Создание статей и доступы к ним

В этой статье

Для чего вам База знаний?

База знаний - инструмент для хранения и работы со всеми документами и письменными материалами компании: регламентами, должностными инструкциями, обучающими статьями для сотрудников, техническими документами. 

Правильно организованная и наполненная база знаний может значительно автоматизировать ряд процессов в вашей компании: ускорить ввод в работу новых сотрудников, защитить вас от потери знаний с уходом старых сотрудников, дать быстрый и удобный доступ к необходимой информации каждому сотруднику, исправить сырые процессы (которые никогда и никем не были описаны или описаны очень давно и не соответствуют реалиям).

И, главное, вы заставите каждый ваш документ работать, потому что База знаний Platrum включает в себя инструмент Академии. К каждой статье вы можете добавить проверочные вопросы и создать из них курсы и экзамены, которые автоматически будут обучать ваших сотрудников и помогать контролировать их знания. 

Ниже мы подготовили для вас навигацию по основным статьям и этапам настройки Базы знаний: 

Добавляем первый раздел и статью

Правильная структура в базе знаний это основа. Помимо наглядности она даст вам возможность легко распределить доступы и зоны ответственности внутри каждого раздела. Один раз организовав структуру внутри базы знаний вам больше не придется вспоминать об этом вопросе, так как система продолжит работать без вашего участия. 

Как добавить первый раздел, статью и задать правильную структуру для них, описано в инструкции.

Как сделать раздел публичным?

В Platrum можно поделиться содержимым раздела с другими людьми без доступа к проекту по внешней ссылке. Для этого нужно сделать раздел "публичным". Как это можно сделать, рассказано в данной статье.

Наполняем статьи контентом

В этой статье подробнее познакомимся с устройством редактора статей. Освоив (его), вы сможете наполнить вашу базу знаний материалами. Или делегировать этот процесс ответственным, которых вы назначите в следующем шаге

Как восстановить статьи?

В данной статье подробнее можно узнать про то, как восстановить удаленные статьи в Базе знаний.

Настраиваем доступы к статьям

После задания структуры необходимо сразу настроить доступы для каждого раздела и папки  согласно описанию. Принцип прост: за весь раздел отвечает соответствующий руководитель департамента, ниже за каждую папку отвечают уже его подчиненные отделы или подразделения. Такая система дает вам четкое разделение зон ответственности за каждый документ в базе знаний.

Подробнее о том, как создавать статьи и настраивать доступы к ним вы можете узнать из нашего видео: 

Осваиваем совместную работу над документами

После написания первой версии документа может потребоваться показать его коллегам для того, чтобы получить от них замечания и предложения по доработке или исправлению.  На этом шаге  вы узнаете как организовать данный процесс в Platrum.

Заставим документы работать

Теперь, когда у вас есть настроенная и наполненная база знаний, пора сделать так, чтобы все ваши документы и регламенты не были написаны "в стол".  Добавьте проверочные вопросы  к каждой статье и запустите процессы обучения и контроля знаний сотрудников. После этого уровень знаний ваших сотрудников поднимется в разы, любое изменение в важных документах будет гарантированно и без промедлений прочитано и усвоено всеми, а новые сотрудники будут в несколько раз быстрее выходить на результат.

Знакомимся с отчетом

Отчет поможет найти документы, которые никто не читает, документы, к которым ни у кого нет доступа, документы без проверочных вопросов и многое другое. С работой отчета можно  познакомиться в статье.

Все еще нужна помощь? Напишите нам Напишите нам