Фонды в фин.планировании

СОДЕРЖАНИЕ

Для чего нужны фонды

Система фондов - это способ разделить поступающую выручку по разным направлениям для структурирования денежных потоков и более точного планирования расходов. 

Каждый фонд предназначен для определенной цели и решения конкретных задач. Он как некий конверт, в который вы откладываете часть заработанных денег, откуда впоследствии сможете взять их для решения конкретной задачи. При этом конкретный фонд предназначен под конкретные расходы. Так вы не сможете взять деньги на премии из фонда на обеспечение офиса и потратить больше денег, чем у вас отложено на определенные нужды.

В связи с этим Фонды тесно связаны с Финланом - отдел, берущий деньги на свою деятельность, не может взять их больше, чем есть в их фонде.

С чего начать настройку

Начать работу с фондами очень просто, для этого:

  1. Откройте настройки вашего проекта
  2. Пролистайте до раздела Финплан
  3. Выберите Фонды
  4. Включите переключатель "Использовать фонды"

Вы увидите на странице все созданные вами типы транзакций расходов. По умолчанию они сгруппированы в системный фонд "Остальное". Его нельзя удалить, туда попадают нераспределенные типы доходов и в нем копится остаток от нераспределенной выручки. 

Выдача доступов

Для того, чтобы кто-то кроме администратора проекта мог создавать, редактировать и удалять фонды, этому сотруднику в настройках доступов нужно выдать доступ "Настройка фондов". 

Доступ "Изменение баланса фондов" позволит перемещать средства в финплане между фондами. 

Если у вас есть сотрудник, который работает с заявками (например, финансовый или операционный директор), вы можете выдать ему этот доступ. Он будет иметь возможность управлять балансом фондов. 

Обратите внимание: этот доступ позволит видеть все фонды и их балансы, но сам по себе он не дает доступ на просмотр всех заявок. Поэтому если у сотрудника по должности есть на это ограничение, ему понадобится еще доступ на просмотр всех заявок. 

Доступ на изменение баланса фондов не дает права создавать, редактировать и удалять фонды. 

Создание нового фонда

Чтобы создать фонд, нажмите на кнопку в правом верхнем углу "Добавить фонд". Справа откроется панель создания нового фонда. 

Здесь вы можете указать:

  • Название фонда
  • Какой процент от выручки будет идти на баланс фонда (под полем выводится подсказка, сколько процентов еще свободно)
  • Начальный баланс фонда. 

Все поля кроме названия необязательные, так что вы можете создать фонд с 0% распределения и не указывать баланс.  

Вы в любой момент сможете отредактировать данные вашего фонда, нажав кнопку в виде карандаша справа от названия фонда.

Добавление типов расхода к фонду

Когда фонд создан, к нему нужно добавить типы транзакций расхода. Это нужно для того, чтобы в будущем при работе с финпланом вы видели, какие заявки к какому фонду относятся, сколько денег доступно для использования в фонде, на какую сумму вы можете согласовать заявки. Это упростит вам задачу в понимании того, какие заявки расходы можно одобрить, а с чем пока стоит повременить. 

Чтобы добавить тип расхода к фонду, перетяните его из фонда "Остальное" в нужный вам фонд. 

Если в настройках финпланирования у вас включена настройка "Выводить типы расходов до второго уровня", ты вы сможете переносить сразу группы расходов. 

На примере ниже мы перенесли тип расхода "Офис" в фонд "Операционные расходы". Вместе с ним перенеслись и все дочерние к типу "Офис" типы.

Как работают фонды в финплане

Создание и одобрение заявок

После того, как вы включили в настройках в настройках работу с фондами, на странице финплана все заявки становятся сгруппированы по фондам. Баланс каждого фонда отображается над списком заявок напротив названия фондов. Это те средства, на которые вы можете рассчитывать при одобрении заявок на расходы.

При создании новой заявки она попадет в группу к своему фонду. При финальном согласовании заявки баланс фонда будет уменьшаться на сумму этой заявки. Если одобренную заявку отклонят, ее сумма вернется обратно на баланс фонда. 

Если среди заявок есть заявки с суммой в разных валютах, их общая сумма будет приведена к одной валюте кассы по умолчанию.  

Перемещение средств между фондами

Если в процессе работы вы увидите, что средств в одном из фондов не хватает на одобрение всех заявок, но при этом в другом фонде есть лишние деньги, вы сможете сразу на странице финплана переместить деньги между фондами. 

Для этого нужно нажать на кнопку со стрелками - откроется окно для выбора, из какого фонда в какой сколько денег нужно перенести. 

Пополнение баланса фондов

Баланс фонда будет пополняться, как только в проекте будет создана новая транзакция дохода. Ее сумма будет поделена в процентном соотношении и каждая часть пополнит баланс своего фонда. 

Если у вас в проекте есть несколько касс с разными валютами, то сумма поступлений будет приводится к одной валюте основной кассы.  

Все еще нужна помощь? Напишите нам Напишите нам