Согласование платежей¶

Об инструменте¶

Согласование платежей позволит более точно планировать бюджеты компании вкупе с финпланом.

Суть этого инструмента заключается в том, что вы можете создавать в таблице записи о плановых платежах, а ответственные за платежи сотрудники будут согласовывать, оплачивать ли этот платеж сейчас или перенести на другое время.

Настройка доступов¶

Чтобы начать работу с согласованием платежей, нужно включить этот инструмент в настройках фин. планирования. При включении доступ получает администратор проекта. Другим пользователям инструмент станет доступен, если:

• Сотрудник участвует в цепочке согласования платежей

• У него есть доступ на просмотр или создание платежей

Доступы к платежной таблице позволяют видеть платежи только по доступным сотруднику кассам и проектам. Поэтому при настройке доступов убедитесь, что те, кто будет работать с таблицей, имеют нужные доступы к кассам и финансовым проектам.

При включении согласования платежей у вас появится поле, где можно указать, какие сотрудники будут согласовывать платежи. В отличие от финплана в этой цепочке нет жесткой последовательности, когда платеж согласовывают по очереди, все участники цепочки равнозначны.

Создание и редактирование платежей¶

Когда доступы выданы можно начать работу с таблицей. Создавать платежи можно вручную по одному, либо массово импортировать их из csv, если вы уже вели такой учет ранее в таблицах или других инструментах.

При импорте сначала выполняется полная проверка строк файла. Если найдены ошибки, платежи не создаются: система покажет список ошибок по строкам, и файл нужно исправить и загрузить заново.

Ограничения для файла импорта:

• формат файла: CSV;
• первая строка считается строкой заголовков и не импортируется;
• поддерживаются кодировки UTF-8 и Windows-1251.

При создании платежа необходимо заполнить поля:

• Касса – откуда будет производиться оплата;

• Тип платежа – это может быть согласование расхода, либо перемещения денег между кассами. В зависимости от этого выбора определяется последующий набор полей;

• Получатель – в случае расхода, здесь можно выбрать контрагента, в случае перемещения – кассу-получателя;

• Тип транзакции – тип расхода или тип перемещения из тех, что установлены в настройках;

• Сумма;

• Проект;

• Заявка – в случае, если платеж связан с согласованной заявкой в финплане, можно указать эту связь в платеже. Для выбора доступны только согласованные заявки с той же валютой, которая указана в платеже;

• Дата отчета – дата, которой будущая транзакция должна отображаться в отчетах;

• Дата оплаты – планируемая дата платежа;

• Описание – описание заявки на платеж;

• Комментарий – дополнительный комментарий сотрудников.

Последние два поля сокращаются в таблице, но их можно развернуть, нажав на текст описания или комментария.

Согласование платежей¶

Сотруднику с доступом на согласование платежей доступны кнопки действия напротив каждого платежа. Есть пять действий:

• Согласовать – у платежа отметится один из этапов согласования.

• Отклонить — платеж перейдет в статус «Отклонено». Его можно вернуть в работу действием «Возобновить», после чего он снова перейдет в статус «На рассмотрении».

• На паузу – на случай, если пока платеж нужно отложить и оплатить позже. У него пропадут другие кнопки действия и изменится статус.

• Возобновить – появляется только у платежей на паузе. Действие вернет платеж в статус «На рассмотрении» и станет доступно согласование платежа.

• Создать транзакцию – доступно только согласованным платежам.

В платежной таблице используются статусы:

• На рассмотрении;
• На паузе;
• Отклонено;
• Платим;
• Оплачено.

Если платеж был согласован одной цепочкой согласовывающих, а позже в нее были добавлены новые участники, его не надо будет согласовывать повторно, он останется в статусе «Платим».

Создание транзакций на основе платежей¶

Как только платеж согласован, у него становится доступно создание транзакции. По нажатию на кнопку, откроется окно создания, уже заполненное данными из платежа. На всякий случай проверьте, что все данные верны, прежде, чем создавать транзакцию.

В не сможете создать платеж на сумму больше, чем изначально согласовано.

Когда транзакция будет создана, оплаченная сумма отразится и в платеже, и в заявке финплана, если вы ее привязывали.

Чтобы перевести платеж и заявку в статус «Оплачено» при создании транзакции не забудьте отметить соответствующий чекбокс.