Создание структуры папок и статей

База знаний содержит разделы, категории и статьи. С помощью них вы можете задать любую нужную вам структуру документов и папок.

Например, можно организовать структуру таким образом, чтобы разделы соответствовали отделам структуры, а внутри каждого раздела формируются подкатегории для секций и групп. Соответственно настраиваются и доступы к папкам и статьям.

Вы можете организовать базу знаний в соответствии со своим видением и особенностями бизнеса.

В небольшом видео ниже рассмотрен пример создания структуры папок и категорий со статьями в Базе знаний:

В этой статье

Создание раздела 

При первом знакомстве с базой знаний вам для примера доступен демо-раздел с инструкциями.

Создать собственный раздел можно двумя способами:

  1. Нажать на кнопку “Добавить раздел” в левом нижнем углу экрана
  2. Нажать на название существующего раздела и Добавить раздел в выпадающем списке

 Во всплывающем окне нужно будет указать:

  1. Название раздела - обязательный пункт
  2. Иконка - можно оставить по умолчанию или выбрать другую из предложенных
  3. Описание - по желанию детализировать, о чем новый раздел
  4. Сортировка - это настройка, позволяющая задать нужный вам порядок разделов. Разделы будут выводиться по возрастанию данного параметра. Например, для первого раздела вы можете указать 10, для второго 20 и т.д. Шаг в 10 нужен для того, чтобы вы легко могли впоследствии расположить между данными разделами еще несколько.

После того как вы создадите раздел, вам будет предложено создать первую статью

Создание статей и категорий

После того, как мы нажали на кнопку “Добавить статью” у нас появляется окно редактирования статьи.

Если статью оставить пустой, указав только заголовок, то вы можете использовать ее как категорию или подкатегорию, создавая уже в ней новые статьи. Например, если у вас в компании разделы соответствуют отделениям, то категории можно отвести под регламенты конкретной секции или группы. Впоследствии, при добавлении подчиненных статей на этой странице будет выводится их список со ссылками.

Например, мы в разделе "Отделение распространения" создали категорию "Отдел продаж", а в ней две подкатегории "Отдел теплых продаж" и "Отдел холодных продаж":

Чтобы наполнить категории новыми статьями, напротив названия нужной категории необходимо нажать на знак “+”:

Перемещать категории и статьи местами можно, зажав пиктограмму в виде трех полос и перетаскивая статью в другое место.

Таким образом можно перемещать статью можно внутри родительской подкатегории.

Если требуется переместить статью в другую категорию или раздел, нужно нажать на кнопку “Изменить расположение” (пиктограмма “карандаша” над названием статьи) и выбрать в выпадающем окне нужный вам раздел или категорию:

Публичный раздел

В Platrum можно поделиться содержимым раздела с другими людьми без доступа к проекту по внешней ссылке. Для этого нужно сделать раздел "публичным".

Для этого нужно нажать на шестеренку рядом с названием раздела, выбрать "Редактирование раздела" и далее включить переключатель "Сделать раздел публичным".

Ниже можно изменить URL статьи, если тот, который создается по умолчанию, не подходит.

Чтобы пользователю извне без авторизации было доступно содержимое раздела, нужно отправлять именно ту ссылку, которая появится в поле Публичный URL, а не из адресной строки.

Удаление раздела

Чтобы удалить раздел, справа от названия раздела нужно нажать на кнопку в виде шестеренки. 

Вы увидите окно редактирования раздела, где внизу есть красная кнопка "Удалить". 

Все еще нужна помощь? Напишите нам Напишите нам