Настройка доступов к статьям

В Базе знаний Platrum предусмотрена гибкая и надежная система настройки доступов к статьям и разделам. Вам нужно один раз провести настройку и дальше каждый новый сотрудник автоматически будет получать доступ к необходимым материалам при назначении на должность.

Нагляднее о том, как создавать статьи и настраивать для них доступы вы можете узнать из нашего видео:

В этой статье

Как работают доступы

По умолчанию, доступ к просмотру всех материалов базы знаний есть у всех сотрудников компании. 

Настройка доступа предусмотрена на случай, когда внутренние регламенты и материалы определенного отдела должен видеть только сотрудник конкретного отдела, либо нужно ограничить доступ к регламентам руководителей от рядовых сотрудников. 

Все доступы в Базе знаний наследуются от более общего раздела/категории к вложенным. То есть, если вы задаете доступ к разделу, то он по умолчанию (если вы отдельно не настроите другого) распространится на все материалы раздела.

Когда вы только создали в базе знаний первые разделы, можно приступить к настройке доступов. Мы рекомендуем делать это сразу после того, как вы задали структуру базы знаний, чтобы, при наполнении ее статьями, они были доступны только тем, кому следует.

Доступ к разделам

Доступ к разделу можно настроить в левой панели, нажав на пиктограмму настроек рядом с названием раздела:

По нажатию на “Настройки доступа к разделу" появится окно, в котором можно будет выбрать доступы.

Дополнение: Изначально создает разделы и назначает доступы сотрудник, которому в настройках проекта выдан доступ “Администратор Базы знаний”. 
Впоследствии он может видеть и редактировать статьи всех разделов, вне зависимости от того, что будет указано в настройках доступа этих разделов.

Для разделов есть два вида доступов:

  • Редактирование
  • Просмотр

Редактирование

После того, как Администратор Базы знаний выдал доступ на Редактирование, Редактор может:

  • редактировать статьи и категории раздела
  • создавать новые категории и статьи в разделе
  • видеть историю изменений
  • видеть комментарии, предложения об исправлениях, а также принимать/отклонять их;
  • видеть историю комментариев/предложений об исправлении
  • выдавать доступы своим подчиненным

Редактор не может редактировать доступы в самой верхней доступной ему для редактирования статье. То есть, если ему доступен раздел, он сможет редактировать доступы только во вложенных статьях и категориях раздела, но не к самому разделу (тот же принцип распространяется и на доступы к категориям статей).

Просмотр

Если сотруднику выдан доступ только на просмотр, он может видеть все статьи раздела без возможности посмотреть комментарии к статьям, историю изменений, не сможет предложить изменения или добавить другому сотруднику доступ.

В нашем примере с разделом для Отделения распространения ограничим доступ к нему, чтобы видеть статьи этого раздела могли сотрудники отделения распространения, а редактировать мог руководитель отдела продаж и отделения распространения:

Чтобы в будущем, когда компания будет расти, и появятся новые секции и должности, не добавлять отдельно каждую должность в настройках доступа, можно активировать настройку, чтобы раздел был доступен всем подчиненным данной должности. 

Для этого, нужно в поле “Кто может видеть статьи в разделе” выбрать руководящую отделом должность и нажать на стрелку слева:

Доступ к статьям

Когда мы выдали доступ к разделу, сотрудникам выбранных должностей стали доступны все статьи раздела. 

Внутри статьи можно дополнительно настроить доступы. Это полезно, если внутри отдела много секций, чтобы администратор каждой из них мог сам вносить коррективы в регламенты своей секции, а сотрудники разных секций видели только свои регламенты, но при этом имели доступ к общим.

Чтобы настроить права доступа для статьи в правом верхнем углу надо нажать на троеточие, и в выпадающем меню выбрать “Доступ”.

В появившемся окне можно проставить сотрудников для нужного типа доступа.

У статей, в отличие от разделов есть 3 уровня доступа:

  • Просмотр
  • Редактирование
  • Комментирование

Доступ на просмотр и редактирование работает по аналогии с теми же доступами раздела.

Дополнение: Если в статье дополнительно ограничить доступ на просмотр, тогда ее связь с родительскими доступами обрывается, а статья выводится отдельно в настройках доступа раздела.
Так Администратор Базы знаний увидит, что в разделе есть статьи с особенными доступами.

Доступы свыше родительских может выдать только Администратор Базы знаний.

Комментирование

Сотрудники, выбранные в поле “Кто может работать с комментариями в статье” получают возможность оставлять в статье комментарии и предлагать исправления без возможности редактировать статью. Также такие сотрудники будут видеть статью, даже если она еще в статусе черновика, так как они должны участвовать в работе над этой статьей.

Если на комментарий или предложение будет реакция, сотруднику придет письмо на почту с уведомлением об этом. Также такой сотрудник может просматривать историю комментариев.

В нашем примере, статьи раздела доступны только сотрудникам отдела продаж. Если потребуется открыть доступ к статье этого раздела сотруднику другого отдела, это может сделать только Администратор Базы знаний.

Все еще нужна помощь? Напишите нам Напишите нам