Для работы с задачам мы создали несколько инструментов, заточенных под разные процессы:

  • Доски - помогут организовать работу команды над проектом в одном месте
  • Планы - позволяют выделить фокусные задачи по неделям и следить за их выполнением.
  • Календарь задач (Главная) - основной помощник в планировании работы, отсюда и название инструмента. Здесь собраны все задачи в одном месте с календарем, чтобы можно было детальнее планировать рабочие дни, как свои так и подчиненных.

Каждый из инструментов мы подробно рассмотрим в отдельных статьях.

А начать мы советуем с изучения карточки задачи и того, как вы можете ее настроить под себя.

СОДЕРЖАНИЕ

Что есть в задаче

По умолчанию задача открывается в виде небольшого окна, где видно название, описание и исполнителя с постановщиком. Чтобы открыть задачу в большом окне справа, нажмите на карандаш.

В большом окне задачи можно:

  • указать название
  • теги
  • описание
  • сроки выполнения
  • планируемое и фактическое время
  • аудитора
  • выбрать доску
  • прописать информацию в дополнительных полях
  • оставить комментарии

Как повторять задачу

Помимо “разовых” задач вы можете настроить повторение одной и той же задачи с разной периодичностью. Для этого:

  • Установите срок в задаче
  • Нажмите “Повторять задачу”
  • Выберите, как часто вы хотите ее повторять, каждый день, по рабочим дням или раз в неделю.

Созданные задачи будут автоматически отображаться в вашем календаре на Главной, а также в Планах в группе “Регулярные действия”. 

Изменяя одну из регулярных задач, вы можете выбрать, применить изменение только к этой задаче или ко всем. В последнем случае у вас изменятся все задачи в будущем, начиная с этой. 

Завершая задачу, вы не будете видеть такое окно, закрывается всегда только та задача, у которой вы меняете статус.

Чек-листы

В задачах вы можете создать чек-лист, чтобы разделить ее на отдельные действия, необходимые для выполнения главной цели.

Чтобы создать пункт чек-листа, нажмите на "+" справа от заголовка "Чек-лист" в задаче. Введите название пункта, справа можно отметить, сделать чек-лист подзадачей или нет. Когда введете название, нажмите на Enter, пункт чек-листа сохранится.

Чтобы завершить пункт, нужно нажать на галочку слева от названия чек-листа. Если вам нужно удалить пункт, нажмите на три точки справа от пункта и выберите "Удалить пункт".

Пункты в чек-листах могут быть подзадачами. Если пункт чек-листа является подзадачей, вы сможете нажать на него и перейти в подзадачу. При закрытии пункта чек-листа, вместе с ним закрывается и подзадача. Это работает в обратную сторону - при закрытии подзадачи, пункт чек-листа закрывается вместе с ней.

Вы всегда можете сделать пункт чек-листа подзадачей или отвязать подзадачу от чек-листа.

Чтобы сделать пункт чек-листа подзадачей, нажмите на 3 точки справа от пункта чек-листа и выберите "Превратить в задачу".
Чтобы отвязать пункт подзадачу, нажмите на 3 точки справа от пункта чек-листа и выберите "Отвязать задачу". При этом и пункт чек-листа, и задача сохранятся.

Учет времени работы с задачей

В задаче можно прописать, сколько времени  вы планируете на ее выполнение и сколько реально потрачено. Это можно указать в полях задачи, но также, фактическое время можно фиксировать с помощью комментариев.

Для этого нужно оставить комментарий в формате:

2 h потрачено на задачу

Количество часов и текст вы можете указать любые, главное указать в нужной последовательности с буквой h (можно как заглавную, так и строчную).

Дополнительные действия

В задаче есть скрытое меню, где можно:

  • Клонировать задачу. Клонируя, вы можете сохранить клон идентичным оригинальной задаче, либо немного отредактировать будущую задачу перед сохранением.
  • Сделать эту задачу подзадачей другой. У родительской задачи появится чеклист со ссылкой на эту задачу.
  • Добавить связанную задачу. Связанные задачи помогают понять последовательность выполнения задач.
  • Настроить поля. Эта настройка отвечает за то, какие поля по умолчанию выводятся в окне, а какие скрыты. Скрытые поля можно показать, нажав на кнопку в виде двух стрелок.
  • Удалить

Администрирование задач

Некоторые действия доступны только пользователю с доступом на администрирование задач. Сотрудник с таким доступом может:

  • Редактировать и удалять созданные пользователями теги
  • Настраивать категории задач

Перейти в эти настройки можно, нажав на фото профиля слева, выбрав "Настройки", блок "Задачи":