Для создания шаблона бизнес-процесса нужно перейти в конструктор бизнес-процессов. Во вкладке можно увидеть список шаблонов, которые уже созданы в проекте.


Доступы на создание шаблона бизнес-процесса

Для создания шаблона бизнес-процесса есть 2 уровня доступа:

  • Создание и редактирование своих бизнес-процессов - сотруднику будет доступно создание и редактирование бизнес процессов, которые созданы сотрудником или его подчиненным;
  • Администрирование всех бизнес-процессов - дает полный доступ ко всем действиям с разделом Бизнес-процессы.


Выдать один из доступов вы можете в настройках доступов вашего проекта.


Создание шаблона бизнес-процесса


Чтобы создать шаблон бизнес-процесса, вам нужно перейти во вкладку "Конструктор бизнес-процесса" и нажать на + в правом верхнем углу страницы.


Перед вами откроется страница с настройками бизнес-процесса:


На этой странице вы можете редактировать любые действия и шаги, чтобы настроить бизнес-процесс под задачи вашей команды.


В поле Информация о процессе вы можете внести название процесса и родительский процесс, если он есть.


Родительский процесс - процесс, который предшествует текущему создаваемому дочернему процессу.
Например: родительский процесс "Согласование вакансии" с подпроцессом "Заявка на найм".


В поле "Сущности процесса" можно добавить сущности, которые понадобятся вам при прохождении по шагам процесса. Подробнее о них можно узнать в разделе Сущности процессов.


Ниже вы можете добавить шаги процесса. Поля настраиваются вами под вашу определенную задачу. 
Например, вам нужно, чтобы сотрудник отправил заявку на отпуск, указал в ней даты желаемого отпуска и причину.

Тогда вы добавляете три поля: причина отпуска, дата начала отпуска и дата окончания отпуска. Все поля можно настраивать. Если у вас есть еще какие-либо данные, которые нужны для согласования отпуска, вы можете их добавить.

 
Чтобы быть уверенными в том, что сотрудник не добавит лишнюю информацию, вы можете настроить тип каждого поля:


  • Строка - нужна краткая информация по вопросу, поместится в одну строку;
  • Текст - нужна развернутая информация;
  • Число - нужно получить число от сотрудника. Например, размер тиража;
  • Список - сотруднику предстоит выбрать из вариантов только один.
  • Дата - нужно указать дату;
  • Дата и время - нужно указать дату и время;
  • Вложения - можно прикрепить вложение;
  • Пользователи - можно выбрать нескольких пользователей из числа сотрудников в проекте;
  • Пользователь - можно выбрать одного пользователя из числа сотрудников в проекте.


Поле можно отметить обязательным, если информация необходима для прохождения процесса.


В информации о шаге можно добавить исполнителя, который будет ответственен за текущий шаг.
В нашем случае отправляет заявку сотрудник, а согласовывает ее в следующем шаге руководитель этого сотрудника. Поэтому выбираем "Руководитель исполнителя из прошлого шага, который завершил шаг".

Вы можете выбрать любого вариант ответственного, чтобы настроить свой процесс как можно более гибко.



Добавляем описание для руководителя сотрудника, чтобы пояснить, какие действия он должен сделать.

Можно задать Отображаемые сущности или поля из процесса.
Например, у нас в процессе есть причина отпуска. Мы можем отобразить ее в шаге, а можем скрыть.

В дедлайне шага указываете, сколько дней, часов и минут исполнителю может быть доступно на выполнение этого шага. Отсчет времени начинается с момента перехода к указанному шагу.
Если вы не хотите, чтобы исполнитель мог менять сроки выполнения шага, можно снять галочку "Можно перенести" справа.



Если на этом шаге ваш процесс будет выполнен, то можно "Считать процесс в этом шаге завершенным". Тогда при переходе на текущий шаг процесс будет считаться автоматически завершенным.


Затем вам нужно продумать, какие результаты выполнения шага могут быть?
В нашем случае руководитель может не согласовать отпуск сотруднику, соответственно, нужно будет продумать вариант отказа в отпуске.
Для этого лучше создать отдельный шаг в процессе, при переходе на который задача будет завершена.


Допустим, отпуск был согласован, тогда мы можем указать "переход на указанный шаг", а справа указать, на какой шаг перейдет исполнитель. Например, нужно будет согласование отпуска отделом кадров.
Если никакой больше дополнительной информации не нужно, а за наймом сотрудника последует другой процесс, тогда выберем "открыть дочерний процесс" и укажем, какой процесс нужно открыть.


Все шаги и процессы прописываются вами, после чего могут быть доступны для выбора в других шагах процесса. Одной гибкой настройки для всех процессов нет, вы подстраиваете каждый шаг под ваши задачи.


Когда вы завершите создание процесса, нажмите на "Создать" в правом верхнем углу страницы создания процесса.


Сущности бизнес-процессов


Сущности бизнес-процессов нужны, чтобы вы имели шаблон с полями для заполнения исполнителем процесса. Шаблон можно показать на любом шаге процесса.

Например, у вас есть несколько процессов, где необходимо заполнить данные клиента. Вы можете создать сущность "Клиент", в которую добавите поля для заполнения в бизнес-процессе.



Таким образом, при выборе сущности "Клиент" у вас теперь будет автоматически отображаться строки: имя, фамилия, отчество и телефон. А вы сэкономите время на внесении одинаковых полей.


Сущность можно настроить любую, исходя из потребностей бизнес-процессов вашей организации.


Сущность может отображаться:

  • Везде - отображается во всех бизнес-процессах, использующих текущую сущность. Такое поле нельзя редактировать в конструкторе бизнес-процессов. Изменения в нем будут применены для всех его копий.
  • В конкретном процессе - отображается только в контексте бизнес-процессов, использующих текущую сущность, в которых поле создано или за которыми поле закреплено. Такое поле нельзя использовать в бизнес-процессах, за которыми не закреплено поле.

После заполнения сущности нажмите "Сохранить" в правом верхнем углу экрана.


Webhook

Webhook - механизм оповещения различных систем об определенных событиях. В Platrum вы можете использовать их для передачи данных о шагах бизнес-процесса в другие сервисы, которые поддерживают webhook, на ваш сайт или почту.
Например, у вас есть процесс по производству деталей для оборудования. Когда вы закончите шаг производства, вам нужно будет связаться с заказчиком, чтобы оповестить его. Завершая шаг, вы можете отправить webhook в CRM-систему, куда в сделку автоматически придет вся информация о выполненных работах.


Как настроить webhooks?

Добавить webhook вы можете в конструкторе бизнес-процессов на этапе выбора кнопки действия. Выберите название вашего webhook и вариант "Отправить вебхук".
Например, в нашем случае webhook будет отправлен в сервис электронного документооборота, где автоматически будет создано задание на формирование приказа об отпуске.



В последней строке нужно добавить ссылку, которая будет сформирована после настройки webhook.


Если ваш разработчик настраивает получение webhook, он сообщит адрес, на который его нужно отправить. Если вы используете специальные сервисы-интеграторы, то они предоставят вам url на одном из этапов настройки.

Вы можете заказать услуги по настройке инструмента в ваш бизнес под ключ, дл простую форму на сайте: https://platrum.ru/freeconsultation


Примеры кейсов использования

1. У вас есть производство продукта в множество этапов, многие из которых требует взаимодействия с подрядчиками и клиентами.
Вы можете создать бизнес-процесс на основе шагов в вашем производстве. В шагах, где требуется коммуникация, вы можете отправлять webhook в CRM-систему, которую используете, чтобы у ваших сотрудников появилась задача. Например, позвонить клиенту и утвердить правки в дизайне упаковки.


2. Вы можете настроить бизнес-процесс, через который ваши сотрудники будут уходить в отпуск. После согласования отпуска, вы можете отправлять webhook в вашу систему электронного документооборота, чтобы у HR-отдела была создана задача на составление приказа об отпуске.


3. У вас есть бизнес-процесс по согласованию скидки для клиента. Когда скидка будет согласована, вы можете отправить webhook, который придет бухгалтеру в виде письма на электронную почту о том, что нужно выставить клиенту счет со всеми деталями по нему.