Как устроены задачи в Platrum

Platrum имеет очень широкий спектр функциональности, в том числе - создание задач и ведение множества независящих друг от друга досок.

В данной статье

Создание задачи

Создать задачу можно, нажав на синюю кнопку “Добавить” в правом верхнем углу. Появится окно создания задачи:

Для создания задачи достаточно заполнить поле "Название задачи" (Если ранее вы не добавили обязательное поле).

Далее можно заполнить поля:

  • Название задачи - обязательное поле, без него нельзя создать задачу (Будет уже предзаполнено после создания задачи через мини-окно). Если в уже созданной задаче очистить это поле и попытаться сохранить, это не удастся сделать, у задачи вернется последнее сохраненное название.
  • Описание - можно подробнее описать суть задачи;
  • Теги - создаются и присваиваются задачам для более удобного их разделения и поиска в общем списке задач.
  • Постановщик - по умолчанию указывается постановщик - вы, но можно выбрать другого сотрудника;
  • Исполнитель - по умолчанию указывается постановщик - вы, но можно выбрать другого сотрудника;
  • Аудитор - сотрудник, который является наблюдателем над задачей.
  • Категория - присваивается задаче для более удобной их сортировки или разделения.
  • Должность - должность ответственного за задачу сотрудника.
  • Доска - рабочее пространство, на которое будет помещена задача.
  • Сроки - можно установить сроки на выполнение задачи. В случае просрочки дедлайна, задача станет красной, и будет акцентировать на себя больше внимания.

Когда задача создана, она появится в вашем списке задач, а также в списке планов

Также быстро создать задачу можно в панелях, таких, как очередь в планах, колонки на досках. В этом случае достаточно ввести только название задачи и сохранить, нажав на Enter.

Карточка задачи

По нажатию на задачу откроется карточка с информацией по ней, там представлена минимально необходимая информация по задаче. Более детальная работа с задачей ведется в расширенной карточке. Ее можно открыть по клику на карандаш.

Если вы хотите, чтобы расширенная карточка открывалась сразу, вы можете выбрать этот вариант при первом открытии, когда предлагает система

Позже вы можете изменить эту настройку в общих настройках проекта, если потребуется

Что есть в расширенной карточке

В расширенной карточке представлена более детальная информация по задаче:

  • Поля (Описаны тут).
  • Дополнительные действия по настройке задачи
  • История действий и комментарии

В уже созданной задаче исполнитель и постановщик могут оставлять комментарии и отвечать друг другу на них. Также комментарий может оставить Владелец и сотрудник с доступом "Администрирование задач".

Чтобы оставить комментарий, нужно после ввода текста нажать Ctrl+Enter. Созданный комментарий можно удалить, либо отредактировать. У отредактированного комментария будет соответствующая подпись.

Чтобы ответить на комментарий, нужно нажать на соответствующую пиктограмму в виде стрелки.

Все комментарии будут отображаться в задаче в виде ленты комментариев. В тех, которые были отправлены как ответ на другой, будет соответствующая пометка.

Колонки задач

В колонках содержатся задачи, которые вы в них поместили. Колонки могут нести разные функции, например вам надо, чтобы задача проходила несколько этапов проверки. Задача переходит между колонками, проходя через эти же этапы проверки. Как только задача оказалась в следующей колонке, значит, что проверка, ей предшествующая, была выполнена.

Чтобы создать колонку, необходимо нажать на соответствующую кнопку "Добавить еще список":

У колонок есть свои настройки:

Настройки колонок:

  • Название колонки - дается пользователем при создании;
  • Группировка - группирует колонку по выбранным параметрам;
  • Сортировка - сортирует колонку по выбранным параметрам;
  • Цвет списка - можно указать цвет колонки, чтобы было проще различать их визуально;
  • Показывать - скрывает или отображает колонку;
  • Скрыть завершенные задачи - скрывает задачи, у которых статус "Завершенная";
  • Поля карточки задач - список полей, которые будут отображаться в маленькой карточке задачи.

Группировка

Колонки в досках можно группировать по:

  • Статусу;
  • Постановщику;
  • Исполнителю;
  • Категории;
  • Должности;
  • Панели (Колонки);
  • Теги.

Группировку можно включить тут:

Каждая колонка в доске группируется отдельно.

Сортировка

Колонки в досках можно сортировать по:

  • Статусу;
  • Создателю;
  • Категории;
  • Должности;
  • Дате создания;
  • Дате начала;
  • Дате завершения.

Сортировку можно направить в обратную сторону, нажав на соответствующую кнопку:

Каждая колонка в досках сортируется отдельно.

Избранные задачи

Вы можете добавить задачу в избранное, нажав на звездочку напротив названия:

По данным задачам можно удобно фильтроваться с помощью отдельного фильтра. Так вы можете быстро находить интересующие вас задачи на досках и в общем списке.

Дополнительные поля

Вы можете добавить в задачи свои поля, которые сотрудники будут заполнять. Создать их можно в "Настройка полей":

Для дополнительного поля можно указать следующие настройки:

  • Название;
  • Тип:
    • Строка - можно вводить любое значение;
    • Список - вы сами указываете элементы списка, из которого пользователь будет выбирать, чем заполнять поле;
    • Целое число - только целые числа;
    • Дробное число - только ее целые числа;
    • Текст - только текст;
  • Значение по умолчанию - значение, которое уже будет автоматически предзаполнено в задаче;
  • Скрытое - поле, которое будет скрыто при первом открытии задачи. Чтобы его увидеть, необходимо будет раскрыть скрытые поля задач;
  • Обязательное - поле, без заполнения которого задачу нельзя будет создать;
  • Наследовать значения - все задачи, которые будут созданы чек листом в рамках главной задачи, будут наследовать значение данного поля;
  • Дополнительные настройки:
    • Сортировка - чем больше значение, тем выше поле будет в списке полей задачи;
    • Системное название - дается полю автоматически (При желании можно изменить), помогает в случаях, когда у разных полей одно название - помогает различать поля.

Доступы

Для управления доступами доски необходимо перейти в соответствующее меню:

Меню управления доступами выглядит следующим образом:

В данном меню можно:

  • Дать доступ отдельному пользователю;
  • Дать доступ должности.

Права разделены таким образом:

  • Просмотр доски - пользователь будет иметь доступ только на просмотр содержимого доски;
  • Просмотр + создание задач - все то, что и с предыдущим доступом + сможет создавать задачи;
  • Работа с доской - все то, что и с предыдущими доступами + все остальные функции.

Что видит рядовой сотрудник

У сотрудника, не имеющего доступа к администрированию доски урезаны некоторые функции:

  • Настройки колонок;
  • Настройки доски,
  • Создание задач в чек листе не своей задачи;
  • Редактирование не своих задач.

Данный сотрудник может:

  • Просматривать все задачи на доске;
  • Создавать новые задачи;
  • В рамках своей задачи у него открыт полный доступ к их настройке.

Что видит руководитель

Руководителю доступен весь функционал администрирования доски, задач и колонок на доске:

Уведомления

В настройках уведомлений можно настроить отправку уведомлений по следующим действиям:

Вы можете настроить, где именно вы хотели бы получать уведомления: на почту или в проекте как для отдельных событий, так и для всей категории сразу.

Уведомления в проекте отображаются в центре уведомлений (колокольчик в левом нижнем углу):

Категории задач

Базово создано 4 категории: Задачи, Проекты, Регулярные действия, Обучение:

Вы можете удалить ненужные и добавить свои, либо отредактировать те, что есть. 

Впоследствии эти категории будут выступать как один из параметров задачи, по которым можно будет фильтровать их и группировать в Планах.

Это не обязательная настройка, и если вы не пользуетесь категориями, можете пропустить это, а в Планах просто скрыть ненужные категории.

Связи задач

Вы можете для каждой задачи настроить ее связь с остальными задачами:

Например:

Задача под названием "Написать статью" заблокирована задачей "Оплатить лицензию Базы знаний". Поставив между задачи связь "Заблокирована", можно показать, что без выполнения второй задачи, нельзя выполнить первую.

Комментирование

В задачах можно оставлять комментарии, и логировать действия по задаче:

Так же в комментариях можно логировать время, затраченное на выполнение задачи. Для этого, необходимо перед текстом комментария указать, сколько времени затрачено в формате: 1h (1 час) или 2h (2 часа) и так далее:

Такой комментарий добавится в формате логирования времени:

А так же, указанное вами значение прибавится в поле "Затраченное время":

Администрирование тегов

Для создания тега достаточно написать его название в соответствующем поле, и далее нажать на "Создать тег":

Тег сразу же создастся и присвоится текущей задаче, а также появится в списке тегов задач, из которого можно легко его присвоить к задаче, просто выбрав нужный из списка. Так же цвет тега можно переключить сразу при его создании (Чтобы было легче различать их визуально).

У задач может быть сколько угодно тегов, но рекомендуем присваивать не больше 4-5, иначе карточки задач станут нечитаемыми.

Теги так же отображаются в карточке задачи (Если это проставлено в настройках колонки). Чтобы открыть тег полностью, достаточно нажать на него:

Так же существует "Администрирование тегов" в настройке проекта:

Здесь вы можете создать теги, редактировать уже существующие а так же удалять ненужные.

Все еще нужна помощь? Напишите нам Напишите нам