю

Также вам может понадобится перенести новый или старый блок в другой отдел или департамент (в подчинение другому руководителю). Для этого вам нужно зайти в дополнительные настройки переносимого блока (нажимаем на шестеренку у нужного блока и в открывшемся окне раскрываем дополнительные настройки) и в поле "В подчинении у" выбрать нового руководителя для этого блока. После сохранения сам блок и все подчиненные ему блоки будут перемещены в указанный отдел. 

Удаление блока

Удалить блок можно из его настроек (окно, которое открывается по клику на шестеренку у соответствующего блока), по клику на красную кнопку с иконкой корзины.

Удалить можно только блок, у которого нет подчиненных (это защита на случай, если вы случайно удаляете блок, например, директора и это повлечет за собой удаление половины структуры).

Продвинутая настройка

Удаление всей структуры целиком

Сотрудник с доступом на редактирование структуры может удалить ее целиком. Для этого нужно снять всех сотрудников с должностей и выбрать пункт «Удаление» в выпадающем списке по клику на три точки рядом с кнопкой настроек структуры.

Восстановление версии

В случае, если вы сделали какое-то изменение и получили не тот результат, который хотели или случайно удалили нужный блок, то вы можете восстановить одну из предыдущих версий. Версии хранятся за последние 3 дня.

Открыть список версий и выбрать нужную можно открыв пункт «История версий» в выпадающем списке по клику на три точки рядом с кнопкой настроек структуры.

При выборе какой-то версии она сразу же восстанавливается, но при этом текущая также сохраняется, так что вы сможете отменить восстановление выбрав последнюю сохраненную версию.

Решение частых вопросов и проблем

Мы также подготовили для вас статью с ответами на частые вопросы по работе со структурой.

Частые вопросы по работе со структурой

Как распечатать структуру? 

Чтобы распечатать структуру, её можно сохранить в PDF в формате А1 и после чего отдать в печать.

Для этого в режиме просмотра структуры нажмите кнопку "Экспорт в pdf"

Откроется окно, в котором необходимо задать параметры: .

Выберите Принтер: “Сохранить как PDF”

Раскладка: Альбомная

Размер бумаги: Подберите подходящий для вашей структуры

Поля: Нет

Масштаб: 100, или подберите, чтобы структура помещалась полностью

Параметры: Установите галочку Фон, чтобы фон блоков тоже был сохранен

После чего нажмите кнопку Сохранить

Как выбрать другой шаблон после установки одного из них?

Для возвращения к окну выбора шаблона нужно удалить структуру. После удаления на странице структуры снова станет доступен выбор шаблона и импорт

Как переместить отдел в подчинение другому руководителю?

У данного отдела нужно изменить значение поля "В подчинении у" (оно расположено в настройках нужного отдела, в подразделе «Расширенные настройки»)?

Как настроить отображение доп.поля под отделом?

Вы можете добавить на структуру свои поля. Например, это могут быть должностные обязанности сотрудников или вопросы, по которым можно обращаться к тому или иному сотруднику. Эти поля могут быть расположены как внутри блока, так и под ним. В случае, когда поле располагается под блоком, у которого есть подчиненные блоки, поле будет выводиться подо всеми подчиненными боками. 

Чтобы настроить поле таким образом, вам нужно открыть режим редактирования структуры -> Настройки -> Дополнительные поля. Напротив поля нажать на кнопку с тремя точками и там включить чекбокс "Выводить под блоком"

Как добавить отдел между двумя существующими по вертикали? 

Например, у вас есть Отдел продаж с должностью руководителя, в который входят направления теплых и холодных продаж. А вы хотите добавить между ними заместителя руководителя отдела продаж.

Вам нужно: 

Добавить в подчинение отделу продаж новый блок структуры с должностью "Заместитель рук. отдела продаж". Этот блок добавится наравне с направлениями продаж (это не проблема, дальше вы настроите нужную структуру)

Изменить значение настройки "В подчинении у" у блоков направлений продаж. Данная настройка отвечает за то, какому отделу/подразделению подчиняется редактируемый отдел. То есть, изменив эту настройку с "Отдел продаж" на "Заместитель рук. отдела продаж" мы укажем, что теперь направления продаж в прямом подчинении у заместителя, а не у руководителя отдела.

В результате получаем структуру:

Что делать, если текст наезжает друг на друга?

Если вы столкнулись с ситуацией, когда у вас текст наезжает сам на себя или не влезает в границы блока, вам необходимо увеличить размер блока, чтобы для текста было больше места.

Для этого:

Перейдите в режим редактирования структуры;

Наведите курсор на нижнюю или боковую границу блока (в зависимости от того, как вы хотите ее растянуть: вширь или в длину), появится двойная стрелка;

 Зажмите левую кнопку мыши и потяните границу в нужную сторону.

После сохранения текст станет отображаться корректно:

Печать структуры

Чтобы распечатать структуру, её можно сохранить в PDF в формате и после чего отдать в печать.

Для этого в режиме просмотра структуры нажмите кнопку "Экспорт в pdf"

Возможность сохранять страницу в PDF есть у браузера Google Chrome. в открывшемся окне задайте настройки:

Выберите Принтер: “Сохранить как PDF”

Раскладка: Альбомная

Размер бумаги: Подберите подходящий для вашей структуры

Поля: Нет

Масштаб: 100, или подберите, чтобы структура помещалась полностью

Параметры: Установите галочку Фон, чтобы фон блоков тоже был сохранен

После чего нажмите кнопку Сохранить

Экспорт, импорт и удаление структуры

Экспорт

В данном контексте описан экспорт в виде файла, содержащего структуру вашей структуры. Читайте отдельную статью, если вам нужно просто распечатать или скачать структуру в PDF.

Экспорт доступен в режиме редактирования структуры для пользователей у которых есть нужные права («Экспорт структуры»). 

Рядом с настройками есть кнопка в виде трех точек - по клику на нее появится кнопка "Экспорт".  

При экспорте скачивается файл в формате json, который можно импортировать в другой проект для создания в нем такой-же структуры.

Импорт

Импорт доступен на странице выбора шаблона структуры. Данная страница появляется в новом проекте, в котором нет структуры после удаления демо-данных.

В качестве файла для импорта вы  можете использовать ранее экспортированную из любого проекта Platrum структуру.

Удаление

Удаление структуры доступно из режима редактирования. Удалить можно только пустую структуру (то есть нужно снять сотрудников с должностей). После удаления на странице структуры станет доступен экран выбора шаблонов или загрузки файла импорта.

Обратите внимание, если даже вы еще не назначали ни одного сотрудника на структуру, в самом основании все равно будет назначенный сотрудник - это владелец проекта, он по умолчанию назначается на пост владельца или генерального директора в структуре при установке шаблона. Его можно снять с должности по аналогии с обычными сотрудниками - кликнув на название должности и удалив его из поля.

Управление сотрудниками

Добавление и удаление сотрудников в системе

Добавление сотрудников

Для того, чтобы назначить определенного сотрудника на определенную должность, для начала вы должны добавить его в систему. 

Для этого зайдите в раздел Компания -> Сотрудники. 

Если у вас есть доступ на добавление сотрудников, в правом верхнем углу вы увидите кнопку для добавления нового сотрудника. 

Есть два способа добавить сотрудников:

По одному

Для добавления обязательно указать только email. Он будет использоваться для входа в систему, пароль будет отправлен в приветственном письме на этот email. Если вы не укажете пароль при добавлении сотрудника, он будет сгенерирован автоматически.    

Если у вас уже добавлены сотрудники и настроены права для них, чтобы не повторять действие для каждого нового сотрудника, можно в поле "Права как у" выбрать сотрудника, у которого уже есть необходимый набор прав. Например, если у вас уже добавлен администратор базы знаний и академии, и вам нужен еще один такой же сотрудник, вы в данном поле можете выбрать его из выпадающего списка.

Массовое добавление 

Удобно, если вам нужно добавить много сотрудников за раз. 

Для этого напишите на каждой строке через запятую email, имя и фамилию пользователя, пароль:

Обратите внимание: если сотрудник уже зарегистрирован в Platrum, то у него останется его действующий пароль, даже если при добавлении в ваш проект вы пропишите ему новый.

Если у сотрудников нет почты

Бывают ситуации, когда нужно добавить сотрудников без электронной почты. В этом случае вы можете указать одну общую почту компании и для каждого сотрудника добавлять к логину цифры через плюс.

Так, все сотрудники, добавленные таким образом, смогут заходить в проект, используя почту с приставкой цифра в качестве логина.  

Удаление сотрудников

Для удаления сотрудника на странице списка сотрудников (в разделе «Компания») можно нажать на пиктограмму корзины напротив нужного сотрудника: 

Либо откройте панель редактирования этого сотрудника (нажав на имя) и воспользуйтесь кнопкой «Удалить». В панели редактирования сотрудника можно также проставить дату увольнения.

Если вы не можете открыть панель редактирования сотрудника, то вам не хватает доступа «Редактирование пользователей»

Вы также можете не удалять сотрудников из структуры совсем, а поменять их статус. Тогда вы в любой момент сможете активировать его, но пока статус неактивен, сотрудник не сможет пользоваться сервисом в вашем проекте.

Назначение и удаление сотрудников на постах

После того, как сотрудники добавлены в проект их можно назначить на должности. Для этого в режиме редактирования структуры нажмите на название должности в нужном блоке. Откроется окно, в котором можно выбрать сотрудника. На каждую должность можно выбрать любое количество сотрудников.

Здесь же вы можете снять сотрудника с поста, удалив его из поля. После внесения изменений нужно нажать на кнопку «Сохранить».

После того, как вы добавили людей на должность, можно указать, прошел ли сотрудник испытательный срок или нет. Для этого наведите мышку на Имя сотрудника в режиме редактирования структуры и справа от него появится кнопка, на нажатию на которую статус сотрудника изменятся.

Красным отображаются сотрудники на испытательном сроке, синим — прошедшие испытательный срок. Цвет сотрудников на испытательном сроке вы можете задать свой в настройках структуры.

Настройка прав пользователей

Большинство доступов в системе привязано к должностям (доступ к статьям в базе знаний, курсам, кассам в финансах, дашбордам, чеклистам и тд). Это сделано для того, чтобы автоматизировать процесс управления доступами. Как только сотрудник занимает должность, он сразу получает доступ ко всем необходимым материалам и разделам проекта.

Также по умолчанию все сотрудники имеют доступ:

на просмотр структуры

чтение документов в открытых разделах базы знаний

просмотр и изменение своих метрик и метрик подчиненных

создание дашбордов

создание заявок в финплане (если для должности создан хотя бы один тип расхода)

Тем не менее ряд разделов и инструментов требуют точечную настройку доступов для конкретных пользователей вашего проекта. Это происходит на странице «Доступы» в настройках.

Чтобы его открыть, нажмите на ваш Аватар  в левом верхнем углу -> Настройки. Появится раздел с настройками инструментов, в общих настройках будет пункт "Доступы", как показано на скриншоте:

Если открыв настройки, вы не видите этого пункта, скорее всего у вас не прав на редактирование доступов, нужно обратиться к администратору вашего проекта, чтобы вам выдали соответствующие права.

В данном разделе вы видите всех пользователей проекта и выданные им отдельные доступы к инструментам. Вы можете отредактировать доступы у каждого сотрудника

Графики работы сотрудников

Рабочие графики

Каждому сотруднику вы можете присвоить соответствующий график работы. По умолчанию в проекте создается один недельный график, с двумя выходными (сб и вс) и набором дополнительных выходных и рабочих дней по производственному календарю. Этот график нельзя удалить.

В дополнение к этому графику вы можете создать свои. Это делается на странице настроек "Рабочие графики". График может быть недельным и с произвольным циклом:

В недельном графике вы можете настроить выходные дни (например, если у вас шестидневка и график по умолчанию вам не подходит), дополнительные выходные дни (праздники) и дополнительные рабочие дни

В графике с произвольным циклом вы можете задать кол-во рабочих и выходных дней в цикле, указать с каких дней начинается график (например, первую смену вы делаете с началом с рабочих дней, а вторую с началом с выходных дней), также указать дополнительные выходные дни и дату начала цикла (от какой даты система начнет отсчет по этому графику, другими словами, первый день когда вступает в силу этот график)

Для графика с произвольным циклом вы можете посмотреть на полученное распределение рабочих и выходных дней, нажав на иконку календаря:

Просматривать и редактировать рабочие графики могут сотрудники с доступами на просмотр и редактирование рабочих графиков соответственно.

Подробнее о дополнительных выходных

В настройках в разделе «Производственный календарь» вы можете настроить дополнительные выходные/рабочие дни.  По умолчанию они не попадают во вновь создаваемые графики.

Если при создании нового графика работы, вам нужно, чтобы дополнительные выходные/рабочие дни в нем соответствовали указанным в настройках производственного календаря, нужно при создании/редактировании графика нажать на кнопку "Дополнить из производственного календаря":

Рабочие графики и метрики

На графике метрики учитываются только рабочие дни. Если конец отчетной недели выпадает на праздничный день, то на графике отобразится предыдущий день. В дневной метрике выводятся только рабочие дни, таким образом график метрик сотрудника, работающего посменно, будет выводится без разрывов на выходные.

Однажды назначенный сотруднику график работы фиксируется в истории. Например, если сотрудник сначала работал на одном графике, а потом перешел на другой, то исторические данные метрик будут отображаться по старому графику, а новые данные уже по новому графику.

Назначение рабочего графика сотруднику

Назначить рабочий график может сотрудник с доступом на редактирование пользователей. Для этого нужно открыть панель редактирования пользователя в списке сотрудников раздела «Компания» и выбрать нужный график в выпадающем списке. 

График назначается именно сотруднику, а не должности. Например, у вас в отделе продаж сотрудники работают по графику 2/2. Если вы принимаете нового сотрудника и ставите его на должность менеджера отдела продаж, этот график не назначится ему автоматически, его надо будет проставить сотруднику отдельно. 

Обратите внимание: график для сотрудника вступает в силу с даты назначения. То есть он не изменяет прошлые периоды в метриках, а начинает действовать только с момента назначения.

База знаний

Создание статей и доступы к ним

Для чего вам База знаний?

База знаний - инструмент для хранения и работы со всеми документами и письменными материалами компании: регламентами, должностными инструкциями, обучающими статьями для сотрудников, техническими документами. 

Правильно организованная и наполненная база знаний может значительно автоматизировать ряд процессов в вашей компании: ускорить ввод в работу новых сотрудников, защитить вас от потери знаний с уходом старых сотрудников, дать быстрый и удобный доступ к необходимой информации каждому сотруднику, исправить сырые процессы (которые никогда и никем не были описаны или описаны очень давно и не соответствуют реалиям).

И, главное, вы заставите каждый ваш документ работать, потому что База знаний Platrum включает в себя инструмент Академии. К каждой статье вы можете добавить проверочные вопросы и создать из них курсы и экзамены, которые автоматически будут обучать ваших сотрудников и помогать контролировать их знания. 

Ниже мы подготовили для вас навигацию по основным статьям и этапам настройки Базы знаний: 

Добавляем первый раздел и статью

Правильная структура в базе знаний это основа. Помимо наглядности она даст вам возможность легко распределить доступы и зоны ответственности внутри каждого раздела. Один раз организовав структуру внутри базы знаний вам больше не придется вспоминать об этом вопросе, так как система продолжит работать без вашего участия. 

Как добавить первый раздел, статью и задать правильную структуру для них, описано в инструкции.

Наполняем статьи контентом

В этой статье подробнее познакомимся с устройством редактора статей. Освоив его с помощью, вы сможете наполнить вашу базу знаний материалами. Или делегировать этот процесс ответственным, которых вы назначите в следующем шаге

Настраиваем доступы к статьям

После задания структуры необходимо сразу настроить доступы для каждого раздела и папки согласно описанию. Принцип прост: за весь раздел отвечает соответствующий руководитель департамента, ниже за каждую папку отвечают уже его подчиненные отделы или подразделения. Такая система дает вам четкое разделение зон ответственности за каждый документ в базе знаний.

Подробнее о том, как создавать статьи и настраивать доступы к ним вы можете узнать из нашего видео: 

База знаний и Академия. Создание статей и доступы к ним

Осваиваем совместную работу над документами

После написания первой версии документа моhttps://youtu.be/I3X_mBPn_Fkжет потребоваться показать его коллегам для того, чтобы получить от них замечания и предложения по доработке или исправлению.  На этом шаге  вы узнаете как организовать данный процесс в Platrum.

Заставим документы работать

Теперь, когда у вас есть настроенная и наполненная база знаний, пора сделать так, чтобы все ваши документы и регламенты не были написаны "в стол".  Добавьте проверочные вопросы  к каждой статье и запустите процессы обучения и контроля знаний сотрудников. После этого уровень знаний ваших сотрудников поднимется в разы, любое изменение в важных документах будет гарантированно и без промедлений прочитано и усвоено всеми, а новые сотрудники будут в несколько раз быстрее выходить на результат.

Знакомимся с отчетом

Отчет поможет найти документы, которые никто не читает, документы, к которым ни у кого нет доступа, документы без проверочных вопросов и многое другое. С работой отчета можно  познакомиться в статье.

Создание структуры папок и статей

База знаний содержит разделы, категории и статьи. С помощью них вы можете задать любую нужную вам структуру документов и папок.

Например, можно организовать структуру таким образом, чтобы разделы соответствовали отделам структуры, а внутри каждого раздела формируются подкатегории для секций и групп. Соответственно настраиваются и доступы к папкам и статьям.

Вы можете организовать базу знаний в соответствии со своим видением и особенностями бизнеса.

Создание раздела 

При первом знакомстве с базой знаний вам для примера доступен демо-раздел с инструкциями.

Создать собственный раздел можно двумя способами:

Нажать на кнопку “Добавить раздел” в левом нижнем углу экрана

Нажать на название существующего раздела и Добавить раздел в выпадающем списке

 Во всплывающем окне нужно будет указать:

Название раздела - обязательный пункт

Иконка - можно оставить по умолчанию или выбрать другую из предложенных

Описание - по желанию детализировать, о чем новый раздел

Сортировка - это настройка, позволяющая задать нужный вам порядок разделов. Разделы будут выводиться по возрастанию данного параметра. Например, для первого раздела вы можете указать 10, для второго 20 и т.д. Шаг в 10 нужен для того, чтобы вы легко могли впоследствии расположить между данными разделами еще несколько.

После того как вы создадите раздел, вам будет предложено создать первую статью

Создание статей и категорий

После того, как мы нажали на кнопку “Добавить статью” у нас появляется окно редактирования статьи.

Если статью оставить пустой, указав только заголовок, то вы можете использовать ее как категорию или подкатегорию, создавая уже в ней новые статьи. Например, если у вас в компании разделы соответствуют отделениям, то категории можно отвести под регламенты конкретной секции или группы. Впоследствии, при добавлении подчиненных статей на этой странице будет выводится их список со ссылками.

Например, мы в разделе "Отделение распространения" создали категорию "Отдел продаж", а в ней две подкатегории "Отдел теплых продаж" и "Отдел холодных продаж":

Чтобы наполнить категории новыми статьями, напротив названия нужной категории необходимо нажать на знак “+”:

Перемещение статей

Перемещать категории и статьи местами можно, зажав пиктограмму в виде трех полос и перетаскивая статью в другое место.

Таким образом можно перемещать статью можно внутри родительской подкатегории.

Если требуется переместить статью в другую категорию или раздел, нужно нажать на кнопку “Изменить расположение” (пиктограмма “карандаша” над названием статьи) и выбрать в выпадающем окне нужный вам раздел или категорию:

Публичный раздел

В Platrum можно поделиться содержимым раздела с другими людьми без доступа к проекту по внешней ссылке. Для этого нужно сделать раздел "публичным".

Для этого нужно нажать на шестеренку рядом с названием раздела, выбрать "Редактирование раздела" и далее включить переключатель "Сделать раздел публичным".

Ниже можно изменить URL статьи, если тот, который создается по умолчанию, не подходит.

Чтобы пользователю извне без авторизации было доступно содержимое раздела, нужно отправлять именно ту ссылку, которая появится в поле Публичный URL, а не из адресной строки. 

Настройка доступов к статьям

В Базе знаний Platrum предусмотрена гибкая и надежная система настройки доступов к статьям и разделам. Вам нужно один раз провести настройку и дальше каждый новый сотрудник автоматически будет получать доступ к необходимым материалам при назначении на должность.

Нагляднее о том, как создавать статьи и настраивать для них доступы вы можете узнать из нашего видео: https://youtu.be/I3X_mBPn_Fk

Как работают доступы

По умолчанию, доступ к просмотру всех материалов базы знаний есть у всех сотрудников компании. 

Настройка доступа предусмотрена на случай, когда внутренние регламенты и материалы определенного отдела должен видеть только сотрудник конкретного отдела, либо нужно ограничить доступ к регламентам руководителей от рядовых сотрудников. 

Все доступы в Базе знаний наследуются от более общего раздела/категории к вложенным. То есть, если вы задаете доступ к разделу, то он по умолчанию (если вы отдельно не настроите другого) распространится на все материалы раздела.

Когда вы только создали в базе знаний первые разделы, можно приступить к настройке доступов. Мы рекомендуем делать это сразу после того, как вы задали структуру базы знаний, чтобы, при наполнении ее статьями, они были доступны только тем, кому следует.

Доступ к разделам

Доступ к разделу можно настроить в левой панели, нажав на пиктограмму настроек рядом с названием раздела:

По нажатию на “Настройки доступа к разделу появится окно, в котором можно будет выбрать доступы.

Дополнение: Изначально создает разделы и назначает доступы сотрудник, которому в настройках проекта выдан доступ “Администратор Базы знаний”. 

Впоследствии он может видеть и редактировать статьи всех разделов, вне зависимости от того, что будет указано в настройках доступа этих разделов.

Для разделов есть два вида доступов:

Редактирование

Просмотр

Редактирование

После того, как Администратор Базы знаний выдал доступ на Редактирование, Редактор может:

редактировать статьи и категории раздела

создавать новые категории и статьи в разделе

видеть историю изменений

видеть комментарии, предложения об исправлениях, а также принимать/отклонять их;

видеть историю комментариев/предложений об исправлении

выдавать доступы своим подчиненным

Редактор не может редактировать доступы в самой верхней доступной ему для редактирования статье. То есть, если ему доступен раздел, он сможет редактировать доступы только во вложенных статьях и категориях раздела, но не к самому разделу (тот же принцип распространяется и на доступы к категориям статей).

Просмотр

Если сотруднику выдан доступ на только на просмотр, он может видеть все статьи раздела без возможности посмотреть комментарии к статьям, историю изменений, не сможет предложить изменения или добавить другому сотруднику доступ.

В нашем примере с разделом для Отделения рапространения ограничим доступ к нему, чтобы видеть статьи этого раздела могли сотрудники отделения распространения, а редактировать мог руководитель отдела продаж и отделения распространения:

Чтобы в будущем, когда компания будет расти, и появятся новые секции и должности, не добавлять отдельно каждую должность в настройках доступа, можно активировать настройку, чтобы раздел был доступен всем подчиненным данной должности. 

Для этого, нужно в поле “Кто может видеть статьи в разделе” выбрать руководящую отделом должность и нажать на стрелку слева:

Доступ к статьям

Когда мы выдали доступ к разделу, сотрудникам выбранных должностей стали доступны все статьи раздела. 

Внутри статьи можно дополнительно настроить доступы. Это полезно, если внутри отдела много секций, чтобы администратор каждой из них мог сам вносить коррективы в регламенты своей секции, а сотрудники разных секций видели только свои регламенты, но при этом имели доступ к общим.

Чтобы настроить права доступа для статьи в правом верхнем углу надо  нажать на троеточие, и в выпадающем меню выбрать “Доступ”.

В появившемся окне можно проставить сотрудников для нужного типа доступа.

У статей, в отличие от разделов есть 3 уровня доступа:

Просмотр

Редактирование

Комментирование

Комментирование  

Доступ на просмотр и редактирование работает по аналогии с теми же доступами  раздела.

Дополнение: Если в статье дополнительно ограничить доступ на просмотр, тогда ее связь с родительскими доступами обрывается, а статья выводится отдельно в настройках доступа раздела. 

Так Администратор Базы знаний увидит, что в разделе есть статьи с особенными доступами.

Доступы свыше родительских может выдать только Администратор Базы знаний.

Комментирование

Сотрудники, выбранные в поле “Кто может работать с комментариями в статье” получают возможность оставлять в статье комментарии и предлагать исправления без возможности редактировать статью. Также такие сотрудники будут видеть статью, даже если она еще в статусе черновика, так как они должны участвовать в работе над этой статьей.

Если на комментарий или предложение будет реакция, сотруднику придет письмо на почту с уведомлением об этом. Также такой сотрудник может просматривать историю комментариев.

В нашем примере, статьи раздела доступны только сотрудникам отдела продаж. Если потребуется открыть доступ к статье этого раздела сотруднику другого отдела, это может сделать только Администратор Базы знаний.

Работа с контентом статей

В основу работы редактора Базы знаний Platrum заложен блочный принцип. То есть каждый кусочек контента (таблица, изображение, абзац, список) представляет собой цельный блок, который можно редактировать и перемещать внутри статьи. Далее подробнее рассмотрим особенности работы с редактором. 

Редактор текста

Блоки

Суть блока в том, что это цельная часть текста, которая может быть перемещена, удалена или по-особому выделена. Аналог блока редактора - абзац. 

При вводе текста, чтобы начать другой блок достаточно  нажать на Enter, либо поставить курсор мышью на новую строку.

Как выглядят два раздельных блока:

При выделении части текста появляется меню форматирования, где можно выбрать стандартные стили, либо очистить от стилей.

Ссылки

Чтобы за выделенным текстом была закреплена ссылка, нужно выбрать в меню “Ссылка” и появится поле для вставки ссылки. 

В это поле помимо ссылки можно также добавить идентификатор заголовка, чтобы сослаться на какую-то часть текст внутри статьи (якорная ссылка). Скопировать его можно, наведя в режиме редактирования на нужный заголовок:

Если ссылаться нужно на одну из уже созданных статей, конкретного сотрудника на структуре или отдел, это можно сделать с помощью операторов #, @, ^ соответственно.

Например, мы хотим, чтобы при наведении на имя сотрудника показывался его профиль из структуры, для этого в нужном месте текста ставим знак @ и выбираем сотрудника из выпадающего списка:

В другом регламенте нам нужно указать название отдела, чтобы при смене сотрудников на должности каждый раз не приходилось обновлять регламент. Для этого используем оператор ^:

По аналогии можно сослаться на одну из уже добавленных статей, поставив в нужном месте текста #:

Типы контента

Если навести на блок текста, слева можно увидеть знак “Р”, это означает, что сейчас в нашем блоке введен текст. Если навести на саму букву, то появится стрелка, по нажатию на которую появится список всех возможных типов контента:

Заголовки H1 и H2

Цитата

Списки (нумерованный и маркированный)

Таблица

Выделение в три цвета (красный, желтый, зеленый)

Изображение

Код 

YouTube - добавляет видео из YouTube при вставке ссылки 

Аудиоплеер - для вставки аудио файлов 

Видеоплеер - для вставки видео файлов

iframe - контейнер, куда загружается содержимое с другого ресурса (напрмиер, график из Google Таблицы)

Файл

Столбцы (30/70, 70/30, 50/50)

На примере ниже мы добавили в статью отсылки к сотруднику и другим статьям базы знаний, цитату, iframe, столбцы 50/50 с выделением разными цветами:

Любой блок можно поменять местами с другим. Для этого нужно навести на блок, чтобы появился знак с двумя стрелками. Удерживая курсор на этом символе и перемещая его вниз/вверх, можно переместить блок, вот так:

Важно: На данный момент перемещать блок сразу можно в границах экрана. Если нужно переместить блок ниже, нужно делать это постепенно. В будущем это будет доработано.

Если вы допустили ошибку, можно отменить действие, либо, наоборот, вернуть последнее отмененное, для этjго в левом верхнем углу есть соответствующие кнопки:

Отменить действие можно также по команде Ctrl+Z.

Перенести свою базу знаний с другого ресурса в Platrum возможно, редактор поддерживает вставку текста из других документов с сохранением основных стилей и заголовков. 

Если у вас при переносе текста возникли ошибки в отображении статьи, напишите нам, мы исправим ошибку.

Сохранение

После работы с документом, его нужно сохранить, чтобы изменения не пропали. Если вы случайно закрыли статью без сохранения, введенные изменения сохраняться, но только в вашем браузере. В этом случае при следующем посещении раздела вы увидите рядом с такой статьей пиктограмму с восклицательным знаком, а самой статье пометку, что есть несохраненные изменения:

Важно: Если вы зайдете в базу знаний с другого устройства, вы не увидите последние несохраненные правки. Закончить редактирование нужно именно в  том браузере, в котором вы его начали.

До тех пор другие сотрудники не увидят несохраненные изменения.

Сохранить готовую статью можно как публикацию, видимую всем, у кого есть доступ, а также как черновик.

Сохранить как черновик

Если статья сохранена как черновик, ее может видеть автор, а также сотрудники с правами на редактирование и комментирование. Все остальные не увидят статью ни в структуре, ни по ссылке.

Сохранить как черновик можно в режиме редактирования:

Также, можно сделать Черновиком любую готовую публикацию, если в ней нужно внести изменения. Это можно сделать в дополнительных настройках, включив переключатель:

Сохранить

Если работа над статьей уже окончена, можно сохранить ее по зеленой кнопке “Сохранить”. В этом случае новая статья станет видимой всем, у кого есть доступ к этому разделу или категории, если в настройках доступа к статье не указано другого. Подробнее о настройках доступов читайте в статье. 

Дополнительные действия

Человекочитаемый URL 

По умолчанию в url переносится заголовок статьи на латинице. Если он не устраивает, либо название статьи поменялось и не соответствует тому, что в url, а данной настройке можно указать свое название.

История версий

Сотрудники с доступом на редактирование могут видеть историю всех изменений статьи по датам и автору изменений. При необходимости можно выбрать одну из версий и в режиме редактирования появится кнопка “Восстановить версию”:

Добавить в избранное

Чтобы иметь быстрый доступ к некоторым статьям Базы знаний, можно добавить их в Избранное по нажатию на пиктограмму сердца в правом верхнем углу (доступно в режиме просмотра).

Избранные статьи появятся на главной странице Базы знаний в соответствующем разделе:

Также для редакторов и сотрудников с правами на комментирование доступен просмотр истории комментариев и предложений. Эту функциональность подробнее рассмотрим в статье “ Совместная работа со статьей”

Отчет по Базе знаний

В Базе знаний есть отчет о просмотрах статей, который поможет вам найти регламент, который никто не читает, проверить наличие регламентов без тестов, убедиться, что конфиденциальный документ доступен небольшому числу сотрудников и тд.

Отчет по Базе знаний доступен на главном экране Базы знаний по кнопке в правом верхнем углу:

Доступ ко всей информации в  Отчете есть у сотрудников с правами “Администратор Базы знаний”.  

Если у сотрудника есть доступ на редактирование к статьям, ему также будет доступен Отчет по Базе знаний, но там будет информация только по тем статьям, которые он может редактировать.

Из чего состоит отчет

В таблице отчета выводятся статьи с группировкой по разделам, авторы этих статей и дата создания статьи. При необходимости можно скрыть группировку по разделам, для этого нужно поставить галочку рядом с “надписью Скрыть разделы”. 

Далее в таблице к каждой статье выводятся показатели:

Количество тестов (число) - отображает количество вопросов, добавленных к этой статье. Поможет быстро найти статьи, где не добавлено ни одного вопроса.

Количество курсов (число)- отображает количество курсов Академии, в которых участвует статья. Поможет проанализировать, когда материал статьи проверяется слишком часто, а когда не участвует в проверке совсем. 

Сотрудники с доступом (число) - количество сотрудников, которым доступна статья, кроме Администратора Базы знаний.

Уникальных просмотров (число) - количество сотрудников, посмотревших статью хотя бы один раз, за исключением Администратора базы знаний.

Просмотров от доступности (процент) - отношение уникальных просмотров к количеству сотрудников, которым доступна статья. Этот показатель поможет решить несколько задач: 

обнаружить проблему, когда ответственный за написание регламентов проделал работу впустую, чтобы дальше работать над устранением неэффективности;

проанализировать, какие статьи никто не читает и о чем они, чтобы оптимизировать объем базы знаний без ущерба ее полезности.

По всем показателям возможна сортировка таблицы. Например, вам нужно в первую очередь найти те статьи, которые пользуются наименьшей популярностью, а затем те, к которым не добавлено ни одного вопроса, в этом поможет сортировка.

Доступен поиск по названию статьи, если нужно посмотреть статистику по конкретном регламенту. Поиск не работает по названию разделов.

Совместная работа над документами

О чем эта статья?

С помощью данной механики вы можете организовать процесс совместной работы над документом всеми заинтересованными лицами. Ваши коллеги смогут предлагать свои изменения и участвовать в обсуждении, а вы легко сможете принять или отклонить изменения в один клик.

Механика работы

Кто может оставить комментарий или предложение

Сотрудник с доступом на комментирование статьи может создавать в этой статье комментарии и предложения по изменению текста, а также такой сотрудник видит чужие комментарии и предложения и может поучаствовать в обсуждении. 

При этом комментатор будет видеть статью, даже если она в статусе черновика (то есть вы можете создать черновик в нужной папке и совместно работать над ним с коллегами, пока не завершите, а после опубликовать готовый документ). Также, по умолчанию, любой редактор статьи может оставлять комментарии и предложения.

Доступ настраивается там же, где и доступы на просмотр и редактирование статьи.

Сотрудники с обычным доступом на просмотр не увидят комментарии, для них статья будет выглядеть как обычно.

Как оставить комментарий или внести предложение по изменению текста

Для того, чтобы прокомментировать или изменить какой-то фрагмент текста, вам нужно выделить его и выбрать в появившемся меню нужное действие:

Выбрав комментирование вы сможете ввести свой комментарий и после сохранения сразу увидите его в статье

Свой или чужой сохраненный комментарий всегда можно просмотреть нажав на выделенное место в тексте или на отметку комментария справа:

Аналогично с предложением изменения, после выбора нужного пункта в меню, которое появляется при выделении текста, выделенный текст станет редактируемым и вы сможете внести свое предложение:

Предложение можно просмотреть так же, как и комментарий (показано выше).

В комментариях и предложениях вы и ваши коллеги можете оставить неограниченное кол-во ответов:

При ответе на ваш комментарий, вы получите уведомление об этом. Также уведомление придет, когда вашу правку приняли или отклонили:

Кто может обработать комментарий

Пометить комментарий решенным или принять/отклонить предложение может редактор статьи. При принятии предложения текст автоматически сразу заменяется.

Все принятые и отклоненные предложения и комментарии хранятся в истории, которая открывается по иконке комментария вверху-справа

Статьи, в которых есть комментарии или предложения будут также помечаться специальным знаком в навигационной панели слева

Академия

Начало работы с Академией

Для чего вам нужна Академия 

В небольшом видео ниже приведен пример работы инструмента и описаны основные достоинства:

5.1 Академия: как это работает

Кому доступна Академия

В академии есть несколько ролей, которые обеспечивают разный уровень доступа сотрудника к инструменту:

Администратор академии - сотрудник с этим уровнем доступа может создавать/редактировать/удалять курсы, назначать участников, проверять и сбрасывать прогресс, назначать тренеров. У него нет ограничений в работе с Академией. 

Создатель курсов - сотрудник с таким доступом может создавать курсы, назначать участников, тренеров, проверять результаты участников. Он является "мини-администратором" в тех курсах, которые создал он сам. При этом в курсах, назначенных на него, он равен в правах обычному сотруднику.

Тренер - сотрудник, который может видеть прогресс всех участников курса, где он назначен тренером, и проверять результаты экзаменов. Тренера может назначить Администратор академии или Создатель курсов среди участников курса. Тренеров среди участников можно отличить по отсутствию шкалы прогресса, а также иконке академической шапочки. 

Участник - участником курса становится любой сотрудник, которому назначили курс к прохождению. Участник видит его во вкладке  Активные курсы и может пройти. Он не видит, кому еще назначен этот курс, кто является тренером. 

Владелец проекта по умолчанию имеет доступ ко всем действиям в академии. Он же назначает Администратора и Создателя курсов в настройках доступов:

С чего начать настройку

Для начала стоит помнить, что Академия работает в тесной связке с Базой знаний, и первые действия начинаются именно с неё: 

Шаг 1. Добавляем тесты

Курсы формируются из статей Базы знаний, а также созданных в них тестов. После каждого материала в Базе знаний можно добавить проверочный вопрос. Подробнее об этом шаге  описано в инструкции.

Шаг 2. Создаем курс

После того, как проверочные вопросы добавлены, нужно создать курс, в котором выбрать материалы по теме курса. Так, статьи одного раздела могут участвовать в разных курсах. О создании курса описано подробно в статье "Создание курса".

Шаг 3. Добавляем участников и тренеров

Чтобы сотрудники узнали о курсе и начали его проходить, нужно добавить в курс соответствующие должности. После добавления сотрудников, некоторым из них можно назначить роль тренера, чтобы они могли проверять результаты коллег. По каждому сотруднику в курсе отображается прогресс. Добавить первых участников можно по инструкции.

Шаг 4. Добавляем экзамен

Экзамены автоматически формируются из открытых вопросов, которые вы включили в курс. При этом по желанию вы можете любой вопрос теста назначить экзаменационным. Экзамен становится доступен сотруднику на самом последнем шаге курса. Подробнее о работе экзаменов и тренеров описано  в статьях раздела.

Шаг 5. Контролируем знания автоматически

Чтобы убедиться, что регламенты не будут забыты сотрудниками после прохождения курса, можно настроить автоматический контроль. При этой настройке на основе пройденных сотрудником материалов для него раз в определенный период формируется курс для повторения ранее изученных материалов. Как настроить авто-контроль, описано в документации по ссылке и в видео:

Шаг 6. Настраиваем академию "под себя"

После того, как курс создан и назначен участникам, можно изучить расширенные настройки, чтобы работать с академией было еще удобнее. О дополнительных настройках можно прочитать в статье "Настройки Академии".

Добавление тестов к статьям

К любой статьей в базе знаний можно добавить вопросы теста. Доступ есть у всех, кто может редактировать статью. Вопросы можно создавать как закрытые (с фиксированными вариантами ответа) так и открытые (требующие развернутый ответ). 

О том, как добавлять вопросы и создавать тесты вы можете узнать из нашего видео: https://youtu.be/esLVA9YBT04

Для добавления вопроса нужно нажать на кнопку "Добавить вопрос".

В появившемся окне можно указать название вопроса, указать его тип (открытый или закрытый)

В поле «Баллы» можно указать балл, который будет засчитываться сотруднику при успешном ответе на вопрос. Баллы будут отображаться напротив фамилии сотрудника в списке участников курса.

Если тип вопроса - с вариантами ответа, вы можете сразу добавить все варианты и отметить верный. Можно выбрать как один, так и несколько правильных вариантов ответа, тогда вопрос будет с множественным выбором.

Если выбран тип вопроса - Открытый вопрос, то можно потребовать от сотрудника прикрепления файла (например, если вопрос предусматривает выполнение тестового задания).

Открытый вопрос считается экзаменационным - он не будет показан сотруднику в рамках шага с тестом, а попадет в экзамен (об экзаменах читайте в статье Экзамены).

При этом вы можете сделать экзаменационным и закрытый вопрос , нажав на кнопку в виде академической шапочки.

Создание курса

О том, как создаются обучающие курсы, вы можете узнать из нашего короткого видео: 

На главной странице академии нужно нажать на кнопку «Создать курс»:

В открывшемся окне создания курса нужно указать название будущего курса. Также можно загрузить титульную картинку и  придумать описание.

Добавьте материал, из которого будет состоять этот курс. Список материалов берется из вашей базы знаний. В раскрывшемся окне выберите нужные статьи, нажав на нужную. Если в курс нужно добавить несколько статьей из одной папки, нажмите на + рядом с названием папки. В примере ниже это папка "Правила". 

При выборе статьи с тестами тесты автоматически добавляются следующим шагом. При желании его, как и любой другой материал, можно удалить, оставив только статью (для этого нужно навести курсор на материал и кликнуть по корзине).

Если у вас отсутствует кнопка "Добавить материал", значит в Базе знаний еще нет ни одной статьи. Как добавить статьи и вопросы к ним читайте в наших статьях: о том, как создать статью и как добавить вопросы.

Сохраните новый курс перед тем, как продолжить.

Добавление участников

После того, как вы сохранили курс, можно перейти к добавлению участников. 

Сотрудники добавляются не отдельно, а по своим должностям. Например, вы выбираете в списке должностей "Менеджеры отдела продаж" и в списке появятся все сотрудники, занимающие эту должность.

Если нужно добавить большое количество должностей, можно облегчить себе задачу, добавив в курс общего руководителя для этих должностей и включить переключатель в виде стрелки. В этом случае, в курс будут добавлены все подчиненные данного руководителя. 

В нашем примере, т.к. курс предназначен для всех сотрудников компании, добавим в него генерального директора со всеми его подчиненными. В результате получим курс со всеми сотрудниками проекта в списке участников. 

Настройки курса

После того, как вы создали курс, его можно сделать обязательным и ограничить срок его прохождения:

На рабочем столе пользователя будет выводиться уведомление о том, что есть незавершенный обязательный курс:

Если сотрудник просрочит прохождение обязательного курса, у него заблокируются метрики. У него и его руководителя на рабочем столе уведомление станет красным и текст изменится на то, что есть просроченные обязательные курсы.

Добавление участников и тренеров

Чтобы добавить участника можно в Управлении курсами у нужного курса выбрать пункт «Участники»

Либо открыть курс, вкладку "Участники". На открывшейся странице нужно выбрать должности, для которых курс будет доступен для прохождения. 

У выбранной должности можно включить также всех подчиненных по специальной иконке:После добавления должностей все соответствующие сотрудники отобразятся в списке участников. А курс теперь будет им доступен в списке курсов (на главной странице Академии).

Участникам курса список остальных участников недоступен, так что увидеть прогресс по всем слушателям может только администратор академии или тренер данного курса.

Чтобы назначить конкретного участника тренером курса, нужно выбрать соответствующий пункт в выпадающем меню:

Тренер курса не будет проходить курс, но сможет проверять экзамены участников. Каждый раз, когда очередной слушатель курса напишет экзамен, тренеру будет приходить уведомление с указанием кто и в каком курсе написал экзамен, а также со ссылкой на страницу участников:

Информация о непройденных курсах, а также незавершенных обязательных курсах будет видна на рабочем столе сотрудника и его руководителя:

Экзамены

Как проходит экзамен

Когда сотрудник пройдет все шаги с материалами и тестами курса, он попадет на шаг с экзаменом. Экзамен содержит все экзаменационные вопросы. Такие вопросы также, как и остальные, относятся к конкретным статьям, но не выводятся в шагах с тестами.

Сотрудник заполняет ответы и нажимает по кнопке продолжить, после чего курс переходит в состояние ожидания проверки от тренера.

После проверки тренером экзамен либо становится пройденным либо требует пересдачи. Когда слушатель зайдет в курс с экзаменом требующим пересдачи, то он увидит в каких вопросах ошибся и сможет прочитать комментарии тренера. 

По кнопке «Пересдать» сотрудник сможет заново ответить на неверно отвеченный вопрос.

Такой процесс будет повторяться до тех пор, пока тренер не отметит все вопросы решенными. После этого экзамен становится пройденным и сотрудник завершает курс.

Проверка экзамена тренером

Тренеру в списке участников у сотрудников, написавших экзамен, будет доступна кнопка для начала проверки:При нажатии на кнопку откроется окно проверки, в котором видны вопросы и ответы участника. При отметке ответа неверным можно указать комментарий, чтобы направить сотрудника в нужную сторону:

Настройка блокировки курса 

В разделе настроек проекта Академия -> Настройки академии вы можете указать длительность блокировки курса (при неверных ответах на тесты) в минутах. На это время материалы, расположенные до проваленного теста будут доступны сотруднику (чтобы он получше с ними ознакомился), а сам тест – нет. По прошествии данного времени тест снова станет доступен и сотрудник сможет продолжить прохождение курса.

Если в тесте несколько вопросов, а сотрудник неверно ответил только на один, то он не узнает, на какой именно. Поэтому при повторном прохождении ему нужно будет снова ответить на все вопросы. Это позволяет убедиться, что сотрудник точно знает ответы на все вопросы и хорошо ознакомлен с материалом, а не просто угадал ответ в первый раз.

Автоматический контроль знаний

С помощью данного инструмента вы можете автоматизировать проверку знаний регламентов среди ваших сотрудников и быть уверенным, что любой сотрудник помнит о каждом процессе, необходимом ему в работе. 

Как работает автоматический контроль знаний

Суть данного инструмента в том, что для сотрудников, проходивших курсы академии раз в определенный период, автоматически формируется новый курс, содержащий в себе понемногу вопросов от каждого пройденного ранее. Задача такого курса - освежить знания сотрудника по ранее пройденному материалу. В курс попадают только закрытые вопросы, в которых есть варианты ответа. За счет этого не требуется проверка администратором или тренером, курс проверяется автоматически.

Вопросы в курсе имеют случайный порядок и не привязаны к материалам (как в обычном курсе). Такая реализация дополнительно поможет убедиться, что сотрудник действительно знает материал, а не списал его в прошлый раз.

Настройки автоматического контроля знаний

По умолчанию автоматический контроль знаний выключен. Включить его и настроить можно в разделе Настройки -> Академия -> Автоматический контроль знаний.

Отделы не участвующие в контроле

По умолчанию курсы не назначаются сотрудникам, у которых в принципе нет ни одного пройденного курса в Академии. Поэтому их можно не указывать в данном поле.

Эта настройка снимает формирование автоматического курса для должностей, которые проходят курсы в академии, но по каким-либо причинам могут не участвовать в автоконтроле знаний. Например, все члены совета директоров единоразово проходят аттестацию с помощью экзамена в академии, но вы не хотите беспокоить их периодическими повторениями знаний.

Если в контроле не должен принимать участие целый отдел или отделение, в данноом поле можно у нужного руководителя активировать кнопку "Доступен подчиненным должности", тогда все подчиненные данного сотрудника не будут участвовать в автоматическом контроле знаний:

Максимальное количество вопросов  

Позволяет ограничить количество вопросов, которые попадут в один автоматический курс. Нужно для тех случаев, когда сотрудник за все время прошел очень большое количество курсов, чтобы за раз ему не назначилось, например, 100 вопросов.

Создавать курс раз в _ дней

Поле, в котором задается периодичность курса. Первый курс будет создан в течение часа с момента включения настройки. Все последующие уже будут формироваться через то количество дней, которое вы пропишите в данном поле.

Настройки Академии

Настройки Академии можно найти в общих настройках. Здесь вы можете настроить общие правила работы академии. 

Длительность блокировки курса, мин.

Блокировка курса происходит, если сотрудник неправильно отвечает на вопрос теста. Это сделано для того, чтобы сотрудник не пытался найти правильный ответ методом перебора, а повторил материал статьи.

При допущении ошибки сотруднику показывается уведомление, в котором поясняется, на какое время заблокирован курс и до того, как он разблокируется, стоит повторить соответствующую статью еще раз:

 Когда сотрудник закрывает окно уведомления, система возвращает его к материалу, предшествовавшему вопросам, начинается обратный отсчет времени, а кнопка “Продолжить” блокируется:

По умолчанию в настройках указано 15 минут на блокировку. Вы можете изменить это время по своему усмотрению

Не задавать уже отвеченные вопросы повторно

Активная настройка будет предлагать сотруднику, если он допустил ошибку в каком-либо вопросе к материалу,  ответить только на вопрос с ошибкой. 

Будет полезно, если к материалу добавлено много вопросов, и в случае ошибки сотруднику придется потратить много времени, чтобы заново отвечать на все.

Напоминать о необходимости обновить тесты при изменении статьи

При включенной настройке каждый раз, когда редактор будет вносить изменения в статью, ему будет показываться уведомление с рекомендацией добавить новые вопросы к материалу, чтобы сотрудники наверняка о нем узнали и перечитали регламент.

В следующем поле “Кол-во добавленных в статью слов, при котором нужно показывать напоминание” можно указать условие для показа уведомления. По умолчанию в этом поле указано 5 слов. То есть, если вы добавите в статье 5 слов и более, вам при попытке сохранить статью покажется напоминание.

Запретить вносить изменения в статьи без добавления тестов

Механика работы настройки аналогична предыдущей с той разницей, что эта активная настройка не даст сохранить статью, пока в ней не появятся новые вопросы.

Соответственно ниже вы можете указать, при каком количестве добавленных слов сохранение без добавления тестов будет блокироваться.

Задачи

Главная

Для чего нужна Главная

Главная является основным помощником в работе с задачами. 

Идея страницы в том, что здесь вы на одном экране видите все данные по задачам, которые вас касаются:  

все входящие задачи, которые можете сразу поставить в календарь или в грядущие планы; 

все задачи, порученные вашим подчиненным; 

задачи с нескольких досок одновременно.

Что есть на странице

На главной странице слева расположен Календарь задач, а справа различные панели со списком задач.

Задачи можно переносить из панелей в календарь, а также между собой. 

Календарь

Календарь служит ежедневным планировщиком задач. 

Перетащив задачу в календарь, вы  устанавливаете ей сроки выполнения, и наоборот - установив в задаче срок, она автоматически займет в календаре соответствующую ячейку. Чтобы убрать задачу из календаря, нужно стереть срок выполнения.

Если у задачи нет четкого срока выполнения, но ее точно нужно сделать в определенный день, вы можете добавить задачу "На день". Это актуально как для одного дня, так и для нескольких (например, если на выполнение фоновой задачи у вас есть 3 дня)

Внешний вид

У календаря есть три режима отображения:

7-дневный, когда на календаре отображаются дни текущей недели

1-дневный, когда отображается только сегодняшний день

При этом вы сами можете отрегулировать ширину календаря, растянув или сузив его на странице. Это доступно в любом из режимов.

Регулярные задачи

Любую задачу можно сделать регулярной. В этом случае в нужные дни будет автоматически создаваться такая же задача в указанный промежуток времени.

Можно установить регулярность:

Ежедневно

Ежедневно по рабочим дням

Еженедельно

Ежемесячно

Ежегодно

При изменении одной из повторяющихся задач можно выбрать, применить изменения для всех или для одной задачи. Завершая одну из регулярных задач, вы завершите только текущую, все остальные останутся без изменений. Вам не придется каждый раз создавать новую типовую задачу.

Регулярные задачи автоматически попадают в план, соответствующий срокам их выполнения и строятся в отдельной группе "Повторяющиеся задачи". Их можно убрать из плана, только стерев сроки исполнения.

Синхронизация с Google Календарем

Настраивается синхронизация в разделе настроек - Задачи - Интеграция с Google Calendar. В нее также можно быстро перейти со страницы "Главная" через шестеренку. 

При подключении вы можете создать новый календарь с названием Platrum, либо выбрать в списке один из уже использующихся календаре.

Синхронизация задач с Google Календарем двусторонняя. Можно создать задачу в Google Календаре, она отобразится в Platrum. Нужно выбирать пункт "Мероприятие" и выбирать используемый вами календарь в Google

Списки задач

Справа от календаря находятся списки задач. Каждый из них выполняет свою функцию на главной, о которых расскажем ниже.

Очередь

В очереди задач отображаются все задачи, где вы - исполнитель. Это могут быть как задачи, которые вы поставили сами себе, так и поставленные вам другим сотрудником. 

Задачи со сроком выполнения автоматически отображаются в календаре и не дублируются в очереди. При этом, если вы не выполнили такую задачу в срок, она будет отображаться с красным текстом как в календаре, так и очереди. Это позволит не упустить из виду задачи с просроченным дедлайном.

Планы

В этом списке выводятся прошлый план, текущий и два следующих. План - это список задач к выполнению на одну рабочую неделю, каждый из них назван по дате окончания недели. При переносе задачи между планами через этот список, изменения применятся и к Планам. Подробнее о работе этого инструмента описано в отдельной статье Планы.

Эта панель позволит планировать работу с задачами на одной странице - как понедельно, так и на конкретные промежутки времени, не переключаясь между инструментами.

Из панели "Планы" вы можете перенести задачи в календарь - в этом случае задача будет дублироваться, как в календаре, так и в панели, поскольку недельное планирование не исключает более точного планирования задач на конкретное время. Перенос задачи в другие панели удалит задачу из Плана.

Поручения

Поручения - это задачи, поставленные вами другим сотрудникам..

Поручения могут быть:

Со сроками - запланированные на конкретное время

Без сроков - без конкретного дедлайна

Завершенные - задачи, которые ваши подчиненные уже выполнили.

По умолчанию в данных панелях установлена группировка по исполнителю, это позволит проще ориентироваться, на ком какие задачи находятся.

При переносе задачи между группами, задача поменяет исполнителя. Соответственно, если вы хотите назначить задачу из своей очереди, на кого-то из подчиненных, вы можете просто перенести ее в группу задач к нужному.

Если в этой панели еще нет задач, то вам нужно будет при создании задачи указать в ней исполнителя - задача автоматически окажется в этой панели, создав группу задач этого сотрудника.

Если перенести задачу из панели "Поручения без сроков" в "Поручения со сроками" у этой задачи автоматически проставится дедлайн - ближайший час. Соответственно, если вы в такой задаче установите свой срок, она также изменит панель. 

Если перенести задачу из панели "Поручения со сроками" в "Поручения без сроков", у задачи сотрется дедлайн.

Задачи с досок

Каждая панель соответствует доске задач. Группировка в таких панелях по умолчанию - по колонкам доски. Все изменения в этой панели автоматически применяются к доске.

Чтобы добавить список с задачами какой-либо доски на Главную, необходимо в досках добавить нужную в Избранное.

Завершенные

В данную панель задачи попадают автоматически, как только вы меняете у них статус с "Новая" на "Завершенная". 

Кому доступна страница

У каждого сотрудника в проекте есть возможность работать с задачами на главной. 

Сотрудники, у которых есть подчиненные, могут выбирать для просмотра календарь своего сотрудника.

Доски

Об инструменте

Доски - один из четырех инструментов работы с задачами в Platrum.

В досках можно визуализировать процесс решения задач, чтобы понимать, на каких этапах какие задачи находятся, а что еще ждет вашего внимания, что поможет равномернее распределить нагрузку.

Можно создавать несколько разных досок, как персональных, так и командных, с которыми могут работать несколько человек. Вы в любой момент сможете переключаться между ними, а самые часто используемые можно добавить в избранное.

На доски в данный момент не попадают задачи из списка, планов и календаря, это отдельный инструмент со своими задачами.

Кто может работать с доской

Каждый сотрудник, добавленный в проект может создать свою собственную доску. 

Как только доска создана, она будет доступна всем руководителям его вертикали, а также сотрудникам с доступом “Аминистрирование всех задач”

Сотрудник может выдать дополнительные доступы к доске своим подчиненным. 

Сотрудник без специального доступа не может поделиться своей доской с  кем-либо, кроме подчиненных. Это сделано специально, чтобы сотрудник случайно или намеренно не смог поделиться задачами с сотрудниками других отделов, которые, возможно, не должны иметь к этой информации доступа.

Владелец проекта и сотрудники с доступом “Администрирование всех задач” могут давать доступ к своим доскам любым сотрудникам.

Выдача доступов к доске

Чтобы выдать доступы к доске, нужно открыть настройки доски и выбрать “Управление доступами” 

В настройках доступов есть определенное число сотрудников, у которых по умолчанию есть доступ к доске. В них входят все руководители по вашей вертикали вплоть до владельца. Удалить сотрудника из этого списка самостоятельно нельзя, но можно добавить кого-то к списку.

В данном списке можно увидеть, за счет какой роли сотрудник имеет доступ к вашей доске:

Администратор - тот, кто имеет доступ Администрирование всех задач, в эту же категорию входит владелец проекта;

Руководитель владельца - руководитель того, кто создал доску (в данном контексте имеется в виду владелец доски, а не владелец проекта).

В настройках доступы можно выдавать двумя способами:

конкретному сотруднику (первый блок) - в этом случае при его увольнении следующий сотрудник на той же должности уже не будет иметь доступа к доске  

для должности (второй блок) - в этом случае независимо от того, кто занимает должность, он будет всегда иметь доступ к доске. Также в таком виде доступа можно выбрать, чтобы доступ был у всех подчиненных данной должности

Доступы могут быть либо только на просмотр, либо на работу с доской.

Как строится работа с доской

На доске вы можете сконструировать любой процесс за счет создания списков задач. Это может быть как стандартный процесс работы над задачами: "Очередь задач", "В работе", "Сделано", так и ваш специфический процесс со множеством этапов. 

Передвигая карточку задачи из списка в список вы обозначаете ее переход от этапа к этапа. При этом вы всегда можете быстро оценить общее положение дел в данном процессе, увидеть узкие места и прочее за счет наглядного отображения всех этапов процесса на одной доске.

Колонки доски

Колонки доски- это панели, в которых группируются разные задачи. Каждая колонка имеет свое название, может быть по-своему отсортирован/сгруппирован, имеет свой цвет.

Колонка доски может отображать какой-то этап или состояние задачи, в зависимости от того, каким целям служит доска.

Настройки колонок

Каждая колонка доски представляет собой отдельную панель со своими настройками, не связанными с другими списками. 

Для настройки колонки нужно нажать на кнопку с троеточием справа от края панели

В настройках можно изменить:

Название колонки

Группировку - в этом случае задачи разбиваются на блоки внутри списка в зависимости от типа группировки

Сортировку - порядок всех задач внутри списка

Цвет - можно выбрать из заготовленных, можно указать свой

Показывать или нет - позволит скрыть неактуальные списки. В отличие от удаления можно будет вернуться к нему в будущем

Поля карточки задачи - от этого зависит, как задача будет отображаться внутри списка

Удалить созданный список пока нельзя, его можно скрыть с доски, переключив чекбокс "Показывать" в неактивное состояние.

Работа с задачами и колонками

Основной принцип работ с задачами в списках - их простой перенос из списка в список для более удобного восприятия статуса задачи или этапа ее решения. Перенос работает по принципу drag’n’drop (захватить мышью и переместить).

По такому же принципу можно поменять местами и сами списки.

В любом списке можно открыть карточку задачи во всплавающем окне и отредактировать ее:

Поменять название

Добавить описание

Установить сроки выполнения

Пометить выполненной

Удалить

Если нужно оставить комментарий в задаче или посмотреть ее более развернуто, во всплывающем окне по нажатию на пиктограмму карандаша можно открыть окно редактирования задачи. Там, помимо вышеперечисленного можно будет:

Описать продукт

Изменить исполнителя 

Задать категорию

Указать планируемое и фактическое время на выполнение задачи

Оставить комментарий

Клонировать задачу

Планы

Об инструменте

Планы - инструмент понедельного планирования вашей работы и делегирования задач. 

С помощью данного инструмента вы сможете удобно планировать свою деятельность, а также контролировать задачи и цели ваших подчиненных.

Часто в работе руководителя возникают ситуации, когда вы не до конца понимаете на чем конкретно сфокусирован тот или иной сотрудник в данный момент и сходится ли этот фокус с приоритетными для вас задачами. Как правило используются разные каналы постановки задач (таск-трекеры, корпоративный мессенджер, рабочие группы и личные встречи) и это неминуемо привносит бардак в управление процессами и препятствует достижению целей.

Идея инструмента в том, что вы составляете и фиксируете планы на каждую рабочую неделю в одном месте. Здесь вы быстро можете составить план как себе, так и подчиненному, добавив в него самые важные на данный момент для вас задачи из очереди задач.

При этом любую идею и задачу “на потом” вы никогда не потеряете, так как она всегда будет у вас перед глазами в очереди задач.

Кому доступен

Планы доступны всем сотрудникам. Каждый сотрудник может добавлять в планы задачи, которые должны быть выполнены в течение недели. 

Руководителям доступны планы их прямых подчиненных. 

Владелец, а также сотрудник с доступом “Администрирование всех задач” могут видеть планы всех сотрудников, в том числе удаленных. 

Принцип работы

В очередь Планов попадают задачи из списка Задач.

В Планы можно выводить задачи с Досок, для этого в настройках планов нужно выбрать интересующие доски. Также можно выводить список задач с досок других сотрудников, к которым у вас есть доступ, для этого нужно добавить такую доску в Избранное  

На странице Планов есть:

Строка с фильтрами

Планы на период

Бэклог

Разберем отдельно каждый элемент.

Фильтры

В фильтрах можно:

Настроить отображение планов: какие должности (если вы занимаете несколько позиций на структуре), какие категории задач и какие поля задачи должны выводиться

Выбрать сотрудника, чей недельный план нужно проверить (в том числе можно смотреть планы уволенных сотрудников)

Выбрать период - по умолчанию выводится текущий период. В выпадающем списке помимо текущей даты плана для выбора доступны 5 предыдущих и 5 следующих недель. Если нужно посмотреть более старые данные, можно переключиться на предыдущий период по стрелке, тогда в выпадающем списке станут доступны еще 5 недель ранее.

Все задачи в планах можно сгруппировать по тегам (если они есть в задаче). Задачи без тегов попадут в соответствующую группу

Кроме фильтров есть кнопка “Копировать задачи”. По нажатии на кнопку данные о задачах скопируются в буфер обмена в формате csv и их можно будет добавить в таблицу.

Планы

Сама таблица с планами состоит из категорий задач по вертикальной оси и полей задач горизонтальной (как настроить отображение полей и категорий упоминалось выше в Настройке отображения планов).

У вас на рабочем столе может быть несколько планов, если вы занимаете несколько должностей в компании.

Добавлять задачи в план можно в самом плане.  Для этого в поле “Добавить новую” нужно ввести название задачи и нажать на Enter.

Просроченные задачи из прошлых планов подсвечиваются красным цветом, выполненные - зеленым. Задача считается невыполненной вовремя, если период, в который она должна была быть выполнена, прошел, а задача не была отмечена завершенной.

При этом, незавершенная задача автоматически добавляется в ваш очередь задач, чтобы вы не потеряли ее при формировании планов на новую неделю. Если задача была невыполнена в течение нескольких планов, под ней появится отображение в виде точек, соответствующее количеству планов, в которых была задача. Это поможет приоритезировать, какие задачи стоит брать в работу первыми. 

Списки задач в планах

Справа от планов выводятся разные списки с задачами, с которыми можно работать в планах. Чтобы перенести задачу в план, и наоборот, из плана, нужно нажать на соответствующую кнопку. Задачи, убираемые из плана, будут попадать в очередь задач. 

Очередь задач

 В этот список задачи попадают автоматически - те, где вы исполнитель и в которых не указан срок выполнения. Также вы можете добавлять туда задачи вручную для последующего распределения.

Если задача была добавлена в план и не была выполнена вовремя, она вернется в очередь и будет отмечена красной точкой.  

По умолчанию задачи выводятся единым списком, но в настройках можно задать группировку задач и сортировку, согласно которым задачи выстроятся в определенном порядке. В том же окне можно выбрать, какие поля задачи будут отображаться в этой панели.

Задачи подчиненных

В этом списке будут собраны задачи всех ваших прямых подчиненных. Эти задачи также можно перенести себе в план, чтобы можно было следить за результатом ее выполнения, не открывая план сотрудника. Задачи в этом списке также можно группировать и сортировать по разным полям.

Аудируемые задачи

В этот список попадают задачи других сотрудников, где вас указаны как аудитор. Аудитор не может редактировать задачу, но может оставлять комментарии и будет получать уведомления об изменениях в задаче.

Задачи с досок

Если в настройках вы укажете, с каких досок должны выводиться задачи в планах, то под каждую доску появится свой список. В этих списках задачи будут по умолчанию сгруппированы в соответствии с тем, в каком списке они находятся на этой доске. Такой вид группировки называется "Панель". Вы можете изменить его на другой удобный вариант, но тогда не будет понятно, как эти задачи расположены на доске относительно друг друга.

Метрики и дашборды

С чего начать работу с метриками

Для чего нужны Метрики и Дашборды

Метрики и Дашборды позволят контролировать выполнение показателей всеми сотрудниками компании от рядового до руководителя. Заполняя свои статистики, каждый сотрудник чувствует личную ответственность за результат и успех компании. Поэтому важно правильно назначить каждой должности свои метрики и отладить контроль за ключевыми показателями. 

2.1 Метрики: обзор инструмента

Шаг 1. Создаем первую метрику и разбираемся с механикой

Для начала работы с метриками ее нужно назначить для какой-либо из должностей. После того, как метрика создана, ее можно заполнять, устанавливать квоты, смотреть средние значения за периоды. А если ответственный за выполнение показателя уволился, можно всегда передать его метрику приемнику. Обо всех этих действия пошагово разберем в инструкции.

Шаг 2. Где работать с метриками и не только

Основная страница для работы с метриками - Рабочий стол. Но помимо метрик на нем можно увидеть дополнительную информацию, полезную в работе. Для чего нужен рабочий стол можно прочитать в небольшой статье.

Шаг 3. Настраиваем произвольные графики работы

По умолчанию графики метрик выстраиваются на основе графика работы 5/2. Но если в вашей компании есть специалисты, кто работает по другому графику, например 2 через 2 или вообще без выходных, и в связи с этим заполнять метрики им неудобно, вы можете настроить для каждого отдела собственные графики работы, на основании которых будут строиться графики метрик. 

Как это сделать, описано в документации по ссылке.   

Шаг 4. Создаем дашборд и добавляем на него метрики

Дашборд - это визуальное отображение нескольких разных метрик на оной странице. Помимо метрик можно также добавлять данные из таблиц или других ресурсов. Как настроить первый дашборд, добавить метрику описано в документации по ссылке. 

Метрики

Назначение метрик на должность

У любой должности помимо определенных должностных обязанностей должны быть ключевые показатели (метрики), отражающие количество и качество результативной работы сотрудника на этой должности.

Каждой должности на структуре можно назначить любое кол-во метрик. Метрики может назначать только сотрудник с доступом «Настройка метрик». 

Это делается через Режим редактирования метрик (переход в него по иконке справа вверху):

У метрики можно задавать, Название, Описание (пояснение, если название не однозначно описывает суть показателя), можно сделать её обратной (метрика, в которой чем значение меньше - тем лучше), делать её ежедневной, недельной или месячной, а так же можно объединить две метрики в двойную:

Среди метрик должности есть главная (ГМ или ГСД). По умолчанию главной назначается первая в сортировке метрика. Изменять сортировку метрик можно перетаскиванием (зажав кнопку мыши на нужной метрике).

Как работают метрики

Общая механика

Сотрудник, назначенный на должность, в разделе меню «Рабочий стол» видит свои метрики и здесь же может их заполнять. В зависимости от типа периодичности метрики (дневная, недельная, месячная), на графике будут отмечены конкретные даты (каждый день для дневной, последний день отчетной недели для недельной и каждый месяц для месячной). При этом, в дневной метрике выходные дни не отмечаются на графике. Проверить, какие дни являются для ваших сотрудников выходными и изменить их вы можете в графиках работы.

Заполнение метрик

Чтобы добавить значение метрики просто нажмите на графике на тот период, куда необходимо добавить значение.

Можно вносить значения только в прошедшие и текущий периоды, на следующий период можно проставить только плановое значение (квоту): 

в дневной можно внести значение за сегодня и за предыдущие дни. На завтра можно поставить только плановое значение (квоту)

в недельной можно заполнить все предыдущие значения и значение за текущую неделю (но только, если уже наступил отчетный день)

в месячной можно заполнить все предыдущие периоды и значение за текущий месяц (но только, если сегодня последний день текущего месяца)

Заполненные значения за несколько подряд идущих периодов объединяются в график и за последние три периода строится линия тренда:

Назначение квот

На любой период в метрике можно назначить квоту (ожидаемое значение на данный период). Для этого просто нажмите на иконку плюса над выбранным периодом.

В зависимости от процента выполнения квот, график окрашивается в разные цвета:

от 95% - зеленый;

от 60% до 95% - желтый;

от 30% до 60% - оранжевый;

до 30% - красный.

Будущие периоды с установленной окрашиваются в серый цвет

Кто видит те или иные метрики

По умолчанию сотруднику доступны его метрики и метрики его подчиненных (их значения он тоже может редактировать, при необходимости). При этом прямых подчиненных сотрудник видит сразу на Рабочем столе под своими показателями:

Каждого прямого подчиненного можно развернуть и детальнее посмотреть его метрики. Так же можно переключиться на метрики другого пользователя выбрав его в переключателе вверху:

На своем рабочем столе или выбранного пользователя можно посмотреть не только значения текущих периодов, но и прошедших, воспользовавшись фильтром по датам вверху страницы, справа от поля с выбором сотрудника. Если нужно посмотреть значения за все время заполнения сотрудником метрики, нужно нажать на три точки в правом углу интересующего графика и включить переключатель "Показать исторические данные":

  

Средние значения

Если показатели на графике сильно разнятся в значениях от периода к периоду, либо характерен всплеск или падение значений в какие-то из периодов (сезонность, особенность цикла сделок и т.п.), то в этом случае будет полезна функциональность "Отобразить средние значения".

Если его активировать, значения на графике пересчитаются на средние за несколько периодов. 

Количество периодов можно указать  в режиме редактирования метрик на структуре, по умолчанию это:

21 - для дневных статистик

5 - для недельных

12 - для месячных

С левого края графика будут убираться периоды, для которых не хватает значений для усреднения. Усреднив значения, можно будет посмотреть на динамику показателей , сгладив пики, чтобы проверить реальный тренд.

До усреднения:

После усреднения: 

Ссылка на данные для проверки

Иногда чтобы посчитать метрику мы используем разные excel таблицы или отчеты. Чтобы было удобней проверять данные, то каждый владелец своей метрики может указать ссылку для быстрого доступа. Для этого у каждого виджета метрики справа вверху можно указать ссылку. И после того, как её укажут, в названии метрики появится иконка для перехода по этой ссылке.

Данные из указанной таблицы не будут подтягиваться автоматически, это просто ссылка на документ или отчет, в котором руководитель может проверить правильность расчетов значений метрики.

Двойные метрики

Для объединения метрики в двойную нужно создать две отдельные метрики, затем у одной из них включить соответствующий переключатель (Двойная метрика) и в появившемся поле выбрать вторую метрику.

В двойную объединяются только метрики с одинаковой периодичностью (дневную с дневной, недельную с недельной) и находящиеся в рамках одной должности на структуре. Но в дашбордах есть возможность на один виджет вывести графики метрик из разных должностей.

Вы в любой момент можете разделить двойную метрику обратно на две раздельные (все значения при этом будут сохранены). Для этого просто нужно отключить переключатель Двойная метрика в настройках метрик.

Графики работы

В зависимости от графика работы в случае с дневной метрикой у разных сотрудников разные дни должны быть выходными и рабочими. Периоды для заполнения метрик формируются исходя из присвоенного сотруднику графика работы. Подробнее о графиках работы читайте в отдельной статье.

Передача метрик

Если на должности меняется сотрудник и вам нужно передать значения метрик, то можно это сделать следующим образом:

Снимаете с должности первого сотрудника

Назначаете его преемника

Переходите на рабочий стол первого сотрудника (даже если он уже удален, вы можете просматривать его метрики)

Включаете фильтр "Показать архивные метрики"

В разделе "Архивные метрики" у этого сотрудника вы увидите метрики, которые он вел до того, как его сняли с должности. У каждой метрики вы можете открыть меню выбора преемника. В нем вы можете выбрать сотрудника с той же должности, которому будут переданы эти значения

После выбора преемника ему будут автоматически скопированы значения данной метрики и он сможет продолжить вести ее с места остановки предыдущего ответственного.

Рабочий стол пользователя

Рабочий стол - это инструмент каждого пользователя, где он может работать с метриками, видеть, требует ли его внимание согласование заявок финплане, есть ли у него открытые курсы, сколько открытых задач на сегодня

Работа с метриками

2.3 Метрики: рабочий стол

На рабочем столе пользователя видны все доступные ему метрики, а также метрики его подчиненных

Сотрудник может заполнять здесь свои метрики, задавать квоты метрикам подчиненных, а также управлять их метриками (передавать при увольнении, смотреть архивные данные). Подробнее о работе с метриками можно прочитать в статье Метрики.

Чтобы на графике выводилось большее или меньшее число периодов, необходимо перейти в раздел Настройки -> Структура -> Настройка метрик и в поле Кол-во периодов в метриках указать нужное значение

Уведомления на рабочем столе

Помимо метрик на рабочем столе пользователя выводятся уведомления о:

Курсах Академии, которые вы должны пройти;

Заявок Финплана, ожидающих вашего согласования

Открытых задачах на сегодняшний день

При этом, если у сотрудника есть просроченный обязательный курс, метрики сотрудника заблокируются, он не сможет вводить данные, пока не завершит прохождение курса.

Отчет по метрикам

Из рабочего стола пользователя можно перейти в отчет по метрикам. Данные в отчете видны по своим метрикам, а также метрикам подчиненных. То есть, владелец компании, видит метрики всей компании.

Графики работы сотрудников

Рабочие графики

Каждому сотруднику вы можете присвоить соответствующий график работы. По умолчанию в проекте создается один недельный график, с двумя выходными (сб и вс) и набором дополнительных выходных и рабочих дней по производственному календарю. Этот график нельзя удалить.

В дополнение к этому графику вы можете создать свои. Это делается на странице настроек "Рабочие графики". График может быть недельным и с произвольным циклом:

В недельном графике вы можете настроить выходные дни (например, если у вас шестидневка и график по умолчанию вам не подходит), дополнительные выходные дни (праздники) и дополнительные рабочие дни

В графике с произвольным циклом вы можете задать кол-во рабочих и выходных дней в цикле, указать с каких дней начинается график (например, первую смену вы делаете с началом с рабочих дней, а вторую с началом с выходных дней), также указать дополнительные выходные дни и дату начала цикла (от какой даты система начнет отсчет по этому графику, другими словами, первый день когда вступает в силу этот график)

Для графика с произвольным циклом вы можете посмотреть на полученное распределение рабочих и выходных дней, нажав на иконку календаря:

Просматривать и редактировать рабочие графики могут сотрудники с доступами на просмотр и редактирование рабочих графиков соответственно.

Подробнее о дополнительных выходных

В настройках в разделе «Производственный календарь» вы можете настроить дополнительные выходные/рабочие дни.  По умолчанию они не попадают во вновь создаваемые графики.

Если при создании нового графика работы, вам нужно, чтобы дополнительные выходные/рабочие дни в нем соответствовали указанным в настройках производственного календаря, нужно при создании/редактировании графика нажать на кнопку "Дополнить из производственного календаря":

Рабочие графики и метрики

На графике метрики учитываются только рабочие дни. Если конец отчетной недели выпадает на праздничный день, то на графике отобразится предыдущий день. В дневной метрике выводятся только рабочие дни, таким образом график метрик сотрудника, работающего посменно, будет выводится без разрывов на выходные.

Однажды назначенный сотруднику график работы фиксируется в истории. Например, если сотрудник сначала работал на одном графике, а потом перешел на другой, то исторические данные метрик будут отображаться по старому графику, а новые данные уже по новому графику.

Назначение рабочего графика сотруднику

Назначить рабочий график может сотрудник с доступом на редактирование пользователей. Для этого нужно открыть панель редактирования пользователя в списке сотрудников раздела «Компания» и выбрать нужный график в выпадающем списке. 

График назначается именно сотруднику, а не должности. Например, у вас в отделе продаж сотрудники работают по графику 2/2. Если вы принимаете нового сотрудника и ставите его на должность менеджера отдела продаж, этот график не назначится ему автоматически, его надо будет проставить сотруднику отдельно. 

Обратите внимание: график для сотрудника вступает в силу с даты назначения. То есть он не изменяет прошлые периоды в метриках, а начинает действовать только с момента назначения.

Дашборды

Для чего нужны дашборды

В разделе Дашборды вы можете создавать неограниченное кол-во дашбордов. Дашборды могут быть полезны в первую очередь для отображения показателей на различных экранах и панелях в офисе. Таким образом, например, сотрудники конкретного отдела всегда будут видеть актуальное положение дел в отделе, что влияет на повышение групповой ответственности.

Также дашборд можно настроить для личного использования руководителем. Например руководитель отделения может вывести на него ключевые метрики начальников подчиненных отделов и на одном экране видеть общую картину и узкие места.

2.4 Метрики: дашборд

Как настроить дашборд

Создание

Для создания и настройки дашборда вам нужно просто добавить на него нужные виджеты. Это делается по кнопке "Добавить виджет". В раскрывшемся окне вы можете выбрать нужные метрики, а также можете выбрать опцию iframe (про нее чуть дальше). 

Если у вас нет кнопки "Добавить виджет" убедитесь, что вы владелец дашборда (только владелец может редактировать свой дашборд) и что вам доступны метрики (у вас или у ваших подчиненных должны быть назначены метрики).

Обратите внимание: при добавлении виджета вы добавляете связку метрика-сотрудник. У одной метрики у разных сотрудников будут разные значения. Поэтому, если, например, вы сменили сотрудника на должности - вам нужно удалить старые виджеты на дашборде и добавить новые (тк на старых буду выводиться значения прошлого владельца).

Вывод данных из других систем

Если вы хотите, чтобы на дашборде отображались данные из другой системы (например, Google Таблица), вы можете добавить окно iframe на дашборд, где указать ссылку на таблицу.После добавления ссылки в настройках виджета в окне будут отображаться данные со страницы по этой ссылке. Пример, как будет выглядеть дашборд, если добавить таблицу.

Аналогичным образом можно добавить виджет с данными из других систем, если, например, какие-то из метрик нужно загружать извне. 

Настройка отображения

После добавления виджетов их можно отсортировать в любом нужном вам порядке.

Дашборд построен в виде невидимой сетки. Каждый виджет занимает определенное число колонок и строк (это видно в настройках виджета):

При этом вы можете отредактировать общее кол-во колонок в строке, чтобы отрегулировать размеры виджетов. Например, если у вас виджеты имеют ширину в 4 ячейки, то настроив кол-во колонок в 12 вы выстроите виджеты по 3 в ряд (3*4 = 12):

Если вы не хотите публично показывать значения метрик (при выводе где-нибудь на экран в офисе), то у каждого виджета есть настройка “Скрыть левую шкалу”, таким образом будет виден только график:

И дополнительно дашборд можно перевести в режим демонстрации (также для вывода куда-то на экран), в котором скрывается левое меню:

Доступы

Доступ к дашборду можно выдать, как всем сотрудникам, так и конкретным должностям. По умолчанию доступ на просмотр есть только у владельца дашборда. Доступ на редактирование всегда остается только у владельца дашборда (в дальнейшем добавим возможность его передать).

Финансовое планирование 

О финансовом планировании - с чего начать

Финансовое планирование

С помощью инструмента финпланирования вы можете контролировать выделение и использование средств компании под любые цели и задачи. Вы можете построить процесс таким образом, чтобы любой расход совершался только после зафиксированного обоснования и последующего согласования.

В текущей версии вы можете собирать и первично обрабатывать в одном месте все заявки на любые расходы в компании. В дальнейшем инструмент будет существенно расширяться и дополняться новыми возможностями как для управления финансами внутри компании, так и для анализа и оптимизации расходов.

Как работать с финансовым планированием в Platrum

Механика работы простая: 

Каждый сотрудник может создать заявку на согласование определенной суммы под конкретную задачу. Заявку сотрудник может создать только в доступные для его должности типы расходов. Далее эту заявку рассматривает цепочка должностей согласно структуре организации вплоть до владельца. Вы можете сами настроить, какие должности в цепочке нужно пропустить, а какие должны быть обязательны для любой заявки.

Шаг 1. Создать типы расходов

Так как сотрудники могут создавать заявки только в доступные для их должностей типы расходов, нужно в настройках типов транзакций указать, для каких должностей, какие типы расходов доступны. Об этом подробно описано  в инструкции  "Настройка типов транзакций".

Шаг 2. Создаем первую заявку

Поле того, как для должностей указаны соответствующие типы расходов, можно перейти к созданию заявок. В  статье "Работа с заявками"  описано, как создать заявку, как устроен механизм ее согласования и как создать на основании согласованной заявки транзакцию расхода.

Шаг 3. Меняем базовые настройки "под себя"

По умолчанию цепочка согласования заявок строится по вертикали от должности того сотрудника, который создал заявку через всех его руководителей до владельца проекта. Но во многих компаниях в финальном согласовании участвуют сотрудники финансового департамента, а ряд руководителей вообще не принимает в этом участия. Изменить порядок, по которому заявки будут проходить одобрение можно в настройках согласно инструкции "Настройки финпланирования"

Настройка типов транзакций

В данной статье рассмотрен пример работы с типами транзакций на примере Расходов. Работа со всеми типами отражена в видео. 

6.2 Финансы: типы транзакций

Добавление типов расхода

На странице настройки типов расхода (Настройки -> Настройки типов транзакций -> Типы расхода) вы можете создать необходимые вам типы и категории расходов.

Все расходы изначально привязываются к конкретному отделу/должности структуры.

После создания типа к нужной должности вы можете создать к этой должности еще один тип или создать иерархическую структуру. Например, вы создаете тип расхода "Подбор персонала", который разделяется на два: "Подбор линейных сотрудников" и "Подбор на руководящие позиции". В свою очередь эти типы могут быть детализированы еще глубже.

В финансовом планировании ваши сотрудники смогут создавать заявки на выделение средств как на самый нижний уровень типа расхода, так и на верхний (часто заявка делается сразу на целое направление и нет смысла в излишней детализации). В примере выше ЗВС может быть создана и на "Подбор персонала" и на "Подбор персонала > Подбор линейных сотрудников > Менеджеры продаж".

При этом в финансах транзакции расхода создаются только на самый нижний уровень. В примере выше это только "Подбор персонала > Подбор линейных сотрудников > Менеджеры продаж" и "Подбор персонала > Подбор на руководящие должности".

Перемещение типов расхода

У каждого типа расхода есть иконка для открытия окна переноса данного типа. В нем вы можете выбрать другой тип расхода или отдел, в который нужно перенести этот тип со всеми вложенными в него. 

Например, если вы приняли решение, что расходы на подбор сотрудников в каждый отдел должны учитываться к этому отделу (чтобы учитываться в его маржинальности), а не к отделу персонала. Тогда, вместо удаления старых типов и создания новых в нужном отделе, вы просто их перенесете.

Для чего нужна разбивка по отделам

Сотрудники каждого отдела могут создавать заявки в финпланировании только в типы, привязанные к их отделу, а также в типы их вертикали по структуре (подробнее смотрите в статье о настройке финплана).

Таким образом однажды настроив разбивку типов расхода по отделам вам не нужно каждый раз вручную выдавать доступ всем новым сотрудникам к необходимым типам. 

Работа с заявками

Создание заявки

Создать новую заявку можно по кнопке плюса в правом верхнем углу. В открывшейся панели нужно заполнить сумму, описать продукт или услугу на которую требуется данная сумма, выбрать тип заявки (в зависимости от типа поле "Должность" заполнится автоматически), описать проблему, почему требуется данный продукт или услуга и решение (то есть как именно данный продукт или услуга решит проблему). В конце нужно выбрать период финпланирования, на который делается заявка.

Согласование заявок

Заявки выводятся в списке. Если у сотрудника есть доступ ко все заявкам, то он видит все заявки. Если нет, то он видит только свои заявки или заявки, где он участвует в цепочке согласования.

Сотрудник, который может поставить свое согласование по заявке видит у соответствующей заявки кнопки для отказа или согласования. 

Если сотрудник также может поставить финальное согласование, то он увидит соответствующую иконку (обратите внимание, что последний в цепочке финального согласования может под свою ответственность поставить финальное согласование без предыдущих согласований в цепочке)

Отклоненную заявку можно вернуть в работу (при этом она заново должна пройти весь путь согласования).

После финального согласования заявка переходит в статус “Согласовано”. 

Внесение оплаченной суммы по заявке

По полностью согласованной заявке можно внести фактически оплаченную сумму. Это может сделать сотрудник, у которого есть соответствующий доступ (смотрите в настройках доступов -> Внесение оплаченной суммы в финплане). У полностью согласованной заявки он увидит специальную иконку:

Или можно добавить расход прямо из заявки:

При нажатии на иконку или кнопку откроется окно для создания транзакции расхода:

В данном окне можно внести кассу, с которой произошла оплата, оплаченную сумму и указать тип расхода (если у вас пустой список касс - см как их создать в разделе Финансы чуть ниже). При этом, если не выбрать галочку «Перенести заявку в оплаченные», то внесенная сумма сохранится, транзакция будет создана, но заявка все еще будет в статусе “Согласована”. Это нужно когда, например, заранее был составлен и согласован бюджет под несколько задач/платежей. В таком случае вы можете вносить оплаченную сумму по частям и видеть сколько уже фактически оплачено из запрошенной суммы:

Расходы по заявке будут видны и в самой заявке: 

Если же при внесении суммы оплаты указать галочку «Перенести заявку в оплаченные», то заявка перейдет в статус “Оплачено”. 

В дальнейшем инструмент финпланирования будет существенно расширяться.

Настройка финпланирования

7.2 Финплан: настройка

Прежде всего вам нужно настроить инструмент под нужды вашего бизнеса. Для этого перейдите в раздел настроек по иконке шестеренки:

На открывшейся странице первые две настройки относятся к цепочке согласования заявок. 

По умолчанию в цепочке согласования участвуют руководители сотрудника, оставившего заявку, вплоть до владельца проекта. 

В верхнем поле вы можете выстроить цепочку финального согласования заявки. Эти должности в порядке слева направо будут участвовать в согласовании всех заявок независимо от того, кем они были созданы. Например, вы хотите, чтобы заявки всех сотрудников финально утверждал Финансовый директор. Даже если он не относится прямо к тому сотруднику, который создал заявку, он сможет согласовывать их все, если будет добавлен в это поле.

Далее идет настройка с помощью которой часть должностей можно скрыть в цепочке согласования. Например, вы можете убрать административного и генерального директоров, а также владельца. Тогда, например, если заявку оставляет администратор какой-либо секции, то ее согласовывает начальник отдела, а затем сразу должности из цепочки финального согласования. Так, вы можете избавить владельца от необходимости согласовывать все заявки.

Далее идет настройка категорий расхода. Для любой должности вы можете назначить свои категории. Категории всей вертикали по структуре доступны должностям этой вертикали. Например, если на отдел создана какая-то категория, то в нее сможет создать заявку как администратор секции этого отдела, так и генеральный директор. При этом администратор секции другого отдела уже не может создавать заявки с данной категорией.

Финансы

Начало работы с Финансами

В этой статье

Кому доступен инструмент?

С чего начать

Шаг 1. Добавляем типы транзакций

Шаг 2.Добавляем транзакции в проект

Шаг 3. Добавляем новые кассы и проекты

Отчеты

ДДС

Баланс

P&L

План по месяцам

С помощью данного инструмента вы можете вести работу со всеми основными финансовыми операциями: создавать кассы, транзакции дохода, расхода, перемещения, смотреть различные отчеты. А также вы можете связать транзакции расхода с заявками в Финплане. 

В этой статье мы расскажем вам как настроить инструмент и начать работу.

Кому доступен инструмент

По умолчанию инструмент доступен только Владельцу проекта.

Полный доступ к работе с инструментом другим сотрудникам можно выдать в разделе Настройки-> Доступы -> Финансы

Вы можете выдать как полный доступ, так и ограничить для некоторых сотрудников работу с финансами только просмотром некоторых отчетов.

С чего начать

Шаг 1. Добавляем типы транзакций

Все транзакции поступлений, списаний или перемещений должны быть структурированы, чтобы у вас было четкое представление о том, откуда приходят деньги и на что они расходуются.  

Без указания типа нельзя создать транзакцию. Как настроить типы транзакций и привязать их к должностям в компании подробно описано в этой статье.

Шаг 2.Добавляем транзакции в проект

После создания типов транзакций, можно добавить транзакции в проект. Вы можете сделать это загрузив их из excel файла или вручную по одной согласно инструкции.

Шаг 3. Добавляем новые кассы и проекты

По умолчанию в вашем проекте есть одна касса "Основная". Если вы работаете с несколькими счетами или деньги распределяются между разными направлениями бизнеса, можно добавить больше касс и создать отдельные проекты под каждое направление. О кассах и проектах можно прочитать в документации по ссылке.

Отчеты

Транзакции, добавленные в проект, создают основу для формирования отчетов. На текущий момент в Platrum доступны отчеты:

ДДС

Отчет о движении денежных средств. Его работа рассмотрена в отдельной статье 

Баланс

Отчет по состоянию ваших счетов на каждый момент времени. Как работать с отчетом, можно прочитать в инструкции.

P&L (profit and loss)

Отчет о прибыльности компании рассмотрен  в документации.

План по месяцам 

Отчет, показывающий прибыль компании по месяцам с возможностью задавать процент, прироста прибыли. Как с ним работать подробно описано  в статье.

Как добавить транзакции в Platrum

Добавление транзакций по одной

Работа с транзакциями в Platrum ведется на трех соответствующих вкладках: Доходы, Расходы, Перемещения. На каждой из них можно добавить новую транзакцию по синей кнопке с плюсом "Добавить". Появится окно добавления транзакции.

При создании транзакции всех типов нужно указать следующие параметры:

Касса - обязательное поле, к выбранной кассе будет отнесена созданная транзакция. В случае с перемещением указывается из какой кассы в какую будет перемещена транзакция.

Тип - обязательное поле, тип транзакции, к которому будет привязана транзакция. Типы выбираются из списка в настройках

Сумма - сумма транзакции

Описание - дополнительный комментарий с описанием транзакции

Импорт транзакций из файла

Вы можете загрузить в проект сразу список транзакций вместо создания каждой транзакции вручную. 

Загрузить можно транзакции всех трех типов (доходы, расходы, перемещение).

Подробно об импорте также доступна видео-инструкция

6.3 Финансы: импорт транзакций

Подготовка файла

Загрузка происходит из CSV файла (любая электронная таблица легко сохранятся в данном формате). 

Для импорта вам нужно подготовить файл следующего формата:

Касса 

Сумма

Автор

Тип

Дата создания

Дата отчета

Описание

ИП Иванов

10000

Евгений Ленский

Поступление от оплаты счета

07.02.2020

03.06.2019

"ООО ""Ромашка"" - Оплата по Агентскому договору № 1"

Основная

999.59

Поступление от оплаты счета

03.06.2019

"ООО ""Ромашка"" - Оплата по Счету №21"

Основная

1500

Поступление от оплаты счета

В колонке Касса нужно указать название кассы в том виде, как вы его задали в проекте. Касса обязательна

В сумме десятые доли отделяются точкой. Сумма обязательна

Автор так же указывается в соответствии с именем в проекте. Его можно не указывать, тогда автором транзакции будет сотрудник, выполнивший импорт

Тип транзакции так же указывается в точном соответствии с названием в проекте. Тип транзакции обязателен

Типы транзакции в расходах могут иметь вложенную структуру, тогда в файле она отображается через знак >. Например: «Операционные расходы > Аренда офиса». Знак > отделяется пробелами.

Дата создания может быть указана при необходимости. По умолчанию это будет дата проведения импорта. Формат строго дд.мм.ггг.

Дата отчета может быть указана при необходимости. По умолчанию это будет дата проведения импорта. Формат строго дд.мм.ггг. Дата отчета нужна, чтобы отразить эту транзакцию в отчете за корректную дату

Описание может содержать текст с комментарием к транзакции

После того, как таблица готова, сохраняйте ее в CSV формате (разделитель: запятая). Например, в google sheets это делается так: переходим в меню Файл -> Скачать -> CSV файл.

В результате вы получите такой файл: Пример импорта доходов

Если в файле нужно указать заявку финплана, за которой закрепить расход

Если помимо финансов вы используете инструмент Финплан, то большинство транзакций расхода должно быть закреплено за соответствующей заявкой.  

Чтобы не приходилось вручную искать заявки и менять у них статус, нужно добавить в таблице две дополнительные колонки:

Заявка - id заявки (ее номер)

Пометить заявку оплаченной- оплачивать полностью или нет (принимает значения 0 или 1).

То есть строка в таблице, где у транзакции указана заявка, которую нужно перевести в оплаченные, будет выглядеть так:

Если вы хотите закрепить расход за заявкой, но не переводить ее в оплаченные, то в колонке Пометить заявку оплаченной нужно указать 0.

Процесс импорта

Импорт происходит на отдельной странице. Доходы, расходы, перемещения импортируются раздельно. На каждой их страниц (доходы, расходы, перемещения) есть иконка для перехода к импорту (она доступна тем, кто может создавать транзакции)

На странице импорта вы можете скачать пример и загрузить свой файл. После загрузки файла начнется процесс импорта. Если в файле будут ошибки, то импорт не произойдет, а вы получите подробный вывод ошибок, который подскажет, что нужно поправить

После исправления ошибок в файле можно повторить попытку импорта заново. После успешного импорта вы увидите кол-во созданных транзакций.

По API

Помимо описанных способов вы также можете автоматизировать процесс добавления транзакций в платформу посредством API. Необходимые для этого методы описаны в документации - http://api.docs.platrum.ru/modules/fintransaction/

Если вы не нашли в описании каких-либо методов, которые нужны вам для работы, можно посмотреть их формат в консоли браузера. Напишите нам об этом, мы учтем это при доработке документации.

Работа с транзакциями

В Platrum можно работать с тремя видами транзакций:

Доходы

Расходы

Перемещения

Добавляя транзакции в проект, вы закладываете работу с финансовыми инструментами Platrum: Финансы и Финплан.

В видео ниже можно посмотреть пример работы с финансовыми транзакциями

6.1 Финансы: работа с транзакциями

Основные настройки финансов

Для начала работы с инструментом нужно создать проекты и кассы.

Проекты

Если вы ведете учет по нескольким направлениям деятельности, то вы можете создать соответствующие проекты и для каждой транзакции присваивать нужный проект. 

Например, ваша компания занимается производством оборудования, его реализацией и сервисным обслуживанием. Вы можете создать три разных проекта для каждого из направлений деятельности.

Если у вас создано несколько проектов, то данное поле и соответствующие фильтры будут выводиться на страницах финансов, а при добавлении транзакции можно будет выбрать нужный проект из списка. Если же проект один, то эти поля не будут выводиться в списке.

Кому доступно

По умолчанию редактирование проектов доступно Владельцу проекта. Чтобы добавленный в проект сотрудник мог редактировать список проектов в разделе Настройки -> Доступы -> Финансы нужно выдать нужному сотруднику доступ на редактирование проектов

Добавление проекта

Чтобы добавить проект, нажмите на кнопку “Создать” в правом верхнем углу страницы

В появившемся окне можно указать название проекта, а также выбрать его как проект по умолчанию. В этом случае при создании транзакций он будет проставляться в соответствующем поле автоматически.

Кассы

Кассы - это все счета, где хранятся деньги вашей компании или состояние которых может повлиять на компанию. Это может быть как сейф с наличными и расчетные счета разных представительств, так и личные счета собственника, если они как-то участвуют в финансовой деятельности компании.

В отчетах по балансу будут отображаться данные по состоянию касс

Кому доступно

К каждой кассе можно выдать свой доступ некоторым должностям. Такой доступ будет ограничивать список касс, по которым сотрудник с доступом на создание транзакций может создать транзакцию. Для каждой должности можно также включить доступ для всех подчиненных должности (стрелка слева от названия).

На отчеты данные ограничения не распространяются, если у сотрудника есть доступ в отчет, то он по умолчанию увидит всю информацию.

Если же вам нужно выдать кому-то доступ на работу сразу со всеми кассами, а также на их редактирование то просто включите его в настройках доступов.

Создание и редактирование касс

Чтобы создать кассу на странице Настройки -> Финансы -> Кассы нужно нажать на кнопку “Создать” в правом верхнем углу. В появившемся окне необходимо указать название кассы, валюту и выбрать, будет ли эта касса по умолчанию подставляться при создании транзакций

Здесь же, в кассах, вы указываете, с какими валютами, работаете в каждой из них. Впоследствии вы сможете строить финансовые отчеты по каждой кассе в своей валюте. 

При создании кассы, если вы хотите внести остатки на момент ее добавления в проект, вы можете создать транзакцию с названием “Остаток” для каждой кассы, чтобы это было отражено в отчете. Специального механизма для ввода остатков в системе нет.

ДДС

Отчет ДДС (движение денежных средств) агрегирует в себе данные обо всех транзакциях, которые были добавлены в проекте.

Как работать с отчетом, показано в видео:

6.4 Финансы: отчет ДДС

Кому доступен

По умолчанию отчет доступен Владельцу проекта. Чтобы другие сотрудники имели к нему доступ в разделе Настройки -> Доступы -> Финансы нужно выдать доступ “Отчет ДДС”

Сотрудник с таким уровнем доступа увидит полный отчет по движению денежных средств. Даже если некоторые кассы ему недоступны, в отчете ДДС он будет видеть транзакции по этим касам.

Принцип работы

Отчет формируется автоматически и строится по типам транзакций с той же иерархией, которая указана в настройках типов транзакций. 

В отчете есть три блока:

Прибыль

Доходы

Расходы

Доходы и расходы соответствуют сумме транзакций, которые вы добавляли в проект, а прибыль рассчитывается автоматически на основе их разницы. 

Каждый уровень отчета можно развернуть, чтобы посмотреть более детальную информацию о том, с какой целью создана транзакция, для какой кассы/проекта, кто автор транзакции и когда она была добавлена.

Все это облегчает контроль над деньгами компании.

Отчет может быть построен за определенный период времени, а также по-разному сгруппирован:

По времени (день/месяц/год) - группировка влияет на степень детализации отчета. Если в данной группировке выбрать День, то транзакции детализируются по дням выбранного периода, а если выбрать Год, то будет просто итоговая сумма за год

По дате транзакции - можно выбрать по дате создания транзакции в проекте, а можно по дате отчета. В некоторых случаях у одной транзакции эти даты не  будут совпадать и для них как раз предусмотрена данная группировка.

По отделам - по умолчанию расходы группируются по типам транзакций расхода. Вы можете переключить режим просмотра на группировку по отделам

P&L

Об отчёте

P&L (profit and loss) - финансовый отчет по прибыли и убытках компании. Он полезен для оценки финансовых результатов деятельности компании за определенный период.

Отличается от ДДС тем, что в нем видно не просто доход/расход, а все делится на составляющие, что в конечном итоге позволяет понять реальную прибыль компании на разных этапах.

6.7 Финансы: отчет P&L

Кому доступен 

По умолчанию отчет доступен только Владельцу проекта. Чтобы другие сотрудники могли видеть отчет, нужно выдать соответствующий доступ можно в меню Настройки -> Права доступа -> Финансы

Можно выдать как отдельный доступ только на просмотр, так и на настройки этого отчета.

Сотруднику будут доступны данные в отчете по доступным ему кассам. Соответственно, если ему доступна только одна из нескольких касс, в отчете он будет видеть данные только по доступной ему.

Как работает

В отчет подгружаются все транзакции, добавленные в проект, разбиваясь при этом на группы.  

Разбивка идет за счет связи типов транзакций и групп отчета. Отчет можно построить по дате создания транзакции, либо по дате отчета с группировкой по дням, месяцам и году.

Группы и их связь с типами транзакций создается в настройках P&L отчета. О настройках типов транзакций можно прочесть в статье.

Настройка отчета

Чтобы транзакции выстраивались по нужным группам, необходимо настроить группы 

и распределить все типы транзакций по этим группам.

Это можно сделать в разделе Настройки -> Финансы -> P&L

Добавляем группу

В примере мы используем группы транзакций, которые стандартно берутся за основу при формировании P&L отчета. Вы же можете добавлять свои группы в зависимости от особенностей бизнеса и предпочтений, платформа не ограничивает вас каким-либо стандартом.

Для этого нужно нажать на “Добавить группу”, ввести название и сохранить. Добавим первые группы дохода и расхода

Группы можно добавлять как статичные, так и рассчитанные по формуле. Формула строится из уже добавленные категорий. Чтобы создать формуу при добавлении транзакции нужно поставить галочку “Формула”

Так, добавим новую группу, рассчитанную по формуле (она имеет особую отметку в списке): 

Таким образом мы создаем все последующие категории.

Чтобы визуально было проще анализировать уже сгруппированные данные, окрасим группы в цвета. Это можно сделать, нажав на пиктограмму карандаша рядом с названием группы

Получим

Настроим группы отчета

Теперь, распределим типы транзакций между категориями. Для этого нужно перетянуть группу из несгруппированных категорий в созданную нами.

В результате напротив названия групп отчета появится количество прикрепленных к группе типов транзакций, а если развернуть группу, будет видно, что именно входит в нее. Таким образом вы всегда сможете скорректировать отчет

Когда все категории заполнены, а в проекте добавлены транзакции, можно посмотреть готовый отчет

Когда появляются новые типы транзакций, вам необходимо снова перейти на страницу настроек p&l, чтобы добавить новый тип в нужную категорию.

Если вы добавляете дочернюю категорию типу транзакции, которая уже находится в своей категории, этот подтип попадет  в нужную категорию автоматически.

Амортизация

При добавлении транзакции расхода в проект, вы можете указать, амортизировать ее или нет.

В этом случае расход будет распределен равномерно  по указанному количеству месяцев.

Чтобы такая функциональность была доступна, в настройках транзакций нужно включить соответствующий пункт

Баланс

Баланс - это сводный отчет об остатках денежных средств в кассах, добавленных в проект.

С его помощью можно видеть актуальное состояние всех счетов компании в определенный момент времени. 

Для того, чтобы данные были актуальны в любой момент ,  в проект необходимо добавлять все транзакции, проходящие через добавленные кассы.

Кому доступен

Отчет "Баланс" доступен Владельцу проекта, а также сотрудникам, которым выдан соответствующий доступ:

Сотрудник, имеющий такой доступ, сможет просматривать отчет Баланс по доступным ему кассам. Как настроить доступ к кассе, читайте в статье "Основные настройки финансов".

Если вы не можете открыть данный отчет, скорее всего, вам не доступно ни одной кассы, либо не выдан доступ в настройках. В этом случае обратитесь к владельцу вашего проекта для проверки на наличие доступов.

Как работает

Отчет формируется в разрезе касс, добавленных в проект.

Каждую кассу можно развернуть, чтобы посмотреть, какие транзакции проводились в выбранный период, кем и на какие нужды.

Кроме общего отчета вы можете выбрать отдельную кассу в фильтре, в этом случае данные будут показаны только в разрезе   выбранной кассы, либо наоборот, исключить ее из списка.

По умолчанию в отчете данные выстроены по дате отчета. Вы всегда можете поменять этот фильтр на дату создания транзакции. Тогда, если у вас есть транзакции, у которых дата создания отличается от даты отчета (это указывается при создании транзакции), данные в отчете пересчитаются.

Периодом отчета может быть только один день, поскольку в разные дни состояние отдельных касс меняется и выводить состояние баланса компании за несколько дней бессмысленно, такой отчет невозможно построить.

План по месяцам

План по месяцам показывает всю выручку компании по дням с динамикой роста и отклонениями.

В отчете можно посмотреть среднее количество выручки в рабочий и в выходной день, сравнить выручку по периодам, а также задать план роста выручки компании и следить за его выполнением.

Помимо описания, чтобы подробнее разобраться и на примере посмотреть, как работать с отчетом, можно ознакомиться с обучающим видео:

6.6 Финансы: отчет План по месяцам

Кому доступен

Планирование по месяцам доступно всем пользователям, которым выдан специальный доступ в настройках доступов

Сотрудник с таким доступом сможет видеть в отчете план п доступным ему кассам. Таким образом, если у вас несколько филиалов с разными счетами или в рамках одной компании разные сотрудники отвечают за разные кассы, вы можете выдать этот доступ им всем и каждый из них сможет видеть данные только по тому счету, который ему доступен.

Владелец проекта видит отчет по всем кассам.

Как работает

В отчете представлены данные по выручке по каждому месяцу. Есть три колонки с показателями выручки:

Общая выручка за месяц

Средняя в рабочий день

Средняя в выходной день

В средних показателях рассчитывается количество рабочих дней и динамика к базе. Значением базы является максимальное значение выручки за прошлые периоды.

Например, если вы только начали пользоваться, значение базы будет равно 0. По истечению первого месяца у вас уже будут данные по выручке и они пойдут за основу для базы следующего. В следующем месяце, если значение выручки превысит предыдущее, за базу будет взято уже оно.

Это позволяет высчитывать тренд роста выручки компании.

Процент роста в плане

В плане можно указать процент роста, на который вы планируете увеличить накопления в текущем месяце по отношению к предыдущим периодам.

Исходя из этого значения и максимального значения за прошлые периоды, рассчитывается План.

План в выходные и рабочие дни будут отличаться и высчитываются, исходя из соответствующих данных о выручке в выходные и рабочие дни. То, какие дни считаются выходными, а какие рабочими, берется из общих настроек проекта

Относительно процента накопления будет высчитываться отклонение от плана - оно может быть как в большую, так и в меньшую сторону. Благодаря этому вы  сможете посмотреть, насколько вы близки к выполнению плана по приросту выручки в любой момент времени.

Данные о выручке поступают в отчет на основе данных о финансовых транзакциях, которые вы добавляете в проект. Поэтому, чтобы отчет был максимально полезен, стоит добавлять все транзакции по всем кассам. Как добавить транзакцию, описано в статье.

Контроль качества

Начало работы с инструментом

Инструмент Контроль качества упростит процесс проверки качества работы сотрудников, а также поможет в  интерпретации результатов этих проверок благодаря сводному отчету, который формируется автоматически.   

Дополнительно можно посмотреть видео-обзор инструмента. Обратите внимание, в видео используется старый способ настройки панели проверки (он все еще доступен, но для браузера Chrome есть более удобное решение в виде официального расширения). 

8.1 Контроль качества: настройка и работа

Кому доступен контроль качества

По умолчанию доступ к отчетам контроля качества есть у аудиторов, проверяемых и их руководителей. Каждый из них видит в отчетах только данные по проверкам, в которых они участвуют. То есть, если вы менеджер отдела продаж или руководитель отдела продаж, то вы будете видеть в отчете только те проверки, которые касаются результатов вашей работы (или работы вашего подчиненного соответственно).

Аудитор видит в отчете все проведенные им проверки. Результаты работы своих коллег он не увидит.

Рядовые сотрудники, которые не участвуют в проверках и не являются аудиторами не могут зайти в инструмент Контроль качества, если у них нет особых прав. 

Чтобы сотруднику были доступны все данные в отчете у него должны быть соответствующие права доступа в настройках.

Есть два доступа, дающих право на: 

Просмотр отчетов - позволяет смотреть отчеты по всем проверяемым сотрудникам, даже если вы не аудитор и не проверяемый (или их руководители);

Управление чеклистами - позволяет создавать, изменять и удалять чеклисты. Подходит для администратора отдела качества.

С чего начать

Принцип работы инструмента основан на сверке проведенной работы с ожидаемым результатом в соответствии с определенным чеклистом. 

При использовании этого инструмента сотрудники работают со следующими сущностями: 

Шаг 1. Создаем чеклисты проверки

Это критерии проверки, в соответствии с которыми аудитор будет проверять сотрудника. В начале работы необходимо создать нужное количество чеклистов, указать в них проверяемых и ответственных за проверку. Внутри чеклиста можно ограничить тех, кому он доступен. О создании чеклистов и управлении ими читайте статью  Управление чеклистами

Шаг 2. Настраиваем панель проверки

Панель проверки - это виджет, который позволяет сотруднику открыть нужный чеклист на той странице, где нужно проверить выполненную работу. Виджет открывается поверх проверяемого окна. Это может быть что угодно: от страницы сделки CRM до листа Google Таблицы. О том, как настроить панель проверки читайте в статье  Настройка панели проверки

Шаг 3. Изучаем результаты в отчете

Данные обо всех проверках агрегируются в единый отчет, где сотрудники с соответствующим доступом могут посмотреть результаты проверок по конкретному сотруднику или отделу. Об отчете можно прочитать в статье Отчет Контроля качества

Управление чек-листами

Чеклисты - это заранее созданные критерии проверки, на которые опирается аудитор в процессе оценки качества работы других сотрудников. 

Создание чеклистов

На странице «Список чеклистов» можно посмотреть все созданные чеклисты, а также создать новый. Чтобы создать новый чеклист, нужно нажать на кнопку со знаком + в правом верхнем углу:

При создании чеклиста нужно заполнить ряд полей.

Составляющие чеклиста

Название чеклиста - оно будет выводиться в выпадающем списке аудитору при проверке. Поэтому лучше подобрать лаконичное и говорящее название, чтобы аудитор сразу понимал, какой ему нужно использовать.

Ссылка на проверяемую страницу - обязательное поле, здесь нужно указать ссылку на любую страницу, которую можно открыть в браузере, по которым аудитор будет проверять качество работы сотрудника. Если это страница какой-то конкретной сущности, например, сделки в CRM, то замените уникальный идентификатор (id) этой сущности на универсальную переменную формата {id}.

Аудиторы - в данном поле надо перечислить сотрудников, ответственных за проверку. Именно эти сотрудники смогут проводить проверки по данному чеклисту. Для разных чеклистов можно выбирать разных аудиторов, например: специфика проверки сотрудников отдела продаж явно будет отличаться от специфики оценки работы технической поддержки, соответственно, проверять качество их работы должны разные сотрудники по разным чеклистам.

Ограничение по выбору пользователей - здесь мы выбираем сотрудников, которых будем проверять в рамках данного чеклиста. По аналогии с предыдущим примером, для оценки тех.поддержки и отдела продаж у нас будут разные чеклисты и разные группы проверяемых

Таблица соответствия нарушений и санкций

Здесь мы по порядку прописываем возможные нарушения, которые может допустить сотрудник, описание нарушения (если требуется) размер штрафа нарушителю и бонуса аудитору (если планируете использовать систему штрафов и бонусов). В каждой строке можно задать сортировку нарушению, а также удалить нарушение, если оно перестало быть актуально. 

Пример заполненного чеклиста для проверки работы сотрудников отдела продаж:  

Штрафы - не обязательный параметр, если в вашей компании не практикуется начисление штрафов, вы можете оставить эти поля пустыми. 

После того, как все заполнено, нужно нажать на кнопку “Сохранить”. Если что-то изменится, вы всегда сможете отредактировать чеклист.

После настройки панели проверки чеклисты будут выводиться в виджете для удобства проверки сотрудников:

При этом на проверяемой странице выводятся только чеклисты, относящиеся к данной странице

Список чеклистов

Когда все чеклисты созданы, они в виде списка доступны на странице Список чеклистов.

В списке видны названия чеклистов, ссылки на проверяемые страницы, количество проверок и дата последней проверки. По любой из этих колонок можно отсортировать ваши чеклисты. Есть поиск, работающий по названию и ссылке на проверяемую страницу.

Справа в списке чеклистов у каждого есть три пиктограммы, которые позволят: 

Корзина - удалить чеклист;

Карандаш - редактировать чеклист;

Глаз - открыть отчет по этому чеклисту.

Подробнее о работе отчета можно ознакомиться в следующей статье “Отчет Контроля качества” 

Настройка панели проверки

Для удобства работы сотрудников контроля качества мы разработали виджет, помогающий проверяющему вносить данные в процессе проверки, не переключаясь между окнами/вкладками.

Его можно настроить двумя способами: с помощью закладки в браузере, либо при помощи расширения для браузера Google Chrome. Далее рассмотрим настройку обоих вариантов.

Если вы начали знакомство с инструментом с этой статьи, рекомендуем сначала создать чеклисты.

Расширение для Google Chrome

Установите расширение в интернет-магазине Google Chrome

 Правой кнопкой мыши нажмите на значок расширения и во всплывающем окне выберите “Параметры”

3. В открывшемся окне введите имя хоста (в адресной строке браузера текст до .platrum.ru)

После того, как вы ввели имя хоста, нажмите “Сохранить”. Появится уведомление, что Настройки успешно сохранены, можно закрыть окно. 

Когда вы выполнили описанные шаги, откройте вашу CRM (либо любой другой инструмент, где ведется учет проделанной работы сотрудником, это могут быть Google Таблицы или внутренняя ERP, например) и нажмите на значок в панели браузера, появится окно с соответствующим чек-листом:

Закладка в браузере

Этот способ использовался до появления расширения, но он также является рабочим и им можно воспользоваться, например, если вы предпочитаете использовать браузер, отличный от Google Chrome.

Ссылку для добавления в закладку, а также подробную инструкцию вы сможете найти в вашем проекте в разделе Настройки -> Контроль качества -> Настройка панели проверки:

Отчет Контроля качества

На вкладке «Отчет» Контроля качества можно посмотреть сводную информацию по итогам проверки. Все данные собираются автоматически, вам остается выбрать, по какому параметру вы хотите отфильтровать их для анализа.

Параметры фильтра отчета

Чеклист - будут выведены все проверки о этому чеклисту (если нет других фильтров); 

Дата отчета - промежуток времени, в котором проводились проверки;

Менеджер - проверяемый сотрудник;

Аудитор - сотрудник, который проверяет;

Отклонения - список нарушений из всех чеклистов. Можно выбрать несколько и показать проверки, где были выявлены эти нарушения (хотя бы оно из нескольких);

Проверяемые отделы - отчет выстроится по отделам, если вы указывали их в настройках чеклистов;

Кол-во проверок от -  выводятся чеклисты где количество проверок >= введенному числу в фильтре. Это нужно, чтобы, например, при оценке процента качества не учитывать чеклисты с малым количеством проверок.

Группировка

Группировать данные в отчете можно по Аудиторам, Менеджерам и Проблемам. 

Без группировки выводятся колонки с именами аудитора и проверяемого менеджера, страница проверки (id), Количество отклонений, штраф менеджеру, бонус аудитору, комментарий, дата проверки 

Группировка по аудиторам

При заданной группировке в отчете к каждому аудитору будут выводится следующие показатели:

Проблемных страниц - кол-во страниц, где были найдены ошибки;

Проверок - кол-во проведенных проверок;

% нахождения проблем - отношение числа найденных проблем к кол-ву проведенных проверок;

Найдено отклонений - кол-во отклонений, найденных при проверке. Отличается от кол-ва проблемных страниц тем, что на одной странице может быть несколько отклонений;

Штраф менеджеру - общий размер штрафа, который получил менеджер в ходе выбранных проверок;

Ср. штраф - средний размер штрафа проверяемого. Данный показатель будет полезен, чтобы в сравнении увидеть особенные нарушения, либо наблюдать, есть ли динамика у сотрудника на снижение размера штрафов (соответственно, нарушений); 

Бонус аудитору - общий размер бонуса, который получит аудитор в ходе выбранных проверок;

Ср. бонус - аналогично среднему штрафу, показывает среднее арифметическое размера бонусов аудитора;

Топ 3 проблем - выводятcя три проблемы, встречающиеся чаще всего с частотой выявления в процентах.

Группировка по менеджерам

Все показатели данной группировки схожи с показателями группировки по аудиторам. Единственное отличие - вместо показателя “% нахождения проблем” выводится показатель % качества. 

Считается по формуле 100% - n проблемных страниц/ n проверок. То есть, если у сотрудника из 10 проверок 1 проблемная, % качества будет равен 90%.

Группировка по проблемам

При данной группировке к названиям проблем  выводятся показатели:

Найдено отклонений - сколько раз встречалась данная проблема

% возникновения проблемы - процентное отображения частоты возникновения проблемы от общего числа проблем

Штраф менеджеру - общий размер штрафа, который получил менеджер в ходе выбранных проверок;

Бонус аудитору - общий размер бонуса, который получит аудитор в ходе выбранных проверок.

Пароли 

Как хранить пароли в Platrum

Описание инструмента

8.4. Управление паролями: обзор инструмента (вебинар)

Безопасный и простой инструмент для управления паролями. Храните и администрируйте в нем как личные так и рабочие пароли. Легко и подконтрольно выдавайте доступ сотрудникам к нужным им паролям. Всегда знайте сколько людей имеет доступ к тому или иному паролю и вовремя меняйте его, при необходимости.

Безопасность

При разработке инструмента управления паролями мы ставили безопасность на первое место. Как результат, хранение паролей организовано максимально надежно. 

Все пароли отправляются на сервер уже в зашифрованном виде и не могут быть расшифрованы без вашего участия.

К каждой категории паролей вы самостоятельно назначаете мастер пароль, с помощью которого шифруются пароли в этой категории. Без мастер пароля, даже с доступом к вашему аккаунту или напрямую к серверам, невозможно заполучить ваши данные.

Мастер пароли никогда не отправляются на сервер и известны только вам. 

Мастер пароль задается при создании категории и далее запрашивается при любом действии с паролями в этой категории (не только расшифровка самого пароля, но и удаление, редактирование, добавление нового и тд).

Введенный мастер пароль сохраняется в браузере, и больше не запрашивается пока вы работаете на странице паролей. При этом он хранится в зашифрованном виде в оперативной памяти браузера и никому не виден.  При обновлении страницы, переходе в другой раздел, закрытии вкладки – мастер пароль стирается из браузера и его нужно будет ввести заново.

Таким образом ваши пароли надежно зашифрованы и нигде не хранятся в открытом виде. Расшифровать пароль можно только с помощью мастер пароля, который известен только вам и вашим доверенным людям.

С более детальными подробностями вопроса безопасности данного инструмента вы можете ознакомится в отдельной статье.

Процесс работы

Общая механика

Вы или ваш доверенный сотрудник сохраняете пароли в системе. Вместе с паролем вы указываете дополнительную информацию для удобства: адрес входа в систему, название, описание, логин. Пароли можно разбить по категориям (папкам), чтобы хранить их более упорядоченно. При создании категории задается мастер пароль, без которого невозможно расшифровать пароли внутри этой категории.

Далее вы выдаете сотрудникам доступ к нужным паролям или категориям целиком.

Когда сотруднику становится доступен новый пароль, он получает об этом уведомление. В инструменте сотрудник увидит только те пароли и категории, которые ему доступны.

Но без мастер пароля сотрудник все-равно не сможет скопировать сам пароль, так что дополнительно вы сообщаете ему мастер пароль.

С мастер паролем и доступом к паролю сотрудник сможет его скопировать в буфер обмена для вставки на нужной странице авторизации.

Когда вам необходимо забрать пароль у сотрудника, вы просто забираете у него доступ к этому паролю. Но при этом, фактически, сотрудник еще знает пароль, так как он мог его где-то сохранить. Об этом факте система вам напоминает автоматически, дополнительно показывая сотрудников, которые имели доступ к паролю ранее. И напоминая тем самым, что пароль стоит сменить.

Создание категорий

Перед загрузкой паролей вам нужно создать категории. Для каждой категории нужно задать мастер пароль, который будет использоваться для шифрования ваших паролей и дополнительной проверки доступа (помимо доступа к категории):

Для простоты вы можете использовать одинаковый мастер пароль во всех категориях, это практически не скажется безопасности.

Обратите внимание: мастер пароль невозможно сбросить или восстановить, так как это нарушало бы безопасность хранения ваших паролей. Поэтому при его утрате получить пароли будет невозможно и придется заново записывать все пароли.

Поэтому обязательно сохраните мастер пароли где-то в надежном месте, чтобы не забыть их. Сами по себе мастер пароли ничего не дадут злоумышленнику, так как ему еще понадобится доступ к вашему аккаунту.

Добавление паролей

В созданной категории вы можете создавать пароли по одному или загрузить сразу несколько. Для создания пароля нужно указать его название, адрес входа в личный кабинет, логин и сам пароль. Дополнительно можно указать комментарий.

Массовая загрузка паролей доступна из выпадающего меню в каждой категории:

В панели импорта приведен пример и в реальном времени выводятся ошибки во вставленном вами тексте:

Выдача доступов

К каждой категории вы можете выдать доступ сотруднику на просмотр или редактирование. С доступом на редактирование он сможет редактировать и саму категорию и все пароли в ней. 

Также вы можете отдельно указать, может ли этот сотрудник сам редактировать доступы (например, добавлять других сотрудников). Если включить ему такую возможность, то он сможет выдать доступ только своего уровня (просмотр или редактирование) и только своим подчиненным.

Такой же механизм настройки доступа и к конкретному паролю в категории. То есть вы можете выдать сотруднику доступ только к тому паролю или паролям, которые ему нужны. 

Для редактирования доступа пароля нужно нажать на значение в колонке “Кому доступен”: 

Отозванные доступы

Отозванные доступы отображаются и у паролей и у категорий. Это список сотрудников, которые когда-то имели доступ к этому паролю/категории, но сейчас доступ отозван.

Если с тех пор пароль не менялся, то, по сути, этот сотрудник до сих пор имеет доступ к паролю (он мог сохранить его когда у него была возможность). Поэтому, когда кол-во отозванных доступов растет - пора сменить пароль. 

После смены пароля отозванные доступы сбрасываются, так как эти сотрудники уже точно не знают новый пароль.

Доступ администратора

В настройках доступов проекта можно выдать доступ “Администрирование паролей”. Этот доступ дает возможность видеть и редактировать все и создавать новые пароли и категории в проекте. При этом, конечно, сотруднику понадобятся еще и мастер пароли, без них он сможет только создавать новые категории, но не просматривать текущие пароли.

Подробнее о безопасности в управлении паролями

В данном разделе для ознакомления приведены технические детали, подтверждающие заявленную безопасность хранения паролей.

Для начала убедимся, что ни мастер пароль, ни сами пароли не передаются на сервер в незашифрованном виде.

Создание категории с мастер паролем

Пробуем создать новую категорию и указываем мастер пароль. В network видим запрос на сохранение и убеждаемся, что мастер пароль не передается на сервер: параметр encrypted_sample_password -  это не зашифрованный мастер пароль, как может показаться, а проверочный текст, зашифрованный с использованием вашего мастер пароля в качестве ключа.

Этот образец будет использоваться для валидации правильности введенного мастер пароля в будущем. То есть, это не мастер пароль и получить его отсюда обратно нельзя:

Сохранение пароля

Пробуем создать новый пароль, вводим данные и сохраняем. В network видим, что пароль не отправляется на сервер в незашифрованном виде (он шифруется вашим мастер паролем):

Механика работы

При создании категории вы задаете мастер пароль, который используется в качестве ключа шифрования для проверочного текста.

При сохранении очередного пароля перед отправкой на сервер он шифруется с использованием вашего мастер пароля.

При проверке введенного вами мастер пароля система пробует заново зашифровать проверочный текст и сравнивает с тем, что пришло с сервера. И если результат совпадает, то система пускает вас дальше.

Склад

О Складе - с чего начать

Об инструменте

С помощью данного инструмента можно вести учет имущества компании, отслеживать, у каких сотрудников находится то или иное имущество, а также планировать расходы на закупки и многое другое.

Об основных возможностях Склада можно также посмотреть в видео-обзоре:

9.1 Склад: работа с инструментом

В первой версии данный инструмент меньше подходит для автоматизации ведения учета на розничном складе и в дальнейшем мы расширим эту функциональность. 

Сейчас уже можно использовать инструмент для учета товаров.

Кому доступен Склад

Если за сотрудником закреплен какой-либо товар, он может открыть Склад и посмотреть все единицы товара, которые за ним закреплены. Если такому сотруднику не выдано специальных доступов, он не видит кроме товаров ни инвентаризаций, ни каких-либо транзакций, а также не сможет зайти в настройки склада и что-либо отредактировать.

Для тех сотрудников, кто отвечает за имущество компании, предусмотрены специальные доступы в настройках доступов:

С чего начать

В статьях раздела мы подробнее рассмотрим:

Настройки склада

Начать работу со складом необходимо с создания складов и категорий товаров. Подробнее об этом можно будет прочитать в этой статье. 

Работа с товарами

Как добавлять товары, закреплять их за сотрудниками подробно описано в инструкции.

Работа с документами

Как работать с поступлениями, списаниями и проводить инвентаризацию можно прочитать в документации по ссылке.

Амортизационные транзакции

Как амортизировать транзакции, чтобы понять, какие суммы теряет бизнес каждый месяц за счет износа имущества, а также запланировать, сколько нужно выделить средств на покупку нового, подробно описано в статье "Амортизация".

Работа с товарами

При переходе в Склад вы сразу окажетесь на вкладке Товары. 

Чтобы увидеть товары, нужно нажать на кнопку “Фильтровать”, выбрав нужные фильтры, либо “Показать все товары”.

Если у вас еще нет товаров, нужно начать с создания первого товара.

Добавление товара

Чтобы добавить единичный товар, нужно нажать на синюю кнопку с плюсом в правом верхнем углу. Появится окно добавления товара, где нужно указать:

Название

Срок эксплуатации в месяцах

Инвентаризационный номер

Категория

Поля с названием товара и категорией товара - обязательные. Остальные поля не обязательно заполнять, но мы рекомендуем заполнить Срок эксплуатации и инвентарный номер. 

Срок эксплуатации необходимо указывать для расчета амортизационных отчислений. (подробнее об этом описано  в отдельной статье “Амортизация”), а инвентарный номер позволит закрепить единицу одной группы товаров за отдельным сотрудником. В противном случае все стулья, добавленные в проект можно будет закрепить за одним сотрудником.

Добавляя товары, мы создаем номенклатуру того или иного товара в проекте, это еще не фактическое поступление на склад. Чтобы конкретная единица товара числилась на складе, необходимо создать транзакцию Поступления товара на склад. Подробнее о работе с документами описано в статье.

Импорт товаров

Если вы уже ведете учет товаров, вы можете импортировать товары массово. Для этого нужно подготовить файл в формате csv, где будут перечислены товары в определенном порядке. Пример можно посмотреть, скачав пример файла импорта:

При составлении таблицы, чтобы отдельные единицы товара можно было привязать к разным пользователям, у каждой единицы товара надо проставить свой инвентарный номер. 

На основании импорта будет автоматически создана транзакция Поступления с указанными товарами.

Привязка товаров к сотрудникам

Чтобы при учете всегда было ясно, у кого в использовании находится тот или иной товар, их можно закреплять за сотрудниками.

Для этого в общих настройках, в разделе Склад ->Привязка товаров к пользователям  нужно включить настройку 

В поле Ответственный за товары по умолчанию можно выбрать того, за кем будут закреплены все товары, пока нет нового ответственного. Идея в том, что у вас не может быть имущества, за которое никто не отвечает.

Это может быть заведующий имуществом компании, кто выдает сотрудникам товары,  либо сам владелец.

Чтобы одну единицу товара можно было закрепить за одним сотрудником, у нее должен быть свой инвентаризационный номер. Если вы добавите партию столов с одним инвентаризационным номером, вы сможете закрепить за сотрудником только все 20 столов, а не по одному на каждого. Поэтому нужно либо добавлять все товары по одному, либо воспользоваться импортом.

Список товаров

Добавленные товары отображаются по своим категориям. В таблице к названию каждой категории выводятся:

Средняя закупочная стоимость - среднее арифметическое стоимости товара в данной категории;

Остаточная стоимость - рыночная стоимость товаров категории после покупки товара (аналог его рыночной стоимости);

Срок эксплуатации, в месяцах - ориентировочный срок эксплуатации товара. Этот показатель влияет на расчет амортизационных отчислений, указывается при поступлении товара на склад;

Оставшийся срок эксплуатации в месяцах - разница между сроком эксплуатации и сроком, прошедшим с момента поступления товара на склад

Количество

По всем показателям, кроме количества рассчитывается среднее значение. 

О Товарах в таблице можно посмотреть более подробную информацию, кликнув на название. 

В открывшемся окне можно будет помимо выведенных в таблицу показателей также посмотреть историю товара: когда по нему проводилось поступление, за кем он числился, на каком складе хранится.

Если у вас докупается похожий товар, вы можете не создавать его заново, а клонировать уже существующий, изменив срок эксплуатации и инвентаризационный номер. Для этого в окне с информацией о товаре нужно нажать на “Клонировать”.

Когда все товары добавлены, к любому из них можно добавить новый документ: Поступление, Списание, Перемещение, Инвентаризация. 

О работе с документами отдельно описано в статье Работа с документами

Работа с документами

В текущей версии Platrum можно создавать документы: Поступление, Списание, Перемещение, Инвентаризация.

Их можно создать как на основании товара в списке товаров, так и в разделе нужного документа по кнопке “Добавить”

Для чего нужны документы в Складе

Склад  в Platrum помогает в ведении учета товаров компании как на физическом складе.

За счет создания документов можно вести учет текущего имущества в компании, проводить инвентаризацию, видеть, какая остаточная стоимость у оборудования, какие расходы нужно запланировать для будущих закупок, а также рассчитать амортизационные расходы.

Кому доступны

Для работы с документами в инструменте Склад, сотруднику должны быть выданы соответствующие доступы в разделе Настройки -> Доступы -> Склад. Владелец проекта по умолчанию обладает всеми доступами.

Доступы могут быть:

На просмотр транзакций

На редактирование транзакций

Соответственно, когда нужно назначить управляющего складом, у него должны быть проставлены все доступы из этого списка.

Поступления

Поступление - документ, создаваемый при добавлении какого-либо товара на склад. При создании нового поступления открывается окно, где можно выбрать товар из списка добавленных ранее. В документе можно указать:

Количество добавляемого товара

Цена закупки

Остаточная стоимость - аналог рыночной стоимости товара, ориентировочная сумма, на которую можно рассчитывать при желании продать товар после покупки. От данной стоимости рассчитываются амортизационные отчисления.

Для того, чтобы создать поступление, у вас уже должна быть создана соответствующая номенклатура товара. Как добавить товар читайте в статье "Работа с товарами".

В рамках одного документа можно добавлять несколько разных товаров.

Документ можно сохранить как черновик, либо пометить его проведенным, если товар уже закуплен.

Пока документ хранится в состоянии черновика, его можно в любой момент отредактировать. После того, как вы пометите документ проведенным, внести изменения в поступление уже будет нельзя.

После проведения поступления оно появится в общей таблице.

Списания

Списание - документ, который создается при списании товара со склада.

Механика работы аналогична работе с поступлением: при создании документа нужно выбрать списываемый товар, склад (если их несколько), откуда нужно списать товар, количество списываемого товара. При указании количества единиц для списания сумма списания проставится автоматически исходя из остаточной стоимости.

Документ также можно сохранить как черновик или отметить проведенным.

Перемещения

Данный документ предусмотрен для случаев, когда в компании есть несколько складов и нужно перепривязать товар от одного склада к другому. Например, у компании открывается новый филиал и часть имущества из основного офиса нужно прикрепить к новому филиалу.

При создании документа нужно выбрать номенклатуру для перемещения, где будет показано, сколько единиц товара есть в остатках на текущем складе, и склад для перемещения.

В поле "Кол-во переместить" необходимо указать, сколько единиц товара нужно переместить на новый склад. 

По аналогии с другими документами можно сохранить перемещение как черновик либо отметить проведенным.

Инвентаризации

Инвентаризация - проверка соответствия товаров, учтенных в складе, фактическому их наличию в компании.

При проведении инвентаризации необходимо создать документ "Инвентаризация" и указать в нем ту номенклатуру, которая нас интересует.

При выборе товара будет показано, какое количество этого товара сейчас зафиксировано на складе. Если вы при проверке не нашли ни на одном складе этой номенклатуры или нашли, но не пригодной для использования, в инвентаризации указывается фактический остаток 0.

По кнопке "Заполнить из остатков" в список товаров будут выведены все номенклатуры, по которым нужно будет указать фактический остаток при проведении инвентаризации в компании.

При сохранении документа как проведенного на основании этой инвентаризации автоматически будет создан документ списания на остаточную стоимость этой единицы товара. В соответствующем списании будет привязка к инвентаризации, показывающая, что это корректирующее списание на основе проведенной проверки. 

Настройки склада

Начать работу со Складом необходимо с создания склада и добавления категорий товаров. Чтобы это сделать, нужно открыть Настройки, внизу  будет подраздел Склад.

Когда в проекте еще не добавлено ни одного склада, надо начать с создания первого.

Создание склада

В разделе “Склады” нажмите кнопку “Создать” в правом верхнем углу. 

Откроется меню добавления склада. 

В нем нужно прописать Название, а также отметить, считать ли его складом по умолчанию или нет. Для завершения нажмите “Сохранить”.

Созданный склад можно будет в любой момент отредактировать или удалить. 

Вы можете создавать неограниченное количество складов в своем проекте, например, если у вас несколько офисов, в каждом из которых надо вести раздельный учет.

Создание категорий товаров

После того, как склад создан, нужно создать категории товаров.

По кнопке Добавить категорию, где будет только одно поле для названия категории

Справа от названия категории есть настройки процента амортизационных отчислений, о них отдельно будет описано в статье "Амортизация".

Любой категории можно добавить подкатегорию, нажав на +:

Каждой подкатегории можно задать свои настройки амортизации и создавать подкатегории.

Добавление товаров и привязку их к сотрудникам подробнее рассмотрим в статье “Работа с товарами”.   

Амортизация

Об инструменте

Амортизационные транзакции - это транзакции, которые создаются автоматически каждый месяц по каждому товару, у которого указан срок эксплуатации и указана остаточная стоимость.

Механизм амортизации в Platrum реализован с точки зрения управленческого учета, а не бухгалтерского. Главная задача этого инструмента - показать, какие суммы теряет бизнес ежемесячно за счет износа имущества компании.

Сумма каждой транзакции рассчитывается по формуле, где остаточная стоимость товара, указанная на момент его поступления, делится на срок эксплуатации:

{Остаточная стоимость} / {Срок эксплуатации, мес.} = Сумма ежемесячного амортизационного отчисления

Все транзакции фиксируются на странице Амортизационных транзакций, где их можно сгруппировать по типам и категориям, а также участвуют в формировании P&L отчета.

Есть несколько типов транзакций:

Первичная - транзакция, которая создается при поступлении на сумму разницы между закупочной и остаточной стоимостью товара;

Амортизационная - транзакции, которые создаются ежемесячно при наличии остаточной стоимости и срока эксплуатации у товара;

Списание товара со склада - транзакция, создаваемая при списании товара со склада. Сумма транзакции равна остаточной стоимости списываемого товара.

Кому доступен

Отчет по амортизационным транзакциям доступен владельцу проекта, а также пользователям с доступом "Просмотр амортизационных транзакций"

Как настроить

Первичные настройки амортизации задаются при создании категорий товаров в разделе склад.

По умолчанию в настройках амортизации прописаны значения:

Процент первичного списания - 20%, то есть при внесении товара с закупочной стоимостью 4000, его остаточная стоимость будет рассчитана как 4000-4000*20%=3200

Процент минимальной остаточной стоимости - 10%, здесь указывается минимальный порог, ниже которого остаточная стоимость товара не может опуститься. То есть для товара из примера, остаточная стоимость товара не может опуститься ниже чем 320 

Также при добавлении товаров необходимо указывать срок его эксплуатации. Если не задавать этого значения, вся стоимость товара будет сразу списана. Это подходит для случаев, когда вы добавляете какие-либо расходники. Если же вы приобретаете технику или мебель, что-то, что будет еще служить и что потенциально можно продать, то лучше указать срок эксплуатации.

Список транзакций

Все транзакции выводятся в одном списке на вкладке "Амортизационные транзакции

Все транзакции можно сгруппировать по:

категориям

месяцам

Также можно фильтровать транзакции в фильтре по:

категории товаров

названию

сумме списания

остаточной стоимости

остаточном сроке эксплуатации

дате создания

типу транзакции

Указанные фильтры помогут отсортировать транзакции и, например, найти товары, у которых скоро истечет срок эксплуатации, чтобы провести инвентаризацию и актуализировать их состояние, либо спланировать закупки на замену.

Тарифы и оплата

Общая информация о тарифах расположена на сайте и в личных кабинетах на странице «Тариф и оплата»

Не получается оплатить (не подходят предложенные способы оплаты)

В таком случае напишите, пожалуйста, нам, мы обязательно поможем. Вы можете написать, воспользовавшись виджетом чата или, если вы на странице документации, то через форму обратной связи (в правом верхнем углу).

Вы оплатили счет по ошибке и хотите вернуть деньги или изменить параметры лицензии

В таком случае напишите, пожалуйста, нам, мы обязательно поможем. Вы можете написать, воспользовавшись виджетом чата или, если вы на странице документации, то через форму обратной связи (в правом верхнем углу).

Можно ли будет добавить пользователей к лицензии после оплаты?

Да, вы всегда можете добавить пользователей к оплаченной лицензии просто доплатив за них. У активной лицензии будет соответствующая кнопка, нажав которую вы можете выбрать необходимо число пользователей для добавления и произвести оплату картой или скачать счет. Сумма будет рассчитана с учетом оставшегося срока лицензии.

Можно ли изменить тариф после оплаты лицензии?

Да, вы можете изменить тариф при наличии уже оплаченной лицензии. Для этого напишите, пожалуйста, нам, мы обязательно поможем. Вы можете написать, воспользовавшись виджетом чата или, если вы на странице документации, то через форму обратной связи (в правом верхнем углу).

При расчете стоимости новой лицензии мы учтем остаток срока текущей и соответственно уменьшим итоговую сумму счета.

Можно ли не платить за пользователей, которые не заходят в проект?

Если в лицензии кол-во пользователей меньше, чем в действительности в проекте, то «лишняя» часть пользователей будет автоматически отключена (они не смогут пользоваться проектом).

Вы можете вручную управлять отключением пользователей на странице «Сотрудники» раздела «Компания». На этой странице вы можете отключить, например, сотрудников, которые просто размещены на структуре, но не пользуются проектом (например, разнорабочих).

Как работают ограничения бесплатного тарифа?